WEB会議の議事録は「自動化」で変わる｜AI議事録作成ツール導入と会議DXの進め方

WEB会議の普及によって場所を問わず打ち合わせができるようになった一方で、会議後の議事録作成に多くの時間を費やしている企業は少なくありません。

記録担当者は発言内容のメモに追われ、議論に十分参加できないことがあります。
また、会議後には内容の整理や要約、共有といった作業も発生するため、担当者の負担は決して小さくありません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、AI議事録と高性能な集音デバイスを組み合わせた製品です。
文字起こしや要約、情報共有を効率化し、参加者が議論や意思決定に集中しやすい環境を実現できます。

本記事では、手作業による議事録作成や標準機能に限界を感じている方に向けて、AI議事録ツールの選定ポイントや無料ツールの注意点、
さらに具体的なデバイスの紹介までをわかりやすく解説します。

議事録は、単に会議内容を記録するためのものではありません。会議で決まった内容を正しく共有し、その後の行動につなげるための重要な役割を担っています。

本来の目的は以下の3つが挙げられます。

これらの目的を果たすことで、意思決定のスピードが上がり、組織全体の生産性向上につながります。

実際に、日本のビジネスパーソンは議事録・発言録の作成に1週間あたり平均6.13時間を費やしているとされており、
年間約320時間が多くの企業で業務負担になっていることがわかります。（出典｜キヤノンマーケティングジャパン）

定型作業に時間を取られると、本来注力すべき企画立案や顧客対応などの業務に充てられる時間が減ってしまう点も課題です。

Microsoft Teams、Zoom、Google Meetには録音や文字起こし機能が搭載されており、会議内容をテキストとして残すことができます。

しかし、実際の業務で議事録として活用する場合は、文字起こしの精度や話者識別・要約機能などに課題があり、
多くの企業では内容の確認や修正・要約作業を手作業で行っています。

ここでは、主要なWEB会議ツールの標準機能で起こりやすい課題を見ていきましょう。

Microsoft Teamsには、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化できる文字起こし機能が標準で搭載されています。
会議中のコントロールバーから「レコーディングと文字起こし」を開始するだけで利用でき、追加ツールの導入が不要な点は大きなメリットです。

一方で、文字起こしデータをそのまま議事録として活用するには課題もあります。実務で運用する際は、以下の点に確認が必要です。

なお、Teams Rooms環境では顔認識・音声認識を活用したPeople認識機能やIntelligent Speaker機能も利用できますが、事前のユーザー登録や専用機器の導入が前提となり、すべての環境で手軽に導入できるわけではありません。

Zoomでは、自動字幕機能やクラウド録画時の文字起こし機能を利用できるほか、Zoom AI Companionによる会議要約にも対応しています。

会議終了後に要点を自動で整理できるため、議事録作成の負担軽減に役立ちますが、実務で活用する場合は以下のような課題があります。

なお、Zoomの文字起こしや要約機能は会議記録の効率化に有効ですが、
重要な意思決定やアクションアイテムについては、最終的に内容を確認・補完する運用が求められます。

Google Meetでは、文字起こし機能を利用すると会議内容が記録され、会議終了後にGoogleドキュメントとして自動保存されます。
Google Workspaceとの連携がスムーズで、情報管理しやすい点が特長です。

また、2026年4月のアップデートにより、Google Meetに統合されたGeminiが会議内容を自動で分析し、
「要約」「決定事項」「次のステップ（ToDo）」を整理して生成できるようになりました。

決定事項については、合意・保留・要議論などのステータス管理にも対応しており、会議後の情報共有やタスク管理を効率化できます。

ただし、実務で活用する際には以下のような点に注意が必要です。

Geminiによる自動メモ作成機能によって議事録精度が向上しましたが、重要な意思決定や複雑な議論を扱う会議では修正が必要になります。

議事録作成の負担を軽減するために、無料の文字起こしツールや市販のボイスレコーダーを活用する企業もあります。
しかし、導入コストが低い一方で、実務で利用するにはいくつかの注意点があります。

