日本トムソン株式会社様

日本トムソン株式会社は1950年創業の機械の動きを支える精密部品メーカーです。
拠点は国内外に広がり、テレビ会議システムを設置している拠点だけでも10以上、中国・ベトナムにも拠点があります。

当社はコロナ禍をきっかけにMicrosoft Teamsを導入したのですが、
「会議室に常設できるWEB会議環境を整えたい」という想いがありました。
それを実現できるシステムを探している中で、会議室にアカウントを付与するMicrosoft Teams Roomsの存在を知りました。

これまでは、多拠点をつなぐ会議を実施する場面では、テレビ会議システムを使用していました。
テレビ会議システムは導入から14〜15年ほど経過しており、2025年夏に2台が立て続けに故障。
後継モデルを導入しようと代理店に相談するも後継機種は存在しませんでした。
また、経営層からは「6拠点同時に会議をしたい」という要望があったのですが、
同メーカーの製品では要望を満たせず、別メーカーのものにするしかないと言われてしまったのです。
そのため、やむなく中古の同製品を手配して急場をしのぐ状況でしたね。

いずれは中古でも手に入らなくなることから、
これを機に見直しをしようと導入機器の選定を始めました。

選定する中で、Microsoft Teams Rooms 専用デバイスであるMAXHUB「XCore Kit for Microsoft Teams Rooms」（以下、XCore Kit）の
モニターキャンペーンを目にし、「まずはスモールスタートで試してみよう」と応募を決断しました。

テレビ会議システムを用いて会議を行っていた際、肝心な時にシステムが起動しなくなることが何度かあり、
さらにはトラブルシューティングをしようにも詳しいメンバーが不在。
手探りで再起動を繰り返してみるなど、日々の運用の面で不安を抱えていました。

また、Teams会議が社内に浸透した一方で、会議URLを探すのに5〜10分かかる、
隣同士で各自がPCから参加してハウリングが起こる、といった「会議前後の小さなストレス」も積み重なっていましたね。

XCore Kit導入前は、Teams会議で各自がPCから画面共有する際に「共有をもらっていいですか？」と声を掛け合い、
画面共有の奪い合いになる場面もありました。

導入後は、画面共有が容易かつスムーズに。
タッチコントロールパネルに接続されたHDMIケーブルをPCに挿すだけなので、
共有する都度確認をとる必要がなくなり、参加者がストレスなく説明に集中できるようになりました。

また、以前は「HDMIケーブルをPCに挿しても映らない」と、情報システム部へ問い合わせが発生することが少なくありませんでした。
会議室側の仕組みが整ったことで、画面共有のトラブルが減った点も1つの効果ですね。

加えて、付属のタッチコントロールパネルを“会議用のコントローラー”として独立して操作できる点も社員から好評です。
参加者が自分のPC操作に集中しながら、Teams会議の操作はパネル側で完結できるため、会議の進行がスムーズになりました

会議室でTeams会議を始める前に、参加URLが含まれる招待メールを探したり、
「参加URLはこれです」とチャットで送られてきても自分のカレンダーに自動で反映されなかったり。
XCore Kit導入前は、会議開始直前に慌てるケースも少なくありませんでした。

導入後は、会議室用アカウントのカレンダーに予定が表示され、タッチパネルをタップするだけで会議に参加可能に。
「会議が始まる前までに参加URLを探すのに5分10分かかる」といったムダ時間が減り、会議の立ち上がりがスムーズになりました。

XCore Kit導入前は、会議室に複数人が集まって各自が個人PCで同じ会議に参加することで、
ハウリングが起きたり、周辺の人の声が入って聞き取りにくくなったりすることがありました。

導入後は、会議室に集まった社員が一括でTeams会議に参加できるため、こうしたトラブルが起きにくくなりました。

また、導入前には個人PCからTeams会議に参加しており、顔出しをしない社員が少なくなかったのですが、
導入後は会議室に集まった全員の表情が見えるようにもなりました。
XCore Kitと併せて活用しているMAXHUB「Sound bar」は、広角カメラで会議室全体が映り、席が遠い人の表情も分かりやすいと好評ですね。

遠隔拠点とのコミュニケーションが取りやすくなったことで、
「テレビ会議システムと違って会議が進めやすい」という実感につながっています。

加えて、情報システム部としては「テレビ会議システムのトラブル発生時、
最優先事項として招集される」というプレッシャーが軽減され、本来の担当業務を進められるというのも大きな効果の1つです。

本社ビルには応接室・会議室が合計13室あり、そのうちテレビ会議が設置されている部屋が3部屋あります。
まずはこの3部屋を、順次Microsoft Teams Rooms環境へ置き換えていきたいですね。

また、本社以外では岐阜工場に多くの社員が在籍するのですが、個人でPCを持っていない方が多いため、
Microsoft Teams Rooms環境を整備することで、Teams会議に参加してもらいやすくなるのではないでしょうか。

どの会議室・どの拠点でTeams会議がどれくらい行われているか精査も進めながら、さらなる業務効率化を目指していけたらと考えています。