テレビ会議システムとは？WEB会議システムとの違いやそれぞれのメリット・デメリットを徹底解説！

テレビ会議システムとは、専用回線・専用機器を使用して遠隔地とリアルタイムで映像や音声を共有するためのシステムです。
普段業務を行っている拠点毎の会議室から複数の参加者が参加できます。
そのため会議の度にどこかの拠点へ集合する必要がなくなり、移動時間や交通費を削減できます。

テレビ会議システムの導入には、会議室などに設置するカメラ・マイク・スピーカーといった専用機器の準備が必要です。
また、複数拠点にMCU（Multipoint ControlUnit/多地点接続装置）を設置して利用する方法が一般的です。
イントラネットと呼ばれる専用回線の用意も欠かせません。

テレビ会議システムは、企業の会議室に設置されることが多く、特に大規模な企業や組織での利用が一般的です。
多人数が複数拠点の会議室に集まる会議で活躍します。
また、セキュリティの高さや安定した通信品質により、重要度・機密性の高い役員会議にも適してます。

テレビ会議システムは、専用回線や専用機器が必要であるため導入コストは高額になる傾向があります。
また、運送費や設置費、手数料などが別途かかる場合も。
さらに、システムによっては月額・年額費用、メンテナンス費用もかかります。
テレビ会議システムを選ぶ際にはランニングコストを踏まえた費用を業者に見積もってもらう必要があります。

テレビ会議システムを活用するメリットはいくつかあります。

1つ目は専用回線・専用機器を使用することにより、安定した通信環境が構築できることです。
利用中に通信が切断されたり、音声や映像が乱れたりといったトラブルを最小化することができます。
さらに、通信環境が安定することで、長時間の会議はもちろん常時接続も可能となります。

2つ目は映像や音声の品質が高いことです。
専用機器を使用するため、映像や音声の共有がスムーズで、対面での会議と同じような温度感で会議ができます。

3つ目はセキュリティリスクの低さです。
専用ネットワークを使用した通信のため、外部のネットワークと干渉せず、第三者による不正侵入を受けにくいとされています。
さらに、企業側の意思や目的、予算に応じて、PIN（暗証番号）の導入・ファイアウォールなどの設置・
アクセス制限・権限設定など、さまざまなセキュリティ対策を施すことが可能です。

テレビ会議システムを活用するデメリットもいくつかあります。

1つ目は専用機器が必要であるため、初期費用・ランニングコストがかかる事です。
専用機器は高額な傾向にあり、保守不要も高額であることが多いため、導入前にしっかり確認が必要です。

2つ目は柔軟性に欠けるということです。
テレビ会議システムは専用機器が設置された場所からしか会議に参加できません。
そのため、従業員が各地に散らばって仕事を行うリモートワークやハイブリッドワークには向きません。

3つ目は映像と音声のやり取りが主になってしまうということです。
リアルタイムに資料投影を行い、同じ画面を見ながら会議を行うことは難しいでしょう。

WEB会議システムとは、インターネットを介してブラウザや専用アプリを使用し、リアルタイムで映像と音声を共有するシステムです。
デバイスと簡易的なカメラ・マイクスピーカーを準備するだけですぐに利用可能という、柔軟性の高さが特徴です。
代表的なサービスにはZoom、Microsoft Teams、Google Meetなどがあります。

WEB会議システムの導入には、PC、タブレット、スマートフォンなどのインターネットに接続できるデバイスが必要です。
デバイスによっては外部接続するカメラやマイク、スピーカーが必要となります。
インターネットで接続できるため、テレビ会議システムのように専用回線を用意する必要はありません。

WEB会議システムは、インターネット環境さえあれば、だれでも簡単に参加できます。
機器が設置されている場所でないと開催・参加ができないということはありません。
そのため、社内はもちろん自宅・コワーキングスペース等の好きな場所から参加ができます。

インターネットに接続できるデバイスがあればWEB会議に参加できるので、WEB会議システムを導入する初期費用はかかりません。
導入するWEB会議システムによっては、月額制の料金体系が採用されているため、ランニングコストはかかります。
また、ユーザー単位やライセンス単位など、契約の単位によって料金が変化するため、システムの選定時に確認が必要です。

WEB会議システムを活用するメリットはいくつかあります。

1つ目は低コストで手軽に導入ができるということです。
テレビ会議システムのように専用回線や専用機器を必要としないため、導入時の初期費用が少なく済む傾向にあります。
特にTeamsやZoomのようなクラウド型であれば、サーバー設置が不要なためさらに初期費用を抑えられるでしょう。

2つ目はインターネットがつながる場所ならどこでも会議ができるということです。
テレビ会議システムのように専用回線・専用機器が設置された会議室からでないと参加できない、ということはありません。
そのため、会議のために出社する必要がなくなり在宅勤務が可能になるなど、多様な働き方を実現できます。

