会議DXとは？メリットとデメリット・必要なツールと進め方を徹底解説【2025年11月27日更新】

「会議の準備だけで午前中が終わってしまった」
「WEB会議だと、参加者の反応が薄くて議論が進まない」
「議事録作成に追われて、肝心の業務に取り掛かれない」
日々の業務の中で、このような悩みを抱えていませんか？

2025年現在、働き方の多様化が進む一方で、旧態依然とした会議形式が企業の生産性を大きく阻害しているケースが少なくありません。
そこで今、多くの企業が取り組み始めているのが「会議DX」です。

これは単に会議をオンライン化することではありません。デジタル技術を活用して会議そのものの質を変革し、会社の利益に直結させる取り組みです。

この記事では、会議DXの基礎知識から、具体的なメリット・デメリット、成功させるための進め方、そして必要なツールまでを網羅的に解説します。

会議DXを導入する本当のメリットとは？失敗しないための導入ステップは？目的別に選ぶべき最新ツールは？
これらを理解し、貴社の会議を「時間を奪う場」から「価値を生み出す場」へと変えていきましょう。

会議DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して会議の「生産性」と「質」を抜本的に向上させる取り組みのことです。
単にZoomやTeamsを使ってオンラインで話すことだけが会議DXではありません。

具体的には、以下のような変革を指します。

・準備の効率化： 日程調整や会議室予約、資料の印刷・配布をデジタル化し、準備時間を極小化する。
・進行の高度化： 電子黒板やコラボレーションツールを使い、離れた場所にいても対面以上の密度で議論を行う。
・事後の自動化： AIによる自動議事録作成やタスク管理ツールとの連携で、会議後の事務作業をゼロにする。

従来の会議では、以下のような「見えないコスト」が大量に発生していました。

会議DXの目的は、これらの無駄を排除し、「企業の意思決定スピード」と「競争力」を高めることにあります。
会議室のIT設備やインフラを見直すことは、単なる設備投資ではなく、未来への投資なのです。

コロナ禍を経て、2025年以降も会議DXへの注目度は高まる一方です。その背景には、大きく3つの理由があります。

多くの企業が、会議そのものではなく「会議のための付帯業務」に膨大なリソースを割いています。
弊社の調査では、中間管理職の会議1回あたりの準備時間や開催時間を積み上げると、業務時間の約14%が会議関連に費やされていることがわかりました。

・会議準備時間：1回あたり平均 [31.6] 分（※2025年版調査データ参照）
・週間会議時間：約 [5.6] 時間（※2025年版調査データ参照）

この膨大な時間を削減し、コア業務に充てるため、会議DXは不可欠です。

オフィス回帰が進む一方で、リモートワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」が定着しました。
これまでの「全員が会議室」または「全員が自宅」という均一な環境ではなく、「会議室のメンバーと自宅のメンバーが混在する」状況が増えています。

この環境下では、アナログな手法（紙の資料や従来のホワイトボード）は通用しません。
場所を問わず、誰もがストレスなく議論に参加できる環境（インフラ）が求められています。

WEB会議の普及に伴い、セキュリティリスクも変化しました。

機密情報を含む会議の内容が、不適切な環境から漏洩するリスクがあります。
しかし、セキュリティを理由にWEB会議を禁止すれば、業務効率は低下します。

データの保存期間設定やアクセス権限の管理ができる電子黒板を導入することで、利便性を損なわずに、高いセキュリティレベルで情報を管理することが可能になります。

最も分かりやすいメリットは、コストと時間の削減です。 ペーパーレス会議システムや電子黒板を導入すれば、毎回の会議資料を印刷する必要がなくなります。
これにより、用紙代やトナー代といった直接的なコストだけでなく、「印刷して、ホチキス留めをして、配る」という人件費も削減できます。

また、WEB会議の品質を高めることで、支店間や取引先との移動時間を削減できます。
移動にかかる交通費と、往復の数時間を削減できる効果は、企業全体で見れば莫大な金額になります。

