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2025年01月22日
この記事では、2025年の最新動向を踏まえたWEB会議アプリの選び方から、重要なポイントと利用シーン別に最適なツールを解説します。
コスト削減や業務効率化につながる「会議DX」を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
この記事を読めば、初心者から上級者まで、自分にピッタリのWEB会議アプリを見つけられます。
WEB会議アプリを活用して、ハイブリッド会議の質を高めましょう。
WEB会議アプリとは、インターネットを介してリアルタイムで会議ができる便利なツールです。
主にビデオ通話や音声通話を活用し、物理的な距離を超えてコミュニケーションを実現します。
WEB会議アプリはリモートワーク(テレワーク)の普及に伴い、企業や教育機関での需要が急増しています。
特にコロナウイルスが流行した2020年頃から、多くの企業で導入されました。
画面共有やファイル共有、テキストチャット機能を備えたアプリも多く、WEB会議の効率化を助けてくれます。
また、録画機能を使えば会議内容を後から確認できるため、議事録作成の手間を削減することも可能です。
WEB会議アプリは「会議DX」の要となり、現代のビジネスコミュニケーションを進化させています。
国際化やリモート環境の増加により、今後もこの市場は拡大していくでしょう。
WEB会議アプリを導入することで、場所や時間に縛られない会議が実現します。
そのメリットは以下の3つです。
・場所を選ばずにWEB会議に参加できる
・外出先の情報をリアルタイムに共有できる
・他のデジタルツールで会議DXを実現できる
ひとつずつ見ていきましょう。
WEB会議アプリはインターネット接続さえあれば、オフィスや自宅、移動中の車内からも参加可能です。
会議のための移動が不要になるため、交通費や宿泊費を削減できるだけでなく、会議室の利用料も節約できます。
移動時間が短縮されることで、業務に費やせる時間が増え、生産性が向上します。
特に外回りの多い営業職や、多拠点での会議が必要な企業にとっては大きな利点だと言えるでしょう。
例えば、営業先での商談直後にWEB会議で社内ミーティングを行い、迅速な意思決定につなげている企業も数多くあります。
外出先や移動中でも、WEB会議アプリを利用すれば、必要な情報を即時に共有できるのもメリットのひとつです。
資料やデータを画面共有機能で提示し、チャットやファイル共有機能を活用することで、スムーズな議論を進行できます。
映像や音声を通じて表情やジェスチャーも確認できるため、対面会議と変わらない”一体感のあるコミュニケーション”が実現できるのも魅力です。
さらに、MAXHUB「All in One Meeting Board」(以下、ミーティングボードという)のようなツール上でWEB会議アプリを使用すれば、リアルタイムでホワイトボード画面を共有し、現場での具体的な指示出しが容易になります。
「Microsoft Planner」や「Trello」といったプロジェクト管理ツールと連携すれば、会議の準備段階からフォローアップまでを効率化できます。
例えば、事前にアジェンダや資料を共有し、会議中にはリアルタイムでコメントを追加することで、参加者の理解を深められます。
さらに、録画機能を活用することで、会議後に内容を見直せるため、重要な情報を逃すことがありません。
「ミーティングボード」を使えば、物理的距離を感じさせないハイブリッド会議が可能となり、より円滑な情報共有が実現します。
WEB会議アプリを選ぶ際には、使いやすさやセキュリティ、予算など、押さえるべきポイントがいくつかあります。
これらを把握することで、自社やチームに最適なツールを選べます。ここでは、後悔しない選び方のポイントを7つ解説します。
・使用するデバイスとの相性が良いか
・アプリのインストールが必要か
・料金は予算内か
・セキュリティレベルは高いか
・映像や音声の品質は良いか
・会議以外の機能が充実しているか
・接続時間・人数の制限は問題ないか
ひとつずつ見ていきましょう。
WEB会議アプリを選ぶ際は、PCやスマートフォン、タブレットといった利用デバイスとの相性を確認することが重要です。
たとえば、「Microsoft Teams」や「Cisco Webex Meetings」などはマルチデバイス対応が優れています。
ただし、デバイスの性能によって動作が不安定になる可能性もあるため、事前に使用するアプリの対応状況を確認しておきましょう。
特に動画や音声の品質が求められる会議では、利用デバイスとの互換性がスムーズな会議運営のカギとなります。
アプリの種類には、ブラウザで利用できるものと、インストールが必要なものがあります。
たとえば、「Cisco Webex Meetings」のようなブラウザ型は、外部の参加者にも手軽で便利です。
それに対して、「Zoom」や「Google Meet」のようなインストール型は、より高度な機能を提供しています。
ブラウザ型は特に外部の取引先やゲストとの会議に適していますが、頻繁に利用する場合はインストール型も検討するとよいでしょう。
