近年注目されるハイブリッドワークと、その生産性向上が期待できる会議DX

コロナ禍をきっかけに、一時は多くの企業でリモートワークが導入されました。
ところが、リモートワークで社員同士が別々の場所で働き、直接会う機会が減ったことで、
社員間のコミュニケーション不足やメンタルヘルスの問題が深刻化するなど、課題が浮き彫りになりました。

そこで近年注目を集めているのが、ハイブリッドワークです。
ハイブリッドワークは、オフィスワークとリモートワークとを柔軟に組み合わせた働き方です。
社員がそのときの仕事や家庭の状況に応じて、オフィスワークとリモートワークのいずれかを選択できます。
この記事では、ハイブリッドワークの現状からそのメリット、ハイブリッドワークを効果的に運用するポイントなどを解説します。

ハイブリッドワークは、従来のオフィスでの勤務と、自宅やサテライトオフィスから勤務するリモートワークとを柔軟に組み合わせた、新しいスタイルの働き方です。
ハイブリッドワークでは、業務の性質、従業員個人の体調や家庭の状況に応じて、オフィスワークかリモートワークかを選択できます。

ハイブリッドワークの特徴は、やはり勤務場所の柔軟性です。
オフィスや自宅、サテライトオフィス、コワーキングスペースなど、そのときの状況に応じて最適な仕事場所を選択できます。
また、フレックスタイム制も合わせて導入することで、個人のライフスタイルに合わせた時間での勤務が可能。
時間や場所の制約が減ることで、従来と比べて従業員が働きやすい環境が実現するのです。

ではハイブリッドワークはどのような状況にあるのでしょうか。
企業のハイブリッドワークの導入状況は、企業規模や業種によって差がありながらも、全体として増加傾向にあります。

国土交通省などが実施した「令和5年テレワーク人口動態調査」によると、テレワークを実施した企業におけるテレワークの頻度は、前年より「週5回以上」の割合が減った一方、「週1〜4回」の割合が増えていることがわかります。
このように、ハイブリッドワークを実施する企業が拡大していることが明らかになりました。

そんなハイブリッドワークですが、なぜいま注目を集めているのでしょうか。
コロナ禍では、多くの企業がリモートワークを導入。
このときは感染拡大防止を理由に、オフィスワークがほぼなくなり、ほとんどの業務をリモートワークで実施しました。

そうしたなかで、リモートワークのメリットを実感した一方、いくつかの課題も明らかになったのです。
まず、対面でのやり取りが減少したことで、従業員間でのコミュニケーションが不足しました。
慣れないオンラインベースでのやりとりでは、チームとしての一体感がなくなり、創造性が低下することが懸念されたのです。

加えて、従業員が孤立したり、仕事とプライベートの境界線があいまいになったりすることで、メンタルヘルスに悪影響を与える可能性が出てきたのです。
また、新入社員や若手社員の育成においては、直接的な指導やOJTの機会が減少したことで、その難易度が高くなりました。
こうしたリモートワークでの課題を解決しつつ、そのメリットも活かすために編み出されたのが、オフィスワークと併用するハイブリッドワークです。

ハイブリッドワークを導入することで、従業員は多くのメリットを享受します。
最も大きなメリットは通勤時間の削減です。
これにより、家族との時間や自己啓発の時間が確保しやすくなるほか、ストレス軽減や運動時間の確保や睡眠時間の改善などにより、健康増進が期待できます。
キャリア面では、副業がしやすくなるほか、余剰時間で多様な経験の蓄積が可能になり、キャリア開発の機会が増えるでしょう。
経済的にも、通勤費や食費、服装関連費用などの個人の経済的負担が軽減されます。

ハイブリッドワークは、企業にとっても多くのメリットをもたらします。
まずはコスト削減です。
また、従業員の集中力向上や無駄な会議の削減により、生産性の向上に寄与します。
人材面では、地理的制約のない人材の採用が可能となり、多様な人材を獲得しやすくなるでしょう。
さらに、災害時や感染症流行時の事業継続性の向上も期待できるでしょう。

一方で、ハイブリッドワークには考慮すべき課題やデメリットも存在します。
従業員の業務進捗管理が複雑化し、公平な評価が難しくなるなどのマネジメント上の課題が生じます。
セキュリティ面では、情報漏洩のリスクや個人所有デバイスの管理など、新たなセキュリティ課題が発生するでしょう。
労務管理においては、労働時間の適切な把握や過重労働の防止、メンタルヘルスケアなどの重要性が高まります。
さらに、リモートワーク環境の整備コストやデジタルツールの導入費用など、新たな設備投資の負担も必要となる場合があります。

