【MAXHUB導入事例】北本市役所様

「会議準備にかける多くのコストを削減したい」
導入前の課題

北本市では平成24~26年度に新庁舎建設事業があり、その当時から各会議室にモニターを設置したいという構想がありました。

以前まではプロジェクターとPCを繋いで投影するのが一般的でしたが、
プロジェクターの場合、会議室の一部を暗くしなければなりません。
また、電源を入れてからPCを認識するまでの待機時間、プロジェクター本体・大きなスクリーンの
持ち運びや設置の手間等、会議の準備にかかっていた様々な人的・時間的コストを解消するツールが必要でした。

 

また、新型コロナウイルスの流行によって、WEB会議をはじめとした自治体DXの需要が高まったこともあり、
令和3年度における「新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金」適用事業の一つとして、今回導入に至りました。

北本市でもこの2年で、WEB会議などに対応するため職員用に専用の貸出タブレットPC端末を導入しました。
しかし、大人数が参加するウェビナーでは、小さい画面だと一人一人が見えづらいという欠点がありました。
小さめのサブモニターを用意して対応していましたが、効率や利便性を考慮すると、
やはり大型のモニターが必要だという流れになりました。

 

「自由度の高い会議の実現」
導入後の効果

MAXHUBのミーティングボードであれば、電源を入れてWEB会議のアイコンを押すだけで、
そのあたりの問題を一手に解消してくれます。

導入後はすぐに大人数の研修などで利用され、多くの部署で活用しています。
端末をドングルで繋いで、無線で好きな場所で操作できるというのは非常に使い勝手がいいですね。

 

今まではHDMIをPCとプロジェクターに繋がなければいけなかったため、PCの設置場所や話者の席が制限されていました。


そのため会場レイアウトの自由度が低かったのですが、MAXHUBミーティングボードは一度繋いでしまえば、
直接操作できるので制約がありません。会議室の後ろの方に座っていても操作できるのは、
非常に大きいメリットだと感じています。

 

以前は個人のPC端末に広角のWEBカメラを取りつけて、無理やり部屋を映していましたが、
MAXHUBミーティングボードは、カメラが高画質なこともあり、相手方から見える画像も見やすいと評判です。
マイクの集音性が高いことも評価されています。

今のところ、これといったマイナス意見は特にないですね。

 

ホワイトボード機能も研修などで使っているようです。
キャプチャした画像にそのまま書き込める機能も、非常に活用しやすいという声が届いています。

 

「災害対応にもDXを」
今後の展望

当初は「会議室にモニターを導入したい」という構想から始まりましたが、
せっかくならより広く活用できるポテンシャルのある製品を活用したい、
そう考えて選んだのがMAXHUBのミーティングボードでした。

 

具体的には、災害時の対応で大いに活躍してくれるのでは、と期待しています。

そもそも、災害が起きた時には多くの部署が連携して動き出さなければなりません。

メインの事務局となる「くらし安全課」、土木関係を管理する「建設課」、住宅などの管理をする「都市計画政策課」、
ごみ処理に関する対応をする「環境課」の他、居住区域ごとに職員が、課とは別のグループを組んで、
避難所を開設したり、河川の氾濫などに対応する水防対策班を組んだりします。

いろいろな課やグループが、それぞれの役割に沿って対応する中で、
本部ではその情報全てをまとめて把握しなければなりません。

今までは集まってきた情報を模造紙にまとめたり、くらし安全課が随時貼り出しを行ったりするなどしていました。
しかし正直なところ、人を介しての連絡は時間のロスが多く、情報の鮮度がすぐに落ちてしまうのが実情です。
また災害時、職員はできるだけ現場に出て行きたい・出ていかなければいけないという中で、
聞いた情報を転記していくというアナログな情報共有方法は、時間と人がもったいないと感じています。

 

そこで、MAXHUBミーティングボードの最大6画面共有できるという機能を使って、
各課・グループが持っている代表のPCを映し出し、進捗を書き出して共有することができるシステムを構想中です。

 

こういった災害の対応の際は、現場の写真の鮮度も非常に重要です。
画像共有機能も充実しているため、災害対策本部の上層部に現場の写真をリアルタイムで
見てもらうことができるのも魅力的だと感じています。

MAXHUBミーティングボードに、それぞれの進捗と現場の画像が一緒に投影され、
全て一括で確認できるようになる。そんなシステムを構築したいと考えています。

 

北本市の取り組みが、自治体のDX化推進の一例となれば嬉しいです。

 

導入担当者様コメント

埼玉県北本市は、令和3年度において「北本市デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進方針」を策定し、
「デジタル・ワークスタイルの実現」をその内の達成目標として掲げています。

これまでは、デジタル化、ICT化といえば小難しいもの…という印象はどうしても拭えず、
「デジタル・ワークスタイルの実現」についても、あらゆる職員が自分事としてとらえられるほどの環境や知見がないといった状況でした。

しかし、MAXHUB ミーティングボードは、電子ホワイトボードや画面無線共有、質の高いWEB会議等、
求めている機能をより簡潔にまとめながらも、それらの機能は非常に活用の幅が広く、業務の在り方を変える
アイディアを生み出すための拡張性に富んでおり、この上なくユーザビリティを考え抜いて設計されていると、
利用者目線から実感しております。

また、サポートについても構築時には熱心にご対応いただき、北本市の情報セキュリティポリシーに
合致する形の運用を行うことができるようになるまで、何度もご連絡・ご検討を共にしていただけたことから
管理者目線からも非常に評価の高いものとなっております。

今回MAXHUB ミーティングボードを導入したことによって、会議のペーパーレス化やWEB会議の活用促進はもとより、
「デジタル・ワークスタイル」という自治体職員からは忌避されがちな概念を、あらゆる職員が簡単に、気軽に、
楽しみながら学び、自らの業務に取り入れる足掛かりとなっていくことを期待しております。

 

導入担当者
北本市 行政経営課 情報政策担当様

 

販売店
富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社
埼玉支社様

 

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