会議DXとは？必要ツールと電子黒板を導入するメリット・デメリットを解説

会議DXとは、デジタル技術を活用して会議の生産性・質を向上させることを目指した取り組みのことです。

具体的には、会議の準備や進行の時間を短縮したり、自動で議事録を作ったり、
リモート会議におけるコミュニケーションをスムーズにしたりすることが挙げられます。

従来の会議では時間と場所の制限が多く発生していました。
毎回の会議によるリソースの消費は小さいかもしれませんが、それが週1〜2回と積み重なって大きな問題になっているのが現状です。

【従来の会議による無駄な作業の一例】
●会議室に役員一同が集まるためのスケジュール管理
●参加者分の紙資料の作成
●情報共有だけで済む会議　など

リモート会議の導入で上記の問題の一部は解決しましたが、コミュニケーションがしづらいなどの新たな問題も発生しています。

会議は、企業の意思決定がなされる大切な場面です。
「リモート会議におけるコミュニケーションの見直し」と「IT設備・インフラリソースの見直し」で
企業の競争力を高めることが、会議DXの考え方の根底にあります。

会議DXを推進することで、これまで当たり前のように生じていた会議のロス（費用や時間）が劇的に解消できると注目を集めています。

その大きな理由は以下の3つです。

●会議に関する無駄な時間が多い
●働き方が多様化している
●情報管理のセキュリティ面

多くの企業では、会議に多くの時間を割いているものの、その効率性にはあまり目を向けられていません。

そもそも、会議1回あたりにどれくらいの時間が使われているのでしょうか。

調査(*1)によると、会議の準備時間としては、1回あたり33分が使われています。
開催時間の平均は50分です。会議が週平均3.7回開催されているため、1週間における会議に関する時間は約5時間になります。

これは業務の約10％(*2)を占めており、かなりの時間が会議に使われていることがわかります。

会議DXを実現できる電子黒板（インタラクティブホワイトボード）などの機器を導入することで、これらの時間を劇的に短縮することが可能です。

会議は開催すること自体が目的ではありません。短時間でも目的を達成できれば有意義な時間になります。

*1 セルフ型ネットリサーチ| Fastaskでのアンケート結果（調査期間：2024年05月20日～　サンプル数：660）
*2 1週間あたりの労働時間が40時間（8時間×5日）として

アフターコロナの現在、オフィス回帰の流れはありますが、ハイブリッドワークをはじめとした、多様な働き方が一般化しつつあります。

多様な働き方を実現する手段としても、会議DXは注目されています。
これまでは会議をする際「全員オフィス」「全員リモート」といった、両極端な形式で行われていました。

しかし、現在はハイブリッドワークに対応した会議形式が求められます。
MAXHUB「All in One Meeting Board（以下、ミーティングボードという）」は、どこから会議に参加してもノンストレスで意思疎通できる環境を整える機器として人気です。

働き方の多様化を業務効率化に直結させるため、会議DXを推進する企業は年々増えています。

リモート会議は「好きな場所から会議に参加できる」という点で利点がある一方で、情報管理のセキュリティ面が懸念されています。
リモート会議で会社の機密情報や個人情報を扱う場合、外部に漏洩しないための措置を十分に取らなければ、大きな損失を引き起こすおそれがあります。
しかし、そのリスクを避けるためにリモート会議をしない選択をすると、効率の良いリモートワークが実現できないといった機会損失に繋がるでしょう。

会議DXを推進すれば、リモート会議でもセキュリティレベルを高く維持できます。
たとえば、ミーティングボードならデータの共有範囲や保存範囲が設定可能です。

以上が、コロナ禍を経た2024年現在に会議DXが注目を集めている理由になります。

では、会議DXを実現するためにはどのようなツール・機器を導入すればよいのでしょうか。

この項目では主要なツールとして以下の4つを紹介します。

●議事録作成ツール
●オンライン会議ツール
●高性能なマイク、スピーカー、カメラ
●電子黒板になるモニター

ひとつずつ見ていきましょう。

議事録作成ツールとは、AI技術を活用して会議の音声を自動的にテキスト化するツールです。

文字起こしするだけでなく、その内容を要約したり、要点を抽出したりするなどの機能もあるため、
議事録作成の時間を大幅に短縮してくれるのが魅力です。

人の手による議事録作成には人的ミスが発生するリスクが一定数存在します。
その点、AIを活用した議事録作成ツールでは、情報の伝達ミスを減らしながら作業時間を短縮できるでしょう。

オンライン会議ツールは「Zoom」や「Teams」などの、場所にとらわれずに遠隔地のメンバーとリアルタイムで会議を実施できるツールです。

上記ツールはコロナ禍に一気に普及しました。働き方が多様化した今、リモート会議は当たり前のものになりつつあります。

リモート会議のメリットとしては、移動の手間や資料共有が便利な点が挙げられます。

しかし、良い点ばかりではありません。リモート会議の最大のデメリットには「コミュニケーションのずれ」があります。

「情報の共有だけならリモートでもいいですが、ディスカッションは対面が良い」と考えている企業様も少なくないでしょう。

しかし、会議DXを実現できる機器を導入すれば、リモート会議でも対面会議と同じくらいのコミュニケーションの質を担保できます。

その機器を次に紹介します。

オンライン会議の質を高めるためには、高性能なマイク、スピーカー、カメラが必要不可欠です。

リモートワークで議論がしにくくなる要因としては、以下が挙げられます。

●音が聞き取りづらい
●遅延が発生する
●大人数の会議だと誰が喋っているかわからない
●相手の表情が読み取れない

しかし、これらの問題は全て高性能なマイクやスピーカー、カメラを搭載した電子黒板があれば解決します。

例えば、ミーティングボードなら音声や映像をクリアに伝えられるよう、業界最高レベルのカメラ・マイク・スピーカーを搭載。

新機種のV7シリーズは、マイクの数が前機種の8個から16個に倍増し、ノイズキャンセル機能に加え、
最大15m先の声まで拾えるようになりました。会議室同士を繋いだリモート会議も実現可能です。