ハイブリッドワークが普及していくなかで、従業員間のコミュニケーションや意思決定はその重要性が増しており、そのため会議そのものの重要度も高まっているといえるでしょう。
しかし、出社する従業員とリモートで参加する従業員が混在する「ハイブリッド会議」には、特有の課題があります。

最も重視すべき課題は、情報の量や質に差が生まれやすいことです。
オフィスに集まって参加するメンバーと、リモートで参加するメンバーとでは、受け取れる情報に差が生じます。
リモートの参加者には、表情や身振り手振りが伝わりにくく、非言語コミュニケーションが欠如することも問題になります。

また、リモートでの参加者は発言がしにくく、意見が反映されにくい、といった状況が生まれやすいことも課題といえるでしょう。
さらに、音声や映像の遅延、ネット接続の不具合などにより、スムーズな会議進行が妨げられる技術的な問題も発生しています。

MM総研が公表したMM総研「民間企業における電子黒板市場性調査（2024年7月時点）」によると、ハイブリッド会議を実施している企業は全体の55％。
カメラやマイクなどの外部機器との準備や接続、WEB会議システムへの接続、端末への接続などを課題と認識している企業が多いことがわかりました。
実際、この調査では48％の企業が「ハイブリッドワークの実施で課題を感じている」ことも明らかになっています。

これらの課題を解決し、ハイブリッド会議の生産性を向上させるためには、いくつかの対策が必要です。
まず最も重要なのが、オフィス側の会議室の環境整備です。
オンラインでの参加者に会議室の情報を届けるためにカメラやマイクには性能の高さが求められます。
また、オンライン参加者の表情を映し出す大型ディスプレイや、音声をクリアに再生するスピーカーも欠かせません。
さらに、オンラインホワイトボードでリアルタイムにアイディアを共有するなど、さまざまなツールを活用することで、会議の生産性を向上させる会議DXを実現できます。

こうしたデバイスを適切に選択することで、オンラインでありながらリアルさながらの会議体験が実現します。
リモート参加者との円滑なコミュニケーションを図るためにも、適切な会議環境の整備が求められるのです。

また、ソフト面の整備も重要です。
会議システムには、高品質な音声・映像を配信し、画面共有やチャット機能が利用できるなど、多様なコミュニケーション手段を備えたものが適切でしょう。
Microsoft Teamsでは、オンライン会議はもちろんのこと、画面共有やチャットなど、必要なさまざまな機能が備わっており、会議DXの実現に寄与します。
ハイブリッドワークで必要なデバイスや環境の整備については、以下の記事で解説しています。
詳しくはこちらをご覧ください。
https://nicemobile.jp/news/mtr-4/

MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下：ミーティングボード）は、WEB会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
ハイブリッドワークはもちろん、あらゆる会議の最適化を実現します。

ミーティングボードには、ディスプレイのほか、オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載。
ハイブリッド会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。

オンライン会議には、ミーティングボードから入室可能。
外部機器への接続は一切不要なので、会議準備にかかる時間や工数を大幅に削減できます。

また、BYOM（Bring Your Own Meeting）機能を搭載。
お手持ちのPCとミーティングボードとの接続は、付属のワイヤレスドングルをPCに指してボタンを押すだけ。
いつものパソコンから、ミーティングボードのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続が可能です。

さらに、ミーティングボードには、ホワイトボード機能を備えた高精細タッチパネルディスプレイを搭載。
遠隔地のミーティングボードと連携すると、双方からペンでの書き込みや資料の挿入ができるので、遠隔地ともリアルで集まったときのようなスムーズな会議が実現できます。

MAXHUB「MTRシリーズ」はMicrosoft Teams Rooms認定の専用端末です。
会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

またMTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも貢献します。
ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供可能。
初期費用を抑えて導入できます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。

ハイブリッドワークは、従来の固定的な働き方にとらわれない柔軟な労働形態として、今後ますます普及していくと考えられます。
その導入と運用には乗り越えるべき課題がありながらも、適切な環境整備と運用ルールの策定により、企業と従業員の双方に大きなメリットをもたらすでしょう。
とりわけ、デジタル技術を取り入れ会議のあり方を見直す「会議DX」を推進することは、ハイブリッドワークの生産性の向上には必要不可欠です。
ミーティングボードやMTRシリーズのようなデバイスを活用することで、オンラインでもリアルさながらかつ、より簡単で効果的な会議運営を実現できます。

ハイブリッドワークは、単なる働き方の変更ではなく、企業のカルチャーや組織のあり方を見直す大きな機会といえるでしょう。
この新しい働き方を通じて、企業の生産性向上と従業員のワークライフバランス向上の両立を実現し、持続可能な組織づくりを進めていくことが、今後の企業経営には欠かせないでしょう。