3つ目はチャットや画面共有など機能が豊富ということです。
WEB会議システムには様々な機能が備わっており、会議中に画面を共有して、距離関わらず同じ資料を見ながら話を進められます。
そのため、スピーディーな意思決定が可能となるほか、認識の齟齬が起きにくいと考えられます。

WEB会議システムを活用するデメリットもいくつかあります。

1つ目はインターネット回線を用いるため、利用している回線の質に映像や音声の質が依存することです。
インターネット回線の品質が低いと、映像が固まったり音が途切れたりといったトラブルも発生しがちです。

2つ目は大人数で参加する会議に不適ということです。
WEB会議システムは、個人間のビデオ通話から発展した少人数向けのものが基本です。
そのため、参加人数が多いと誰が発言したか分かりにくかったり、映像が小さく表示されてしまったりします。
また、デバイスのカメラやマイクによっては、本来1人で使うことを前提に設計されています。
そのため、1台のデバイスを使って複数人数でオンライン会議に参加しようとしても、内蔵のカメラやマイクでは対応しきれません。
結果として、会議がスムーズに進まなくなってしまう可能性があります。

3つ目は第三者による不正アクセスや、接続環境による情報漏えいといったセキュリティリスクの高さです。
例えば、会議URLが外部に漏れると、第三者が会議に参加できてしまい、機密情報が漏れてしまいます。
パスワードを設定するなどのアクセス制限といった、適切なセキュリティ対策を講じる必要があるでしょう。

WEB会議システムの中でも、出社とリモートを組み合わせたハイブリッドワークに対応したソリューションとして
注目されているのがMicrosoft社が提供する「Microsoft Teams Rooms」です。

会議室に設置されたMicrosoft Teams Rooms専用デバイスを使って、
オンラインの参加者と対面の参加者が一体となって会議を進められることが、大きな特徴です。
リモート参加者の顔を大型ディスプレイに大きく映し出すことで、まるで同じ部屋にいるような臨場感を演出できます。

また、資料の共有や画面の切り替えもワンタッチで行えるなど、操作性にも優れています。
会議の準備にかかる時間を大幅に短縮でき、生産性の向上につながります。

ハイブリッドワークが広がりを見せる中、オフィスとリモートワークをつなぐ役割としても注目されています。
Microsoft Teams Roomsを導入することで、どこにいても等しく会議に参加できる環境を整えられます。

Microsoft Teams Roomsは従来のテレビ会議システムとWEB会議システム、両システムのいいところ取りの様なソリューションと言えるでしょう。

Microsoft TeamsとMicrosoft Teams Roomsは、どちらもTeams会議を行うために必要なライセンスやツールを指します。
しかし、大きく分けて2つの違いがあるのでご紹介します。

1つ目はライセンスの違いです。
Microsoft Teamsは、個人ごとにライセンスを割り当てられます。
Microsoft Teamsの会議に参加する際には、会議用のカメラやマイク、スピーカーにそれぞれ接続する必要があり、他の人のPC画面を共有することは簡単ではありません。
また、全員のPCを一斉につなぐとネットワークがひっ迫して不安定になるほか、同じ室内の場合には、ハウリングが起きる可能性があります。

一方、Microsoft Teams Roomsは、会議室に設置する専用デバイスにライセンスが割り当てられるので、会議室単位でライセンスを利用します。
これにより個人のPCを接続する必要がなく、カメラやマイク、スピーカーとは自動的に接続しているので、会議開始の準備にかかる煩雑な作業が要りません。
さらに、画面共有も簡単にできるほか、ネットワークが安定するので、会議の中断も少なくなります。
専用のマイク・スピーカーを活用するため、ハウリングも起こりません。

このライセンス形態の違いは、コスト面にも影響します。
Microsoft Teamsは参加者の人数に応じてライセンス費用がかかりますが、Microsoft Teams Roomsでは会議室の数に応じて費用がかかります。


2つ目は運用方法の違いです。
Microsoft Teamsを利用する際は、参加者がそれぞれのデバイス（PC、タブレット、スマートフォンなど）にTeamsアプリをインストールし、個別に設定が必要です。
マイクやカメラの設定、音量調整なども、参加者ごとに行います。

これに対しMicrosoft Teams Roomsでは、会議室に設置された専用デバイスで一括して設定が可能です。
カメラやマイクの調整などを、管理者が一元的に設定できます。

また会議の開始も簡単です。
Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、Microsoft Teamsとの連携が最適化されているため、ワンタッチで会議を開始できます。
URLやIDの入力など、煩雑な作業も必要ありません。

Microsoft Teams Roomsの導入には、認定デバイスの導入が必要です。
様々なメーカーより、Microsoft Teams Rooms認定デバイスが提供されているので、目的や予算に合わせて選定しましょう。

必要なデバイスは以下の通りです。
・ディスプレイ：会議室の大きさに合わせて、適切な大きさのものを選択しましょう。
・カメラ：広角カメラや、人物をトラッキングするカメラなどがあります。会議室のレイアウトに合わせて選びましょう。
・マイクとスピーカー：会議室の大きさやレイアウトに合わせて、最適な機器を選定します。