アプリ導入前に、自社の会議スタイルに合う選択肢を見極めてみてください。
WEB会議アプリの多くでは、無料プランと有料プランが用意されています。
「Microsoft Teams」や「Google Meet」では無料プランでも基本機能を利用できますが、機能を拡充した有料プランは月額1,000円〜2,000円程度で利用可能です。
また、年間契約や初期費用が発生する場合もあるため、導入前に総コストを計算しましょう。
特に長期間利用する場合は、ランニングコストを抑えつつ、必要な機能をカバーできるプランを選ぶことが重要です。
機密情報を扱う場合や、法規制が厳しい業界では、セキュリティ対策が充実したアプリを選ぶべきです。
例えば、「V-CUBEミーティング」にはIPアドレス制限機能が搭載されており、安全な会議運営が可能です。
その他にも、データ暗号化やアクセス制限があるかを確認しましょう。
特に外部と頻繁に情報をやり取りする場合は、セキュリティ対策が不十分なアプリを選ぶとトラブルのリスクが高まります。
そのため、慎重に選ぶ必要があるでしょう。
WEB会議アプリを選ぶ際、映像や音声の品質は非常に重要な要素です。
たとえば、「Cisco Webex Meetings」はAI技術を活用して品質を自動調整し、安定した通話を提供します。
また、「V-CUBE ミーティング」は高画質なH.264/SVCコーデックを採用しており、会議中のストレスを軽減します。
さらに、ノイズキャンセリング機能や背景ぼかし機能が搭載されているかも確認しましょう。
特に騒がしい環境での利用やプライバシー保護が必要な場合、これらの機能が会議のスムーズな進行を支援します。
「ミーティングボード」はディスプレイのほか、オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、
高性能のマイク・スピーカーが搭載されています。外部機器への接続は一切不要で、気軽に会議が始められるのが特徴です。
高品質な映像と音声は、対面に近い感覚を提供し、意思疎通を円滑にします。
ハイブリッド会議による生産性向上を目指すなら、ミーティングボードのようなインタラクティブホワイトボードの導入も検討してみましょう。
WEB会議アプリは、単なる会議ツールに留まらず、さまざまな機能を提供しています。
たとえば、「Microsoft Teams」や「Cisco Webex Meetings」は、チャット、画面共有、ファイル共有に加えて、ホワイトボード機能や投票機能も利用可能です。
ただし、機能が多すぎると操作が複雑になる場合もあるため、実際の使用シーンを想定して選びましょう。
「ミーティングボード」のようなツールは、すべての機能を簡単に操作できるインターフェースを提供しており、初心者にも使いやすい設計です。
各WEB会議アプリには、会議時間や参加人数に制限がある場合があります。
たとえば、「Zoom」の無料プランでは最大100名まで参加可能で、会議時間は40分までです。
一方で、「Google Meet」の無料プランでは最大60分間の会議が可能で、100名まで参加できます。
大規模イベントや長時間の会議が必要な場合は、制限が緩いアプリを選ぶのが賢明です。
「Cisco Webex Meetings」の有料プランは最大25,000名が参加可能で、企業の大規模なイベントにも対応できます。
事前に参加人数や会議の頻度を想定し、適切なプランを選びましょう。
無料でも高機能なWEB会議アプリは多数あります。
以下では、初心者からビジネスで活用する方まで、幅広いニーズに応えるおすすめのWEB会議アプリ5つを詳しく紹介します。
・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet
・Cisco Webex Meetings
・Skype
導入コストを抑えながら効率的な会議を実現するためには、これらのツールの活用が有効です。
「Zoom」は、多機能で柔軟なWEB会議ツールとして定評があります。
スマートフォンやタブレットからも利用可能で、移動中でも参加しやすい設計が特徴です。
また、画面共有や会議記録などの基本機能に加え、バーチャル背景や映像の色調整機能により、プロフェッショナルな印象を与える会議が可能です。
無料プランでは、最大100名が40分間まで会議に参加できます。有料プランでは月額1,999円(税込)から、最大30時間の会議を開催可能です。
また、充実したチャット機能とセキュリティ対策により、効率的かつ安全な会議運営ができます。
「Microsoft Teams」は、Officeソフトと連携した高度な機能を持つWEB会議ツールです。
WordやPowerPointの同時編集が可能で、会議中の資料作成もスムーズで、Outlookと連携したスケジュール管理が容易に行えます。
無料プランでは、最大100名が60分間まで参加可能です。有料プランは月額599円(税込)から利用でき、エンドツーエンドの暗号化機能を備えた高いセキュリティも魅力。
特にMicrosoft製品を日常的に使用している企業やチームにとっては、最適な選択肢といえるでしょう。
「Google Meet」は、Googleアカウントがあれば手軽に利用できるWEB会議ツールです。