特に、長時間会議への対応力、セキュリティ対策、話者識別の精度は事前に確認しておきたいポイントです。
利用環境によっては、議事録作成の効率化を期待して導入したものの、結果的に確認や修正の手間が増えてしまうケースもあります。

ここでは、無料ツールやボイスレコーダーを業務で利用する際に押さえておきたい主な課題を紹介します。

無料の文字起こしツールは手軽に利用できる反面、利用時間やデータ容量に制限が設けられているケースが少なくありません。

注意点は以下のとおりです。

導入前には、自社の利用環境で十分な精度を確保できるか、トライアル導入などで確認することが重要です。

無料の文字起こしツールを利用する際は、セキュリティや情報管理の観点にも注意が必要です。
会議には経営情報や顧客情報、個人情報などの重要な内容が含まれることがあるため、利用するサービスのデータ管理方針を事前に確認しておきましょう。

注意点は以下のとおりです。

・会議内容に機密情報や個人情報が含まれる
・利用規約で入力データの取り扱い方法を確認する
・社内規定やセキュリティポリシーによって利用が制限される
・データの保存場所やアクセス権限を確認する
・入力データがAIの学習に利用される

特に機密性の高い会議では、これらの項目を十分に確認したうえで導入を判断しましょう。

議事録作成ツールを選ぶ際は、話者識別機能の有無や精度が実用性を左右します。

注意点は以下のとおりです。

・会議室で複数人が参加する会議では発言者の区別が難しくなる
・ハイブリッド会議では話者判別の精度が低下しやすい
・発言内容は記録できても誰の発言か特定できない
・話者情報が不明確だと決定事項や担当者の確認に手間がかかる
・会議後に録音を聞き直して修正する作業が発生する場合がある

話者識別機能が十分に機能するかが、高品質な議事録作成においては欠かせない要素となります。

AI議事録作成ツールを選ぶ際は、単純な機能比較だけで判断するのは避けたいところです。
実際の業務で活用するためには、文字起こしの精度やセキュリティ、運用のしやすさなどを総合的に確認する必要があります。

特に重視したいポイントは、以下の5つです。

これらをバランスよく満たしたツールは、議事録作成の効率化だけでなく、会議運営そのものの改善につながります。

AI議事録の品質は、音声認識エンジンだけでなく、音声を正確に拾う集音環境にも大きく左右されます。

PC内蔵マイクや簡易的な録音機器では、周囲のノイズや会議室の反響によって認識精度が低下します。
また、複数人が同時に参加する会議では、発言者の識別が難しくなるケースも少なくありません。

そのため、ツールを選ぶ際は文字起こし精度だけでなく、マイク性能や話者識別機能も含めて確認することが重要です。

会議では、経営情報や顧客情報など機密性の高い内容を扱うことがあります。そのため、セキュリティ対策は欠かせない選定ポイントです。

通信や保存データの暗号化に対応しているか、入力データがAIの学習に利用されないかなどは事前に確認しておきたい項目です。

また、以下の認証取得状況も、サービスの安全性を判断する一つの目安になります。

これらの規格は情報セキュリティに関する管理体制や運用プロセスが、一定の基準を満たしていることを示しており、
導入前に準拠したサービスなのかを確認しておくと安心です。

文字起こし結果をそのまま保存するだけでは、議事録作成の負担を十分に削減できません。

重要なのは、会議内容を要約したり、決定事項やタスクを整理したりできる機能が備わっていることです。
必要な情報を短時間で把握できれば、会議後の確認や共有もスムーズになります。

また、多言語翻訳に対応しているツールであれば、海外拠点や外国人メンバーとの会議にも活用しやすいです。

議事録作成の効率化を考えるなら、外部ツールとの連携機能も確認しておきましょう。

例えば、カレンダーと連携して会議を自動で記録したり、作成した議事録をSlackやNotion・CRMへ共有したりできるツールであれば、会議後の作業を大幅に削減できます。

