WEB会議で必要なものとは。ツールからアプリ、デバイスまで網羅的に解説

コロナ禍を経てリモートワークやハイブリッドワークが普及したことで、近年、WEB会議の重要性が高まっています。
そのようなWEB会議を効果的、かつスムーズに実施するために欠かせないのが、WEB会議ツールです。

WEB会議で使用するツールは、多岐にわたります。
遠隔地との間を動画や音声でつなぐWEB会議システムだけでなく、オンラインでのアイデア出しや意見集約にはコミュニケーションツールの活用が効果的です。
さらに、スムーズなコミュニケーションを実現するためには、カメラやマイク、スピーカー、ディスプレイといったハードウェアデバイスの選定も重要です。

そこで今回は、WEB会議に欠かせないこれらのツールについて、ご紹介します。
WEB会議ツールについて正しく理解することで、WEB会議の効率性や生産性の向上を目指しましょう。

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するコミュニケーションプラットフォームです。
画面共有やチャットといった基本的な機能はもちろんのこと、オンラインでのコラボレーションに便利な機能が網羅されています。
とくに、WEB会議中以外でもチャットが利用できることが大きな特徴です。
資料やURLの共有、会議時間の設定や簡易的な報告といった、テキストでのコミュニケーションもこれ1つで実現できます。

また会議室での利用に便利なMicrosoft Teams Roomsというシステムもあります。
Microsoft Teams Roomsは、会議室に設置した専用デバイスからインターネットにアクセスし、WEB会議への参加が可能です。
専用デバイスは会議室に常設し、同じ会議室から複数人で参加する場合には、参加者がそれぞれのデバイスから参加する必要がないため、会議の準備にかかる手間と時間を削減できます。
オンラインの参加者と対面の参加者が一体となって会議を進められ、ビデオ会議システムからの置き換えとしても注目されています。

Zoomは、言わずと知れたWEB会議システムの1つです。
大人数が参加するWEB会議が開催できることが特徴で、無料プランでも最大100名まで同時参加できます。
一方で、無料プランでは最大40分という時間制限があります。
そのため、長時間の会議を実施するには有料プランへの加入が必要です。

Google Meetは、Google社が提供するWEB会議システムです。
ブラウザ上で動作するため、アプリが必要ないという特徴があります。
また、Googleカレンダーと連携しており、作成したイベントに対してWEB会議用のURLの発行がワンクリックできます。
一方で、会議以外でのチャットやファイル共有といった機能はありません。
これらはGoogleの他のアプリを使用して補完する必要があります。

これまでご紹介したWEB会議システムは、基本的な機能に差はありません。
選定の際には、利用シーンとセキュリティに注目することが重要です。

WEB会議システムの利用シーンには、社内会議のほか、顧客とのオンライン商談、大規模なウェビナーなどが挙げられます。
いずれも無料プランでは、同時参加可能な人数や時間の上限が設けられているため、具体的な利用シーンを想定して、プランを選ぶ必要があります。

また、機密情報を扱う会議では、暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能が欠かせません。
社内のセキュリティ要件に準拠しているか、あらかじめ確認するようにしましょう。

ビジネスにおいてコミュニケーションは重要ですが、会議だけではそれらすべてをカバーできません。
そうした綿密なコミュニケーションには、チャットアプリが便利です。

チャットアプリでは、テキストでのやり取りで遠隔地の相手とさまざまな情報交換ができます。
会議時間の設定やURL、資料の共有といった会議前後のコミュニケーションに役立ちます。

会議だけでは拾いきれない細かな話題についても、チャットアプリを使うことで補完可能です。
代表的なアプリとして、Microsoft TeamsやSlack、Chatworkなどがあります。

アイデアの具現化にはホワイトボードアプリが便利です。
ホワイトボードアプリは、オンライン上に仮想のホワイトボードを構築できます。
文字の書き込みや付箋、図なども使いながら、現実のホワイトボードさながらのアイデア共有が可能です。
とくに、アイデアの可視化やブレインストーミングにその真価を発揮します。
WEB会議中にホワイトボードアプリも活用することで、その効果をさらに高めることができるでしょう。

遠隔地とのコミュニケーションで、音声情報は最も重要です。
マイクやスピーカーは、パソコンやタブレットにも内蔵されていますが、その性能には限界があります。
とくに同じ会議室から複数人が同時に参加するWEB会議では、参加者の声が聞き取りづらくなるケースが多く見られます。

そこで活用したいのが、外付けの会議用マイクスピーカーです。
会議用マイクスピーカーでは、同じ空間にいる複数の参加者の声を明瞭に拾えるよう、指向性や集音範囲が調整されており、クリアな音声での会話が実現できます。

ノイズリダクションやエコーキャンセリングの機能を搭載しているデバイスでは、周囲の雑音や残響を軽減できます。

マイク・スピーカーの選定には、会議室の大きさや参加人数といった、具体的な利用シーンを想定することが重要です。
そのうえで、指向性や集音範囲、音量などの機能をチェックし、最適なデバイスを選定しましょう。

会議において、相手の表情や身振りは大切なコミュニケーション手段の1つです。
遠隔地にいる相手同士が意思疎通を図るには、高品質な映像を送信できるカメラが欠かせません。

パソコンやタブレットなどに内蔵されているWEBカメラでは性能に限界があります。
とくに内蔵カメラでは解像度や視野角に制限があり、複数人が同じ会議室から参加する場合には、適していません。

こうしたケースでは外付けWEBカメラの活用が効果的です。
広角レンズ付きのカメラは、複数人が映る会議室での使用に適しています。
また、オートフレーミング機能などを搭載しているデバイスは、よりスムーズなコミュニケーションの実現に寄与します。

長時間のWEB会議では、目の疲れを軽減するために、適切なサイズと解像度のディスプレイを使用することが重要です。
とくに複数の参加者が同じ会議室から参加する場合や、複数の共有画面を同時に表示する場合には、大型ディスプレイや複数のディスプレイの使用を検討しましょう。
ディスプレイの選定には、サイズや解像度、視野角などを考慮します。
とくにサイズは、参加者の座る位置とディスプレイの視聴距離を考え、最適なデバイスを選定しましょう。

MAXHUB「MTRシリーズ」はMicrosoft Teams Rooms認定の専用端末です。
会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にパソコンを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

また、MTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも寄与します。

ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供。
初期費用を抑えて導入できます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。

MAXHUB「All in One Meeting Board」は、WEB会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載されており、WEB会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。
最新モデルのV7シリーズには、ノングレア加工が施されており、ディスプレイへの光の映り込みを抑制します。
これにより、長時間見続けても疲れない、より目に優しいディスプレイになりました。
また、タッチパネルは従来品よりも反応速度や精度が向上。追従性に優れ、誤操作を軽減します。

ミーティングボードは、Windows OSを搭載。
これ自体が一台のパソコンとしての機能を有しています。
また、ホワイトボードとしての機能も充実しており、対面での会議やプレゼンでもその真価を発揮します。
さらに、遠隔地のミーティングボード同士を連携することで、双方から書き込みや資料の挿入が可能。
遠隔地とのコミュニケーションがより円滑化できます。
会議の生産性向上が期待できます。

WEB会議ツールの選択は、企業の規模や業務内容、セキュリティ要件などによって異なります。
本記事で紹介したツールやデバイスを参考に、自社に最適なWEB会議環境を構築してください。
適切なツールの選択と効果的な活用により、WEB会議の生産性を大幅に向上できます。
WEB会議ツールを上手に活用し、ハイブリッドワークでも効率的なコミュニケーションを実現しましょう。