すでに会議室に設置している機器がある場合には、互換性にも注意が必要です。
導入前に確認しておくようにしましょう。


また、専用ライセンスの導入も必要です。
専用ライセンスを購入し、会議室に設置するデバイスに割り当てることで使用できます。

専用ライセンスには、無料で利用できる Microsoft Teams Rooms Basicと、有料のMicrosoft Teams Rooms Proの2種類があります。

Microsoft Teams Rooms Basicでは、25室分まで使うことができます。
ZoomやWebexの会議へのゲスト参加や1:1、1:N接続、システムレベルのセキュリティなどに対応しています。

一方、Microsoft Teams Rooms Proでは、ライセンス数に制限がありません。
またBasicの機能に加えて、Teamsクラウドをまたがる会議への参加や、複数カメラのサポート、AIによるノイズ制御、デバイス分析などが利用可能です。

Microsoft Teams Roomsは専用機器を設置した会議室で利用できます。
会社や会議室の外から会議に参加する人は、Microsoft Teamsを使用して通常通りインターネットを介してWEB会議に参加できます。

Microsoft Teams Roomsを導入する際は、専用デバイスを購入する必要があり、初期費用がかかります。
特に、大型ディスプレイやハイエンドのカメラなどは、高価な製品が多くあります。
設置数が多い場合には、導入コストは決して小さくありません。

ですが、ハイブリッドワークを実現できるので、会議の効率化や生産性の向上に寄与します。
費用対効果から導入を検討することがおすすめです。

Microsoft Teams Roomsを活用するメリットはいくつかあります。

まず、最大のメリットは、参加者が個別にデバイスを用意しなくても会議に参加できる点です。
会議室に設置された専用デバイスを共有して使うので、参加者は手ぶらで会議に臨めます。

このメリットは、特に人数の多い会議で威力を発揮します。
参加者全員がノートPCを広げて設定する必要がないため、会議の準備にかかる時間を大幅に短縮できます。

またデバイスを持っていない参加者も気軽に会議に参加可能です。
社外の参加者を招く際にも、デバイスの用意を気にする必要がありません。


2つ目は、Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、操作性が優れていることです。
会議室に入室し、ディスプレイの電源を入れるだけで、自動的にMicrosoft Teamsを起動できるので、面倒な設定がいりません。

またタッチパネルを使って、会議の開始や終了、資料の共有などを簡単に操作可能。
マイクのミュートやカメラのオン・オフも、ワンタッチで切り替えられます。


3つ目は、Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、高品質な音声と映像を提供できることです。
マイクやスピーカーは、会議室の環境に合わせてクリアな音声を実現できます。
カメラも会議室の広さに合わせて、最適な画角のカメラを選択可能です。

参加者の表情を鮮明に捉えられるため、リモート参加者との一体感が生まれます。
こうした高品質な音声と映像により、対面に近いコミュニケーションが可能になるでしょう。


4つ目は、テレビ会議システムのように専用回線を必要とせず、インターネットを介して会議に参加できることです。
そのため、会議拠点を増やす場合に、専用回線を引くための工事などが不要です。
会社規模に合わせて、柔軟に会議環境を構築することができるでしょう。

Microsoft Teams Roomsを活用するデメリットもいくつかあります。

1つ目は、WEB会議システム同様、インターネット回線を用いるため、利用している回線の質に映像や音声の質が依存することです。
インターネット回線の品質が低いと、映像が固まったり音が途切れたりといったトラブルが発生する可能性があります。
Microsoft Teams Rooms専用機器を無線LANによる接続ではなく、LANケーブルを用いた有線接続することで、トラブルを軽減することができるでしょう。

2つ目は、導入後には、適切な管理とメンテナンスが必要であることです。
ソフトウェアのアップデートや、ハードウェアの不具合への対応など、継続的な運用が求められます。

特に、セキュリティ面での管理は重要です。
Microsoft Teams Roomsでは、機密情報を扱うことも多いため、適切なアクセス制御と暗号化が欠かせません。
管理体制を整えることで、Microsoft Teams Roomsを常に最適な状態に保ち、安定的な運用に努めましょう。

MAXHUB「MTRシリーズ」はMicrosoft Teams Rooms認定の専用端末です。

会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

またMTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも貢献します。

ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供可能。
初期費用を抑えて導入できます。
MTRシリーズを活用して、効果的な会議環境を実現してください。

テレビ会議システムとWEB会議システムには、それぞれの特徴とメリット・デメリットがあります。
そして「Microsoft Teams Rooms」といった新しい会議システムも登場しています
利用シーンや目的に応じて適切なシステムを選ぶことで、効果的なコミュニケーションと業務効率化につながるでしょう。
本記事を参考に、あなたのビジネスに最適な会議システムを選び、生産性の高い会議を実現してください。