美濃加茂市役所様

新型コロナウイルスの流行によりWEB会議やオンラインでの研修が増加したのですが、
WEB会議の準備には慣れた職員でも15分程度要していました。
また、慣れない職員からはどのように参加すればよいのか、システム係へ多く質問が寄せられる状態でした。

各課にシステムサポーターを設置しているのですが、
WEB会議が開催されるようになってすぐの頃は、直接システム係に質問に来る職員が少なくなく、
対応に手間と時間を取られる状況でしたね。

1つの会議室に集まり、職員に貸し出しているタブレットやPC、
個人のスマートフォンから各々でWEB会議に参加していたため、
ハウリングなどの音響トラブルがよく発生していました。
そういったトラブルへの対策として、1件のWEB会議に対して
複数の会議室を使用することもあり、会議室が足りなくなることも。

2年ほど前に初めてMAXHUB「All in One Meeting Board」（以下ミーティングボード）を知ったのですが、
そのきっかけは、近隣市町のDX担当者が集まる研修でした。

近隣市町のDX担当者と様々なお話をする中で、ミーティングボードを教えていただいたのですが、
その機能について満足度が高く、1～2台追加購入し各フロアに設置を検討しているというお話を伺い、
美濃加茂市役所にも導入できないか検討を開始しました。

前述の通り、コロナ禍以前と比較すると、美濃加茂市役所ではWEB会議が多くなっていたので、
WEB会議の際どのようにミーティングボードが使えるのか、何がよいのかを伺いました。
するとDX担当者は「音声の質がよかった」「WEB会議中のラグが少ない」
「大きなディスプレイで一同に会して資料などを見られる」「ホワイトボード機能を活用したミーティングが便利」など
多くの導入のメリットを教えていただきました。
こういったお話を伺えた事がミーティングボード導入の後押しになりましたね。

現在は本庁に2台、分庁に2台、みのかも健康プラザという市の保健センターに1台、
計5台のミーティングボードを設置し、主に2～10名程度が参加するWEB会議や研修で活用しています。

ミーティングボードを会議室に移動させて電源を入れたらすぐに開始できるので、
会議の準備時間は5分あれば終わるようになり、業務効率化に繋がっています。

ミーティングボードを導入してからは、1つの会議室にミーティングボード1台で
複数人がWEB会議に参加できるようになったため、
音響トラブルがなくなり、進行がスムーズになりました。
さらに、会議室や貸し出しているタブレットが不足することが少なくなりましたね。

分庁には技師系の課が集まっているのですが、図面を用いた会議でミーティングボードが活躍しているなど、徐々に様々な課でミーティングボードが活用されています。

2024年3月に、DXに取り組む中で導入した機器についてのアンケートを職員向けに実施しました。
すると、ミーティングボードを活用した職員からは「業務の効率化を感じられた」という声があがりました。
WEB会議・研修が大きな画面で見ることができるため、見やすくてよいと好評です。

• 

  WEB会議のみならず研修でもご活用いただいている

災害時にはどの課が何を担当するのか、あらかじめ決めているのですが、
その中で各被災地域からデータを集めることを担当する課があります。
以前実施した防災訓練では、その課でミーティングボードを活用したのですが、
被災状況をアプリで共有できるように準備しているので、アプリ上で情報を集め、
その情報が反映されたページをミーティングボード上に表示し、集約・整理を行いました。

ミーティングボードはWindows OSが搭載されており、PCのようにも使えるからこそできたことです。
初めての試みでしたがスムーズに操作できており、実際の災害発生時にも活用できそうです。
今後は災害時に本庁と分庁の行き来をせず、ミーティングボード同士で情報共有ができるようになると、
より効率的に災害対策へ取り組めるのではないかと考えています。

また、災害時には災害対策本部にてミーティングボードを活用できないか検討しています。
現場から届く情報をミーティングボード上に整理したり、
県庁や消防、病院と連携しWEB会議をしたりすることで、スムーズな対応を目指したいです。

前述の職員向けのアンケートでは、2024年3月時点で37％の職員が「ミーティングボードを活用したことがある」という回答で、
まだまだ全職員が活用できている状態ではありません。

現在はWEB会議機能を中心に活用していますが、ミーティングボードにはホワイトボード機能など、便利な機能が多く搭載されています。
各課に他の機能も使ってもらえるよう、周知をしていきたいですね。
既に有効活用している職員の声を、他の職員が確認できる掲示板に掲載することで、さらに利活用を促進できたらと考えています。

また、昨今は業務量が増加しても職員数は増えない人材不足という課題があるため、
ミーティングボードのようなICT機器をうまく活用し、
一人一人の業務負担量を減らしていき、生産性を向上していけたらと考えています。

さらに、ミーティングボード同士で共通のホワイトボードに書き込めるホワイトボード共有機能を活用して、
周辺の市町村とWEB会議をすることで、より円滑な会議を実現できたらとも考えています。
まずは本庁と分庁とで実践してみたいですね。