会議DXは、会議中の「質」を変えます。 例えば、事前にクラウド上で資料を共有し、コメント機能で質疑応答を済ませておけば、
会議当日は意思決定の議論のみに集中できます。

また、会議中に電子黒板を使って決定事項をその場で書き込み、終了と同時に全員に共有すれば、
「持ち帰って検討します」「議事録を確認してから...」というリードタイムがなくなります。

情報の鮮度を保ったまま次のアクションに移れるため、ビジネスのスピードが格段に上がります。

優秀な人材を確保するためには、柔軟な働き方の提供が欠かせません。
会議DXによって、自宅やサテライトオフィスからでも、あたかもその場にいるかのような臨場感で会議に参加できれば、
会議室にいなくても置いてけぼりにならず、育児や介護中の従業員もキャリアを諦めることなく活躍できます。

また、台風や地震などの災害時でも、出社せずに事業を継続できるため、BCP（事業継続計画）対策としても極めて有効です。

紙の資料は、紛失や置き忘れによる情報漏洩のリスクが常に付きまといます。

会議DXを推進し、資料をデジタルデータとして一元管理すれば、アクセス権限の設定や閲覧ログの管理が容易になります。
「誰が、いつ、どの資料を見たか」を追跡できるため、セキュリティガバナンスが強化されます。

また、過去の会議資料や議事録が検索可能な状態で蓄積されるため、情報の資産化（ナレッジマネジメント）も進みます。

デジタルツールの導入には、当然ながら費用がかかります。 企業向けのWEB会議アプリ、電子黒板、議事録作成AIなどは、初期投資や月額のランニングコストが必要です。

しかし、これは単なる「出費」ではなく、前述したペーパーレス化や移動費削減、業務効率化による人件費削減との「投資対効果（ROI）」で判断すべきです。
長期的にはコストダウンにつながるケースが大半です。

「高機能なツールを導入したが、誰も使いこなせない」というのが、よくある失敗例です。

ITリテラシーには個人差があるため、操作が複雑すぎるツールは現場に定着しません。
また、従来の会議スタイルに固執する層からの反発も予想されます。

導入時は、機能の多さよりも「直感的に使えるか」「誰でも簡単に操作できるか」を重視して選定する必要があります。

クラウドサービスを利用する場合、ID・パスワードの管理不備や、公共Wi-Fi経由でのアクセスなど、新たなセキュリティリスクが発生します。

「ツール任せ」にするのではなく、利用端末の制限や、社内ネットワークのルール策定など、運用面でのセキュリティ対策をセットで考える必要があります。

まずは、現状の会議に潜む「ムダ」や「不満」を徹底的に洗い出します。

社内アンケートやヒアリングを行い、以下のような定性的・定量的なデータ計測も重要です。

・リモート参加者の声が聞こえづらい
・資料作成や印刷に時間がかかりすぎている
・会議室予約が取れず開催できない
・1週間で何時間を会議に費やしているか
・参加人数と人件費は適正か

課題が曖昧なままツールを導入しても現場の負担が増えるだけです。
可視化によってボトルネックを特定することが、失敗しない会議DXの第一歩となります。

「何のために会議DXを行うのか」という目的を、経営課題とリンクさせて明確にします。
単なるデジタル化で終わらせないために、最終的なゴールであるKGIと、中間目標であるKPIを設定しましょう。

例えば、目的を「意思決定スピード向上による競争力強化」とし、
KGIを「残業時間月10時間削減」、KPIを「ペーパーレス率100%達成」「会議時間を1回30分に短縮」などと具体化します。

数値目標があることで、導入後の費用対効果（ROI）が測定可能になり、全社的な理解と協力も得やすくなります。

課題解決に最適なツールを選定したら、まずは特定の部署やプロジェクトチーム限定で導入する「スモールスタート」を推奨します。
いきなり全社一斉導入を行うと、現場の混乱やITリテラシーの格差による抵抗を招くリスクがあるためです。

