導入事例

ミーティングボード

マイクスピーカー

2025年02月04日

株式会社サンプラテック様

WEB会議の効率化と生産性の向上

日々のWEB会議の準備に時間がかかっているという課題を
解決するべくミーティングボードを導入。WEB会議に
必要な機能が1台にまとまっているため準備時間を効率化できました。
導入して2年以上経ちますが、会議の質の向上を感じています。

1 導入のきっかけ WEB会議の準備

弊社では毎朝、各部門の責任者から当社の代表へ発表を行います。
発表の内容は前日の業務報告や代表への承認依頼についてです。
この際、名古屋にいる東日本の営業部門責任者が、WEB会議にて参加しています。
夕方には部長会議があり、事務的な話や実務的な話をするのですが、
この会議にも東日本の営業部門責任者がWEB会議にて参加しています。

このように少なくとも毎日2回はWEB会議の準備をする必要があり、
それに時間がかかっていたため、何か改善できるものはないか考えていました。
そこで、販売店に相談したところMAXHUB「All in One Meeting Board」(以下、ミーティングボードという)を
ご紹介いただき、導入に至りました。

2 導入前の課題 リモート参加者が置いてけぼりに

前述の通り、WEB会議の準備に時間がかかってしまっていたことに加え、
マイクの集音性能が良くなく、WEB会議中、遠い席に座っている参加者の声が相手に届かないことがありました。
また、会議室から参加している者同士での会話の内容が上手く集音されず、
リモート参加者が置いてけぼりになってしまっていることもありましたね。

3 導入後の効果① WEB会議の効率化

ミーティングボードはWEB会議に必要な機能が1台にまとまっており、
カメラやマイク、スピーカーを外部接続する必要がありません。

社内で行うWEB会議の準備が効率化できたことはもちろんですが、
気軽にWEB会議へ参加できるようになったことで、
責任者でない社員にも、必要に応じてWEBから参加してもらう機会が増えてきました。
ミーティングボードの導入をきっかけに会議が活性化した気がします。

また、元々お取引先様と各自のPCでWEB会議を行うことが多かったのですが、
ミーティングボード1台で複数人が簡単に参加できるようになりました。
ハウリング等のトラブルの心配なしに会議を進行できるようにもなりましたね。

ミーティングボードには高性能なマイクが搭載されていることに加え、
MAXHUB「ワイヤレスマイクスピーカー」を接続しているので、会議室から複数人参加しても、
ミーティングボードから遠い席に座っている者の声も相手に届き、
わざわざ前方に向かって話さずとも相手に伝わるように。
リモート参加者からも好評です。

導入して2年以上経ちましたが、非常にいい形でWEB会議を実施できており、会議の質の向上を感じています。

リクルートの場面においても、オンライン面接の際にミーティングボードを活用しております。

さらに、物理的なホワイトボードの代わりとして、対面の場面でも活用しています。
新入社員向けの研修ではホワイトボード機能が便利ですね。

  • テーブルの上にワイヤレスマイクスピーカーを設置し運用

4 導入後の効果② なくならないWEB会議での活用

弊社は研究室の実験機器・設備やライフサイエンス、
フッ素樹脂、ボトル・容器など多くの製品を製造しております。
それだけではなくオーダーメイドでお客様のお望みを形にする事業も行っています。

そのため、企画開発部門ではエンドユーザー様と秘密保持契約を結んで打ち合わせをする機会も少なくありません。
そういったエンドユーザー様とのお話は、弊社内であっても多くの者に知られたくない内容も含まれています。

そこで、周りに声が聞こえにくい会議室にて弊社の社員と直接ご来社いただいた方が対面、
リモートにて参加される方はミーティングボードからご参加いただく
という形で打ち合わせを行っています。
この1台で準備が完了するので便利ですね。
打ち合わせには30名程度の代理店様や販売店様、エンドユーザー様が参加されることもあるのですが、
大画面だからこそ、皆様の表情を一気に表示しながら進められるのも良いと感じています。


また、コロナ禍が落ち着いたとはいえ、
便利な会議形態はなくならず、多くのエンドユーザー様がWEB会議を希望されます。

ミーティングボード導入前は各々のPCからWEB会議に参加していましたが、
今はミーティングボードから私たち一同が参加しています。
その結果、WEB会議中であっても社員同士での情報の確認や
ディスカッションがさっとできるようになり、会議の生産性が向上したように感じます。

5 今後の展望 更なる業務効率向上を目指して

まだまだミーティングボードの機能を使いこなせていない部分があります。

例えば、WEB会議中にミーティングボードへ画面投影した内容を、
リモート参加者に見せる方法が分からず、資料は後から送るような運用をしたり、
1台のPCへ事前に参加者の資料を転送しておいて、
そのPCから別途WEB会議に参加して画面共有したりすることがありました。

こういった状況も、ミーティングボードの機能とWEB会議システムの画面共有機能を
同時活用できれば、簡単に解決できるということがわかりました。

このように、小さなストレスの原因になっている部分を
ミーティングボードの駆使によって解消し、さらに業務効率を向上していけたらと考えています。