西尾市役所 情報政策課 様

今から2年前、コロナ禍が収まりきっていなかった頃、
庁舎内ではテレワークやWEB会議の需要が高まっていました。
しかし、会議室から複数人でWEB会議に参加できるような機器を所有しておらず、
準備したいと思ったことが始まりでした。
最初は会議室にカメラやマイクを設置して、
ハウリングをなるべく防げる環境の部屋を作ろうと考えていました。
ちょうどその頃、他の自治体様のもとへ伺う機会があり、
インタラクティブディスプレイの存在を知り、こんな便利なものがあるのかと感じました。
そこで、西尾市内の業者様経由で、販売店様から
MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下ミーティングボードという）をご紹介いただき、導入にいたりました。

今まで大人数でWEB会議に参加する際には、
1台のPCにプロジェクター・カメラ・マイク・スピーカーを接続していました。
そのため何本ものコードをPCに接続しなければいけない状態に。
さらに、マイクとスピーカーはそれぞれ別に接続していたので、
Zoom等のWEB会議システム側で1つ1つ設定が必要でした。

そういったWEB会議をたまにしか開催しない職員は、
なかなか周辺機器の接続に慣れることができません。
そのため情報政策課に「WEB会議に参加できない」「どのコードを挿せばいいか分からない」という職員からの問い合わせが寄せられる状況に。
会議が始まる直前、情報政策課の職員が接続のため会議室に駆けつけることが多々ありましたが、
情報推進担当は3人しかおらず、タイミングによっては人が足りないことも。
そういった状況を改善したいという想いがありました。

ミーティングボード導入の決め手は、販売店様のショールームで試行した際、
映像はもちろん、想像以上に音声がクリアだったことです。

導入前のWEB会議では、言葉がうまく伝わらないことがあったり、
タブレットやスマートフォンなどの小さな画面に一人の顔が表示されるだけで
コミュニケーションが取りにくかったりしました。
しかし、ミーティングボードを導入してからは、自然な会話ができ、
大きなディスプレイに参加者の顔が大きく表示できるように。
そのため、遠隔地であっても同じ会議室で会議をしているような、
臨場感あるWEB会議が実現しました。

マイク・スピーカーの性能がいいというのが何よりも重宝しています。
WEB会議は視覚よりもまずは音声が聞き取れないと、全く話にならないと考えています。
ミーティングボードは高性能なマイク・スピーカーが搭載されていることが魅力ですね。

西尾市役所ではDX推進計画として「西尾市DX基本方針」と「西尾市DXアクションプラン」を策定し
「市行政の生産性向上と働き方改革」に取り組んでいます。

WEB会議や研修で使用するディスプレイは以前から2つあるのですが、
それを使用する場合、セッティングが非常に大変でした。
会議が始まる15分以上前に準備をしたにもかかわらず、
投影したい資料がうまく表示できないことが日常茶飯事。
その際にはプロジェクターとスクリーンを使用して資料を投影するのですが、
解像度が低く、後ろの参加者は資料が見えないため、紙の資料を配っていました。

ミーティングボードを導入してからは、1台に必要な機能がまとまっているので
WEB会議の準備時間を削減できるだけでなく、ワンタッチで資料を鮮明に投影できるように。
さらに大事な会議をミーティングボードの機能で画面録画しておくことで、
議事録の代わりとしても使用できるため、
業務効率の改善・生産性の向上に繋がったと感じています。

DX推進に向けた重要項目として、ペーパーレス化を挙げているのですが、
この実現にもミーティングボードが一役買っています。
導入前は市長へプレゼンを行う際、紙で出力した資料を使用しており、
市長のもとへ紙が溜まってしまい、管理するのが手間となっていました。

今では事前にPCから市長へデータで資料を共有しておいて、
プレゼンの際にミーティングボードへ資料を投影して説明をしています。
その結果、ただペーパーレス化が実現できただけでなく、
紙の管理が不要となり業務の効率化に成功しました。

また、紙の資料の場合、視点が下に行きがちですが、
ミーティングボードを活用することで、視点が上がり、
発表者自身に動きが出るので注目されやすく、より伝わるプレゼンが実現できています。

ミーティングボードはPCに投影した画面を双方向にコントロールできるため、
PCの操作を気にせず、プレゼンだけに集中できることから、
学校の先生のように前で動きながらプレゼンができるように。
参加者が前のめりに話を聞くようになり、理解度が増しただけでなく、
職員のプレゼンスキル向上にも繋がったと感じています。

職員向けの研修では、ミーティングボードを導入するまで
大きい会議室にプロジェクターとスクリーンを用意していました。
導入後は大きい会議室の左右にミーティングボードを設置することで、視認性が高まり、
研修の効果が上がったように感じます。
スクリーンに資料を投影する場合と比較して、ミーティングボードは資料がぼやけることなく表示できるため、
後ろの参加者まできちんと見えるのも魅力です。

ICT機器に不慣れな情報政策課以外の職員でも操作しやすく、
情報政策課の職員への問い合わせが減り、今では多くの職員がミーティングボードを活用しています。
PCやスピーカーといった周辺機器を準備するより、1台を運び入れるだけで準備が済むと職員からも好評です。

その結果、様々な課が開催している市民向けの研修でも活用されるようになりました。
危機管理課では市民向けに防災の講座を行うのですが、市独自の防災アプリをiPadからミーティングボードに投影しながら説明しています。

ミーティングボード使用の予約が埋まるほどの人気で、今の台数では足りないとすら感じています。

以前は、会議の際に紙の資料ではなくPCを持ってくるよう職員へ指示をしても、
難しいと感じる者がおり、ペーパーレス化の実現が難しい状況でした。
しかし、今はミーティングボードへ資料のデータを送信しておき、参加する職員全員で
ミーティングボードの画面を見ればペーパーレスな会議を実現できるようになりました。
最終的にはそういった活用方法が庁舎内全域で行われることが理想です。
ミーティングボードの活用により、日々の業務から紙をなくすということを意識づけていきたいですね。

また、今後基本的に庁舎内全域でWi-Fiが使用できるようになるため、
各階に1台はミーティングボードを設置したいと考えています。
そうすることで、会議室での会議に留まらず、打ち合わせなどより多くの場面で、
気軽にミーティングボードを活用できるようになり、もっと業務効率の改善を目指していけるのではないかと考えています。
さらに、「西尾市DXアクションプラン」の基本目標の一つに「市行政の生産性向上と働き方改革」を掲げており「テレワークの推進」にも取り組んでいます。
情報政策課では日常的にテレワークを実施していますが、
コロナ禍以降、庁舎内では減少傾向にあり、まだまだ浸透しているとは言えません。
今後はミーティングボードを活用しながら、課を問わずにテレワークが行われるようになればと思います。