まずは少人数で運用し、実際の使い勝手や業務効率化の実数値を検証しましょう。
そこで得られた成功体験（ベストプラクティス）や改善点をマニュアルに落とし込んでから全社へ展開することで、大きな失敗を防ぎ、スムーズな定着が可能になります。

高性能なツールも、使いこなせなければ宝の持ち腐れです。
「アジェンダのない会議は設定しない」「資料は前日までにクラウドへアップする」「終了5分前は決定事項の確認に使う」といった
新しい運用ルールを策定し、周知徹底しましょう。

同時に、社員への教育も不可欠です。
操作説明会の実施はもちろん、ITが苦手な社員でも安心して使えるよう、分かりやすいマニュアルの整備や相談窓口の設置も検討してください。
ツール（ハード）とルール（ソフト）の両輪が噛み合って初めて、真の会議DXが実現します。

会議前の「調整」を効率化するツールです。

グループウェアと連携した予約システムを使えば、空いている会議室と参加者のスケジュールを瞬時に確認し、予約できます。
「会議室が空予約のまま使われない」という問題を解消する、入退室管理機能付きのシステムも有効です。

場所を選ばずに会議を行うための基盤です。 「Zoom」や「Microsoft Teams」などのWEB会議アプリは必須ですが、重要なのはその「品質」です。

PC内蔵のマイクやカメラでは、ハウリングや映像の不鮮明さが起きがちです。

・ノイズキャンセリングマイク: 周囲の雑音を消す
・広角カメラ・自動追尾カメラ: 参加者全員の表情や発言者を映す
・高性能スピーカー: リモート側の声をクリアに届ける

これらを備えた会議用ハードウェアを導入することで、ストレスのない会話が可能になります。

WEB会議の最大の課題である「空気感の共有」と「共同作業」を解決するのが、電子黒板です。
従来のホワイトボードのように自由に書き込めるだけでなく、その画面をWEB会議を通じてリアルタイムに共有できます。

資料の投影、書き込み、WEB会議の開催を一台で完結できるため、会議DXの中核となるツールです。

会議後の作業を自動化するツールです。AIを活用した議事録作成ツールは、発言を自動でテキスト化し、要約まで行ってくれます。

作成された議事録や資料は、GoogleドライブやBoxなどのクラウドストレージに保存し、URLで共有することで、情報の検索性と再利用性を高めることが可能です。

従来のアナログなホワイトボードでは、会議後にスマホで写真を撮ったり、内容を書き写したりする手間がありました。
電子黒板なら、書き込んだ内容をそのままPDFや画像データとして保存できます。

MAXHUB「All in One Meeting Board」などの高機能モデルなら、画面上のQRコードを読み取るだけで、参加者のスマホやPCに一瞬で共有可能。

会議中に発生した修正やアイデアをリアルタイムでデジタル化し、クラウドに保存できるため、情報の共有漏れやタイムラグがなくなります。

「資料を画面共有していると、相手の顔が見えない」「誰が話しているかわからない」
そんなWEB会議の悩みも、電子黒板が解決します。

大画面に資料と参加者の顔を同時に映し出すことができるため、相手の表情を見ながら議論できます。

また、双方向書き込み機能を使えば、オフィス側の電子黒板に書いた内容がリモート側のPCに、リモート側で書き込んだ内容がオフィスの電子黒板に即座に反映されます。
離れていても、同じホワイトボードの前に立っているような感覚で、活発なディスカッションが可能になります。

電子黒板は、単なる「表示機」ではなく、巨大なタブレット端末のようなものです。

WEB会議をしながら、ブラウザで調べ物をしたり、設計図面やデザイン画を拡大して細部を確認したりといったマルチタスクが可能です。

例えば建築現場とのやり取りでは、現場から送られた写真に電子黒板上で直接「ここの塗装を確認して」と書き込み、即座に送り返すことができます。

OS搭載型の電子黒板があれば、複数の機器を接続する配線の手間もなく、電源を入れるだけですぐに高度な会議を始められます。