大阪市港区役所様

大阪市の港区は川に囲まれている立地です。
また海も近いので災害（特に水害）に対する意識が高く、地元の地域活動協議会を中心とした地域活動も活発です。
区役所では災害が起こった場合、災害対策本部を設置して、
職員が被害を受けた現場へ出向いて情報を集めます。そして対策本部は情報を集約し、対策の指揮を執ります。

ある時災害対策の訓練を受けたのですが、「ここで事故が起きた」「ここで火事が起きた」「ここには一人で動けない人がいる」という情報を、
模造紙に書き出していたんですね。
集められた情報は、その度に書き出していき、模造紙が足りなくなったら足していくことを繰り返していました。

この訓練に参加した時、正直「アナログすぎないか？」と感じました。
災害時は刻々と状況が変わり、迅速な判断が求められます。
それならば、もっと効率的に情報集約をし、素早い意思決定ができる状態を作らなければいけないのでは、と感じました。

もちろん、災害時に電気が止まることもあるかもしれません。
なので、アナログで対応する訓練が全く必要ないわけではないんです。
ただ、その時の訓練は、「水害が起きたが、電気もネットも通じている状態」を想定したものでした。であれば、より状況に適したやり方があるはずです。

災害対策というのは、災害が起きるたびにノウハウや経験が蓄積されていくものです。
その蓄積されたものを次に活かさなければ意味がないのですが、果たして、模造紙に書き込んだものを見返したり、データ化したりするでしょうか。
そういった課題意識から、何か解決するための糸口がないかと模索していました。

MAXHUB All in One Meeting Board（以下MAXHUB）があることで今後の災害対策を強化していけると確信し、導入を決めました。

先ほどもお話しした通り、実際に災害が起きたときは、区役所の職員が現場へ出向いて状況を確認し、災害対策本部で情報を集約し共有します。
MAXHUBがあれば、遠隔地との情報共有に便利な機能が多数備わっていますので、わざわざ区役所に戻る必要がなく、現場からそのまま画像での情報共有が可能になります。
ホワイトボード機能で、エリアごとにページを分けてまとめることもできますし、映像が必要な場合はTeamsやZoomを繋ぐこともできます。
また、電源1つ押せば立ち上がり、PCなしであらゆる機能を使うことができるのも便利です。

「こういう使い方できないかな？」と頭に浮かんだことは大抵できるんですよね。

データ化して保存することも簡単なので、今までの災害対策と比較して革新的な進化を遂げられると思っています。

また、今回港区役所では2台のMAXHUBを導入したのですが、これには狙いがありまして、災害対策本部を5Fと6Fに分けて運用していく予定です。
5Fを現場の情報収集をする場所、6Fは意思決定をする場所と想定しています。

というのも、災害時はただでさえ人が出入りし、情報が飛び交って混乱します。なので、5Fで現場の職員が情報を集約・整理し、
その整理された情報を本部が6Fで俯瞰してみて意思決定し、それをまた5Fに指示として伝えることで、より効率的で迅速な対応ができるようになると考えました。

この、5Fと6Fを繋ぐのがMAXHUBのホワイトボード共有機能です。
音声共有もできますので、必要なときは声で意思疎通を図りつつ、それぞれの役割に集中することができます。

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  音声共有しながら5Fと6FのMAXHUBを繋いでホワイトボード共有をしている様子

私たちは区役所なので、大阪市の公金を使って導入させてもらいます。
そうなると購入前に、どれだけ使いこなせて、どれだけ効率化できるか、具体的にイメージできる必要がありました。

他社でもこういった電子黒板はいろいろな製品が出ています。
高価なもの、機能が多いもの、安さでいえば本当にモニターとしての機能だけを有するものまで。
ただ、こういったものは望んでいる機能がなかったり、価格が高価すぎたりと、あまり魅力的には思えませんでした。

展示会などにも足を運び、実際に色々な製品を見て・触って・比較した結果、
MAXHUBは防災対策や研修といった使い方で活用でき、会議室に導入するイメージが湧きました。
そして競争入札の結果、MAXHUBが導入となりました。

高価ではありますが、それ以上の価値を生み出せるものだと思うので、非常にいい買い物ができたのではないかと考えています。

費用対効果という点では、研修の例も挙げられます。
区役所内で行う研修も、コロナ禍では密を避けるために1回の参加人数を減らす必要がありました。
そして、全員が受けるためには実施回数を従来よりも増やさなくてはいけませんでした。しかし、そうすると研修費用がかさんでしまいますよね。

MAXHUBを入れれば、5Fと6Fで同時開催することができ、1回で受けられる人数を倍にすることができます。
他のモニターで画面共有をすれば、さらに開催会場を増やすことができます。
つまり、回数ではなく会場数を増やして、問題をクリアすることができるのです。

MAXHUBを選んだ理由で、もう1つ重要なことがあります。
それは、操作が簡単であること。

今でこそ職員は全員スマホを持っていますが、2018年の大阪北部地震が起こった際は、まだガラケーを使っている人も少なくありませんでした。
大阪北部地震を経て、職員はスマホを持とう、LINEでやりとりをしよう、という流れができましたが、それまではPCは触れるけど、
携帯はガラケーでいい、という人が一定数いて、その人たちの意識を変えていかなければいけませんでした。
それくらい、当時は個々のデバイスの利用率や知識に差がありました。

現在はほとんどの職員がスマホユーザーになりましたが、新しい機器を導入する際にはやはり、よりシンプルな操作性のものが求められます。
技術が高くなればなるほど、ついて来られない人が出てきてしまいますからね。

そういった点では、MAXHUBはスマホを触ることができるユーザーであれば誰でも使うことができるくらいシンプルで簡単です。
実際にMAXHUBの研修などを行なっていても、全世代から好評です。

まさに望んでいた機能と操作性が備わっているデバイスだと思います。

大阪市の中で、港区役所が最初にMAXHUBを導入しました。
できれば大阪市だけでなく、いろいろな自治体でこういった災害対策のDX化が進んで欲しいと思います。
2020年のコロナ初期に、モニターやカメラ・マイクをとりあえず一式揃えて、以降アップデートされていないというところも多いと思います。
複数の端末を繋ごうとすると、配線周りが複雑になり、セッティングに苦手意識を持つ人も少なくありません。
わかる人だけが接続できる、という状況は効率的ではありませんよね。
より良い環境を作れるのであれば、アップデートしていくべきだと思います。

私としては、できれば大阪市の他の部署にも導入してほしいですね。
実際に使って、触ってもらったらどんな機器かわかりますし、「よくなる。」というのを肌身で感じられると思います。