中勢製氷冷蔵株式会社様

私たちは三重県津市に本社を構え、製氷や各種加工氷の製造・販売の事業を展開してきました。
県内最大規模の製造能力を強みとして、関西や中部にある有名かき氷店や高級飲食店のほか、大型イベントなどへも高品質な氷を供給しています。

新型コロナウイルスの流行をきっかけに、設備投資や従業員の負担軽減、スムーズなコミュニケーションを実現するため社内の業務改革に着手しました。
新システムを導入し業務効率向上、負担軽減に取り組むことで、まずリアルタイムな情報共有をするための会議時間を1/5と大幅に短縮することに成功。

しかしそれだけではなく、さらに社内の改革を進めていく中で、情報共有だけでなく意思決定をおこなうための会議や、お客様との打ち合わせなど、対面で行う会議にも改善の余地が見えてきました。
オンラインの会議が増えた現状はありますが、対面の会議がなくなった訳ではありません。

対面の会議では依然として、
・過去の議事録やホワイドボードの内容を確認し、必要な内容をホワイトボードへ書き出す
・発言者や発表者、説明者が変わるたびにHDMIケーブルを差し替える
・発言者は自分のパソコン画面を見ながら話し、聞き手は資料を映したモニターを見ている
・ケーブル差し替え等の手間がかかる
・顧客へ説明する場面では発言者と聞き手がそれぞれ違う画面を見ている
など…

コロナ以前から変わらない体制が続いており、一体感に欠ける場面がありました。

こうしたこれまでの会議スタイルを変えたい！
せっかく対面で打ち合わせを行うのなら、対面であるという利点を生かして、より一体感のある、付加価値の高い会議を提供したい！
そう考えていた時に出会ったのが、コムデック様の事務所に設置されていたMAXHUB All in One Meeting Board（以下MAXHUB）です。

• 

  MAXHUB All in One Meeting Board

現状の会議を振り返った時、
「ケーブルの差し替えの手間がかかる」
「ホワイトボードを利用した会議進行がしたい」
「聞き手と話し手の視点の違いによる、一体感の欠如を改善したい」
というポイントがありました。

MAXHUBは、カメラ・マイク・スピーカーに加え、Windows OSも搭載しており、
電源があればすぐにWEB会議を始められます。
複数のWEB会議アプリに対応できる他、ワイヤレスドングルを使えば同時に複数のパソコンやタブレットの画面を共有できるという
HDMIケーブル要らずの機能も備えています。

また表示された画面にそのまま書き込むことができるのも便利です。

追従性が高く書きやすいペンが備わっており、MAXHUB側での操作がパソコンと連動して書き込みや操作ができる機能もあるため、
WEB会議、対面での打ち合わせのどちらでも活用できます。

さらに、ホワイトボード機能を使えば、書き込んだ画面をそのままデータとして残すことができ、
その画像データを参加者にQRコードやメールでシェアできるのです。

これらの機能は、私たちが感じていた会議の課題である
「ケーブルの差し替えの手間がかかる」
「ホワイトボードを利用した会議進行がしたい」
「聞き手と話し手の視点の違いによる、一体感の欠如を改善したい」
という要望にピッタリと対応できる内容でした。

ホワイトボード機能をフル活用
これまでになかったツールということもあり、ホワイトボード機能の把握には少し時間がかかりましたが、
現在ではPC画面とホワイトボード両方をMAXHUBに表示しながら会議を実施できるようになりました。

会議や打ち合わせに活用しはじめたところ、
・発言者が変わる際のHDMIの差し替えや、前回までの経過をホワイトボードに書き出す作業が不要に。
時間のロスが減ったことで、スピード感のある意思決定を実現できた
・本体からパソコンを操作して、説明時に他の参加者や顧客と目が合わせられるようになったことで、相手が説明を理解しているか、
どこに反応しているかなどが見極めやすくなった
・図や資料を表示した画面にその場で書き込める機能を活用することで、質問などに答えやすくなった
と、大きな効果を実感しています。

MAXHUBを導入・活用することによって、社内会議や顧客との打ち合わせの質が向上しました。
基本的な特徴を活用するだけで変化を起こすことができたので、今後はこの効果をさらに検証し、
MAXHUBをより活用する方法を模索したり、使いこなしたりしていきたいと考えています。