議事録を作るだけでなく、その後の情報共有まで自動化できるかが重要なポイントです。

どれだけ高機能なツールでも、使われなければ意味がありません。

設定が複雑であったり、毎回細かな操作が求められたりすると、現場への定着は難しくなります。
特に会議のたびに機器の接続や設定が必要な環境では、運用負担が増えてしまいます。

そのため、導入時には機能面だけでなく、誰でも迷わず利用できる操作性や運用のしやすさも確認しておくことが大切です。

AI議事録ツールを導入しても、会議室の集音環境や運用面に課題が残るケースは少なくありません。
文字起こしの精度が安定しなかったり、機器の準備に手間がかかったりすると、現場での活用が進みにくくなります。

MAXHUB AI議事録は、MAXHUB「All in One Meeting Board」の専用オプションです。
AI文字起こしサービス「Notta」を採用しており、対面やWEB会議の記録・要約・共有を効率化します。
文字起こしや要約だけでなく、会議への参加体験そのものを改善できる点が特長です。

以下では詳しく解説します。

MAXHUB AI議事録では、会議内容をリアルタイムで文字起こしを行い、AIが決定事項やタスク、重要な論点を自動で整理・要約します。

主な機能と導入効果は以下のとおりです。

このような機能により、会議終了後には要点やタスクが整理された状態で共有できるため、情報伝達の迅速化や対応漏れの防止につながります。

また、参加者が記録のためのメモ作成に追われることなく、議論や意思決定に集中しやすくなる点も大きなメリットです。

ハイブリッド会議では、会議室側の音声が聞き取りづらく、リモート参加者が議論に入りにくくなることがあります。

MAXHUB「All in One Meeting Board」は、高性能なマイク・音声処理機能を搭載し、会議室内の発言をクリアに届けられる点が大きな特長です。

これらの音響機能により、会議室内の発言をより正確に収音できるため、リモート参加者とのコミュニケーション品質向上が期待できます。

なお、MAXHUB「All in One Meeting Board」には、高精細カメラによる映像機能やAIを活用した会議支援機能など、
ハイブリッド会議を快適にするさまざまな機能も搭載されています。

詳細については、ぜひ商品ページもご確認ください。

AIによる文字起こしや要約機能を活用することで、これまで手作業で行っていた議事録作成業務を大幅に効率化できます。

その結果、議事録作成工数を最大97％、人件費を最大85％削減できる(※)可能性があり、会議運営全体の生産性向上につながります。

※年間1000会議でNottaを使用した削減効果。会議1回あたり1時間を想定。

MAXHUB AI議事録の主な特長は以下のとおりです。

これらの特長は業務効率化とガバナンス強化を両立したい企業にとって、導入を検討しやすい選択肢の一つといえるでしょう。

WEB会議の議事録は、認識の統一や情報共有を支える重要な役割を担っています。
しかし、従来の手作業による議事録作成は会議への参加機会を奪うだけでなく、多くの時間と労力が必要です。

一方で、Microsoft TeamsやZoomなどの標準文字起こし機能や無料ツールでは、精度や要約機能、セキュリティ面で十分でない場合もあります。
そのため、導入時には精度や集音性能、セキュリティ、連携機能を総合的に確認することが重要です。

MAXHUB AI議事録は、高精度なAI文字起こし・要約機能と優れた集音性能を備え、議事録作成の負担を大幅に軽減します。
記録作業を自動化できることにより、参加者はメモではなく議論や意思決定そのものに集中できます。

これからの会議に求められるのは、議事録を効率的に作ることではなく、議事録作成を自動化し、対話や意思決定に集中できる環境を作ることです。

MAXHUB AI議事録のようなAI議事録ソリューションを活用し、議事録のための会議から、意思決定を加速する会議へ。
会議の質と組織の生産性を高める第一歩として、会議DXに取り組んでみてはいかがでしょうか。