株式会社トーカン様

私たちは「会議」を非常に重要視しており、「組織の本質が現れる場所」と考えています。

そこで、組織をよりよくするために、会議を改革していこうと、
独自の評価基準「会議生産性」を導入しました。
5人が1時間会議に参加して、いくつ決定事項を生み出したか、
ということを社内で「会議生産性」と呼んでいます。
例えば、会議を1時間行うとして、5人の場合、
分母を1時間×5人、分子の方に決定事項数として算出します。
その「会議生産性」が5/5に満たない会議はやめた方がいいという判断で、
会議の質を向上できるように、工夫を続けてきました。

「会議生産性」が組織内に浸透し、会議の質は改善が進んだのですが、
コロナ禍という転機が訪れます。
私たちの会社は大きく分けて3つの事業所があり、
コロナ禍以前は場合によって事業所間の行き来を行っていました。
しかし、コロナ禍の影響で移動が制限され、WEB会議を開催する機会が
それまでと比べて圧倒的に増えたのです。

WEB会議の場合、カメラやマイク、スピーカー、
ディスプレイを準備する必要があり、対面での会議より手間がかかっていました。
また、音声が聞き取りにくかったり、画面共有された資料が読みにくかったりと、
会議の質の低下を感じていました。

そんなWEB会議に対する課題を抱えていたところに、
私たちの会議に対するこだわりを知っている販売店から
MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下MAXHUB）を紹介してもらったのです。

WEB会議に必要なカメラ・マイク・スピーカー・Windows OSが
オールインワンで搭載されていて、PCのように操作でき、
ワンタップでWEB会議を開始できるところが魅力でした。

使い勝手もよく、直感的に操作ができますし、
WEB会議中に話者が自動でズームされる機能もあり、
会議中に誰が話しているのか、大人数でも明瞭になるので良いなと感じましたね。

「WEB会議の質を向上させるにはこれしかない！」とMAXHUBの導入に踏み切りました。

まずは営業サポートの社員が使用することを想定して、
７～8人入ることができる会議室に導入しました。
その際、MAXHUBでWEB会議の質を向上させる会社の方向性に共感した社員が、
使い方や強みを自身で勉強し、それを資料化し他の社員へ共有してくれました。
そういった取り組みもあり、社内でMAXHUBはスムーズに浸透し、
本社ビルの多くの社員がWEB会議機能やプレゼン機能を使いこなすまでになりました。

その結果、WEB会議の質や業務効率の向上に成功し、ストレスフリーなWEB会議が実現。
外付けのスピーカーやマイクをWEB会議に使用していた頃に比べると、
準備に要する時間が短縮され、誰が話しているかも分かりやすく、
映像もきれいに映るので、MAXHUB1台で抱えていた課題を全て解決できました。

社内でもMAXHUBは便利だと非常に好評だったので、
役員会議室やプレゼンルーム、別の事業所…と次々と追加導入に至りました。
役員会議室では、経営会議や役員会議の際にリモートで繋ぐことが多いため、
MAXHUBのWEB会議機能を使用しており、役員からも便利だと好評です。

プレゼンルームは、社外のメーカーの方々に
プレゼンを行っていただく際に使用する部屋です。
MAXHUBにはプレゼン機能が搭載されており、
付属のワイヤレスドングルで簡単にPCからの資料投影もできるので、
社外の方でもスムーズなプレゼンが実施できています。

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  実際に社内で共有された資料

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  プレゼンルーム

私たちは以前、会議を改革する一環として、プロジェクターを導入していました。
常にプロジェクターで議事録などを映しながら会議しており、
紙の資料は用意していません。

その際、プロジェクターに対して何か課題を感じていた訳ではありませんでした。
しかし、MAXHUBの導入により、WEB会議機能・プレゼン機能・ホワイトボード機能を
上手に組み合わせると、プロジェクターを用いた会議より、
質の高い会議が実現できるのではないかと感じるようになりました。

今ではWEB会議だけでなく、対面の会議でもMAXHUBを活用しています。
資料を投影し発表することで、ペーパーレスに繋がるだけでなく、
発表者による動きが発生するので、参加者の視線が上がり、注目してもらいやすく、
より伝わる会議を実現できました。

さらに、ホワイトボード機能に書き込んだものをデータとして保存でき、
各端末に共有できるようにも。
以前は会議でホワイトボードを使用しており、
書き終わると皆で書いたものを写真に撮っていましたが、その必要が無くなりました。

元々はWEB会議の質の向上を目的としてMAXHUBを導入しましたが、
今ではプロジェクターやホワイトボードの代わりとしても活躍し、
対面での会議やプレゼンの質の向上にも役立っています。

実は他の事業所にもMAXHUBを導入するよう指示したのは社長なのですが、
これは災害対策にも役立つだろうという目論見からです。

災害時には状況によって移動が制限される中、
事業所毎に対策会議を開き、情報共有のためWEBに繋ぐ場面で、
MAXHUBが相当な効力を発揮するのではないかと考えています。

例えば災害発生後、煩雑になりがちな多くの情報は、
ホワイトボード共有機能で各事業所の情報を1つのホワイトボードに集約できます。
さらにそのままWEB会議が開催できるので、非常に便利で効率も良いのではないでしょうか。

3か月に1回ほど災害対策に関する会議を行っているので、
今後、MAXHUBを有効的に活用する方法も話していきたいですね。