Google Meetの無料プランでは、1対1の会議で最大24時間、3名以上の場合は60分を超えると再接続が必要です。
さらに、Googleドキュメントとのリアルタイム共同編集機能により、効率的な会議が実現します。
スマートフォンやタブレットからも簡単に参加できるため、外出先からの利用にも便利です。
高度なセキュリティ機能を備えており、データは暗号化されて安全に管理されます。
初心者でも使いやすい直感的な操作性も魅力で、既存のGoogleサービスを活用してスムーズに会議を進行できます。
「Cisco Webex Meetings」は、無料プランでも100名まで参加可能で、高機能なWEB会議を提供します。
会議時間は50分まで利用可能で、背景変更や絵文字を使ったやり取りなど、楽しく会議を進行できる機能を搭載しています。
AIアシスタント「Webex Assistant for Meetings」により、会議中の議事録作成やタスク整理が自動化され、業務効率を大幅に向上させます。
また、高品質な映像と音声を提供し、安定した通信環境を実現します。
有料プランは月額1,490円(税込)から利用可能で、より長時間の会議や高度な機能が利用できます。
「Skype」は、無料でオンライン会議や音声通話、テキストチャットができる使い勝手の良いツールです。
最大100名(自分を含めて)まで参加可能で、1対1では24時間、グループ会議でも最大24時間のビデオ通話が可能です。
特に、リアルタイム字幕機能が便利で、言語の壁を感じずに会議を進められます。
完全無料で利用できる点も魅力ですが、複数人での会議中には動作が重くなる場合があるため、小規模会議や1対1での利用に向いています。
スマートフォンやタブレットにも対応しており、手軽さが際立つアプリです。
外出先からWEB会議に参加する場合、通信環境や周辺状況によって会議の質が左右されることがあります。
事前の準備や環境整備を怠ると、スムーズな会議進行が難しくなる可能性も。
ここでは、外出先でのWEB会議を成功させるための3つの重要な注意点を解説します。
・安定した通信環境を確保する
・会議に適した場所を用意する
・バッテリー残量と周辺機器を準備する
ひとつずつ見ていきましょう。
外出先でWEB会議に参加する際、通信環境の安定性が最も重要です。
固定回線が使えない場合は、携帯通信やモバイルルーターを利用しましょう。ただし、電波状況によっては通信が途切れる可能性もあるため、事前に接続テストを行うことをおすすめします。
また、公共Wi-Fiの利用は情報漏洩のリスクが伴うため避けた方が無難です。モバイル通信を利用すれば、セキュリティ面でも安心できるでしょう。
画面共有や音声通話を行う際、通信が安定していないと会議進行が円滑に進まないため、安定した通信環境の確保は非常に重要です。
周囲の雑音を最小限に抑えた静かな場所を選ぶことで、会議への集中力が高まります。
カフェやコワーキングスペースで参加する場合は、他の利用者の声や物音が会議の妨げにならないよう注意が必要です。
より適した環境としては、WEB会議専用のブースや静かな個室が挙げられます。また、機密情報を扱う場合は、プライバシーが守られる場所を選びましょう。
適切な環境を整えることで、スムーズで効果的な会議が可能になります。
WEB会議はバッテリー消耗が激しいため、事前に充電量を十分に確保しておくことが重要です。
モバイルバッテリーを携帯すれば、外出先での電池切れを防げます。
また、カメラやマイクの動作確認を行い、適切な角度や映り方をチェックすることも忘れないようにしましょう。
加えて、ヘッドセットやスタンドなど、必要な周辺機器を準備しておくことで、音声や映像の品質が向上し、会議がより快適になります。
こうした準備を徹底することで、トラブルを未然に防ぎ、会議に集中できる環境を整えられます。
今回は、WEB会議アプリの選び方からおすすめアプリまで網羅的に解説しました。
社内でのWEB会議を活性化・効率化したい方の参考になれば幸いです。
会議をDX化し、業務効率を上げたいならMAXHUB「All in One Meeting Board」がおすすめです。
こちらは、WEB会議を効率化するための画期的なデバイスとなっています。
このツールは、ハードウェアとソフトウェアを1台に集約したインタラクティブホワイトボードで、会議の準備や進行、フォローアップまでを簡単に行えるのが魅力です。
例えば、広角カメラはオートフレーミング機能付きで、参加者を自動的に捉え、画角を調整したり、話している人を追跡したりします。
また、高性能マイクやスピーカーはクリアな音声の授受を提供し、高精細タッチパネルでホワイトボードや資料への書き込みもスムーズ。
さらに、BYOM(Bring Your Own Meeting)機能を使えば、インターネットに接続していない場合でも、
PCを使って対面とオンラインのハイブリッド会議を最適化できます。
他のミーティングボードとリアルタイムでホワイトボードを共有する機能も搭載されており、対面に近いスムーズな会議が実現します。
ミーティングボードがあれば、WEB会議は対面会議の代替案ではなく、より効率的なものに進化します。
その他、WEB会議で必要なものについて知りたい方はこちらの記事もご覧ください。