また、AIを搭載した5000万画素の3眼カメラを搭載しており、参加者の人数に応じて最適な角度に調整（オートフレーミング機能）したり、
発言者を自動で追跡（スピーカートラッキング機能）したり、さまざまな会議スタイルに対応可能です。

このような最先端の会議DX機器があれば、リモートワークであっても相手の表情や身振り手振りがはっきりと伝わるため、
対面の会議と同レベルのコミュニケーションが実現できるのです。

マイクやスピーカーの重要性について説明しましたが、それ以上に大切なのが「電子黒板（インタラクティブホワイトボード）」です。

以前までは「いかにリモート会議を対面会議と変わらないほど利便性の高いものにするか？」という観点で議論されていました。
しかし、会議に電子黒板が導入できれば「リモート会議のほうが効率的」と考えられるようになったのです。

電子黒板は、従来のホワイトボードをデジタル化したツールです。
例えば、ミーティングボードはマイクやカメラに加えて、PCがディスプレイに内蔵されています。

電子黒板に表示した資料に書き込んだ情報は、遠隔地にいる人とリアルタイムで共有可能です。

これにより、離れていても全員で同じ資料を編集・共有しながらディスカッションできるため、
アイデア共有などの生産的な作業もリモートで円滑に行えます。

以上が、会議DXを実現するための主要ツールでした。

前述した4つのツールはどれも会議DXの実現には重要ですが、特に高性能な電子黒板はリモート会議の効率を大幅に向上させてくれます。

そのメリットはこちらの3つです。

●会議情報をデジタル形式で保存できる
●コミュニケーションが活性化できる
●会議中の作業を効率化できる

それぞれ解説します。

リモート会議で電子黒板を活用すると、会議の情報・データをデジタル形式で保存できます。

アナログ会議だとパソコンで作成した資料を会議前にプリントアウトして用意する手間や、
会議中に発生した変更事項を会議後に修正する必要がありました。

しかし、電子黒板を使えば、これらの作業の時短ができます。

ミーティングボードは、ディスプレイ・カメラ・マイク・スピーカーの4つのハードと、
ホワイトボード・プレゼンテーション・WEB会議の3つのソフトが1つにまとまった電子黒板です。

そのため、紙に印刷しなくても画面共有するだけで情報が共有でき、会議中の変更事項もリアルタイムでクラウドに保存できます。

もちろん、必要に応じてプリントアウトしたり、QRコード化して遠隔地の人と共有することも可能です。

ミーティングボードなら、データの共有範囲も自在に制限できるため、セキュリティレベルを維持しながら快適に会議情報を管理できます。

電子黒板をリモート会議に活用できると、遠隔地にいる人とのコミュニケーションの質が大幅に向上します。

ミーティングボードは遠隔地の人との共有はもちろんのこと、リアルタイムでの共同編集も可能です。

プレゼン資料などの共有には、MAXHUB独自の「ワイヤレスドングル」を使うのがおすすめです。

パソコンにワイヤレスドングルを挿してボタンを押すだけで、データを電子黒板上に共有できます。
パソコン・電子黒板の両方から編集可能になるため、作業とコミュニケーションの両方が快適になります。

電子黒板を会議に導入することで、作業を効率化できます。

特に、ソフト面（ホワイトボードやプロジェクター機能など）とハード面（高性能なマイクやカメラなど）の
両機能を搭載した電子黒板であれば、あらゆる場面で活用が期待できます。

たとえば、建築業界では現場にいる施行者から送られてきた写真データに書き込みを入れて、
「ここに塗装して欲しい」などとリアルタイムで指示出しできます。

従来まではチャットでタイムラグが生じたり、音声・テキストだけで十分な情報が共有できないという課題がありました。

電子黒板、特にPC内蔵のWEB会議に強みがある電子黒板があれば、相互に情報を送受信できるため、
会議室と現場の垣根を感じさせないリモート会議が実現できるのです。

今回は、会議DXについての概要を解説しました。

会議DXはコロナ禍を経た今、会社の生産性を上げるための手段として注目を集めています。

会議DXを実現するために電子黒板などの機器を導入するコストは決して安くはありません。

しかし、無駄の多い会議には参加者の人件費や準備にかかる時間など、その他の経費がかかっているのも事実です。

そのため、会議DXの推進は損失の削減と生産性の向上の2つの利点があります。

我々は会社の未来を創るのは、会議だと考えています。
経営課題を解決する、企業の優位性を確立するための第一歩として、会議の質の改善は重要な課題のひとつです。
MAXHUB「All in One Meeting Board」シリーズを導入して、リモート会議の質を向上させることを検討してみてはいかがでしょうか。

まずは一度、実際に機器に触れてその利便性や性能の高さを実感していただければと思います。

全国のナイスモバイル各支店での実機によるデモンストレーション実施はもちろん、
お客様の元へ伺い現地でも、そしてオンラインでも、ご希望に合わせて柔軟に承ります。

お気軽にお問い合わせくださいませ。