新しい働き方を後押しする。ハイブリッド会議の快適性を高めるBYOM機能とは

オフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークが近年注目を集めています。
ハイブリッドワークの導入にあたって看過できないのが、会議のあり方です。

会議はビジネスの意思決定のための重要な手段です。
会議について尋ねたアンケート調査(*1)によると、1週間で会議に関わる時間は約5時間(*2)、じつに業務の10％(*3)にものぼることがわかりました。
そんな会議のあり方を見直し効率化することが、ハイブリッドワーク、ひいては業務全体の生産性向上につながるのです。

そこで、この記事ではハイブリッド会議で気をつけるべき課題と、その解決策としてMAXHUB製品の「BYOM機能」について解説。
技術的課題やセキュリティリスクを軽減するおすすめのデバイスも、合わせてご紹介します。

*1 セルフ型ネットリサーチ| Fastaskでのアンケート結果（調査期間：2024年05月20日～　サンプル数：660）
*2 （33分＋50分）×3.7回＝307.1分
*3 1週間あたりの労働時間が40時間（8時間×5日）として

ハイブリッドワークは、従来のオフィスでの勤務と、自宅やサテライトオフィスから出社するリモートワークとを柔軟に組み合わせた、新しい働き方です。
ハイブリッドワークでは、業務の性質、従業員個人の体調や家庭の状況に応じて、オフィスワークかリモートワークかを選択できます。

ハイブリッドワークの形態は、企業や個人によってさまざまです。
たとえば、週に2日をオフィスで過ごし、3日は在宅で働くようにパターン化するケースや、プロジェクトの進捗に応じて働く場所を選択するなど、多様な形態があります。

ハイブリッドワークは、従業員のワークライフバランスの向上や、通勤時間の削減によるストレス軽減、br> さらには企業のオフィスコスト削減など、さまざまな効果が期待できます。

一方で、ハイブリッドワークを成功させるためには、適切な技術インフラの整備、効果的なコミュニケーション戦略の策定、br> そして新しい働き方に適した組織文化の醸成が不可欠です。

ハイブリッドワークの特徴やメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
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近年注目されるハイブリッドワークと、その生産性向上が期待できる会議DX

会議は、ビジネスにおいて欠かせない意見交換や意思決定の場です。
先述の通り、会議について尋ねたアンケート調査によると、1週間で会議に関わる時間は約5時間、じつに業務の10％にものぼります。

加えて、近年はリモートワークの普及に伴って、WEB会議も頻繁に行われるようになりました。
従来の会議は、参加者が同じ場所に一堂に会するものでしたが、WEB会議が導入されたことで、会議そのもののあり方も大きく変化しています。

企業としての競争力を高めるためには、業務リソースのなかで大きな割合を占める会議のあり方や進め方、
IT設備やインフラリソースを見直し、新たな会議環境を構築することや、会議の効率化を目指す「会議DX」が重要だと私たちは考えています。

「会議DX」については、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらの記事もぜひ合わせてご覧ください。
変化する会議のあり方、進め方。いま求められる会議DXについて解説

ハイブリッド会議における技術的な問題は、円滑なコミュニケーションを妨げる大きな障壁となります。
なかでも頻発するのが、音声や映像の品質低下です。
インターネット接続の不安定さやデバイスの性能不足により、音声が途切れたり、映像が遅延したりすることがあります。
また、複数の参加者が同時に発言する際の音声の混線や、ハウリングも看過できない問題です。

こうした問題は、会話の流れを中断させ、参加者の集中力が低下する恐れがあるほか、リモート参加者とオフィス参加者との間に情報格差を生み出しかねません。

こうした技術的問題を解決するためには、まず適切な機器とソフトウェアの選定が重要です。
高品質なカメラ、マイク、スピーカーを導入することで、音声や映像の品質を向上させることができます。

マイク・スピーカーについては、以下の記事で詳しく解説しています。
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WEB会議に便利なマイクスピーカーで会議DXを実現！特徴や選び方を解説

また、安定したインターネット接続を確保するため、有線LANの使用や帯域幅の拡大の検討が必要でしょう。
さらに、クラウドベースの会議プラットフォームを活用することで、デバイスやOSの違いによる互換性の問題を軽減できます。

技術的なトラブルに迅速に対応するため、IT支援チームの設置や、参加者向けの技術サポートマニュアルの作成も効果的です。
定期的な機器のメンテナンスや、ソフトウェアのアップデートも忘れてはいけません。
加えて、参加者全員に対する技術的なトレーニングを実施し、基本的な操作方法やトラブルシューティングのスキルを身につけてもらうことで、
会議の円滑な進行が可能になります。

ハイブリッド会議におけるコミュニケーションの難しさは、参加者間の対等な発言を阻む大きな問題です。

オフィスにいる参加者とリモートでの参加者との間で、情報の非対称性が生じやすくなります。
オフィスの参加者は、その場の雰囲気や非言語的なコミュニケーションを直接感じ取ることができます。
一方、リモートの参加者はそれらを十分に把握できません。
また、発言のタイミングを図ることも難しく、リモートの参加者が議論に加わりにくい状況が生まれがちです。
さらに、チームの一体感や信頼関係の構築、創造的な議論の展開といった、対面でのコミュニケーションが得意とする側面が損なわれる可能性もあります。

効果的なコミュニケーションを実現するには、会議の進行役（ファシリテーター）の役割が重要です。
ファシリテーターは、リモート参加者と対面参加者の間のバランスを取り、全員が平等に発言できる機会を提供します。
具体的には、定期的にリモート参加者に声をかけ、その意見を積極的に求めることが効果的です。
また、会議の冒頭で会議のルールを設定し、発言の仕方や手順を明確にすることで、スムーズなコミュニケーションを促進できます。

視覚的な要素を活用することも重要です。
画面共有機能を使って資料を表示したり、ホワイトボードツールを活用したりすることで、議論の可視化と理解を促進できます。
さらに、会議の前後に雑談の時間を設けることで、チームの一体感や信頼関係の醸成につながるでしょう。

ハイブリッド会議におけるセキュリティリスクは、企業の機密情報保護において重大な懸念事項です。
リモート参加者が使用する個人所有のデバイスや家庭のネットワークは、企業の管理下にないためセキュリティ脆弱性のリスクが高まります。
悪意のある第三者による会議への不正アクセスや、通信の傍受によるデータ漏洩などには、高いリスクを伴います。
これらのリスクは、企業の信頼性や競争力に大きな影響を与えるため、適切な対策が欠かせません。

ハイブリッド会議のセキュリティ対策を強化するには、技術的、運用的、教育的な側面からの総合的なアプローチが必要です。
まず、セキュアな会議プラットフォームの選択が欠かせません。
エンドツーエンドの暗号化機能や、強力な参加者認証機能を備えたツールを選択しましょう。
また、仮想プライベートネットワーク（VPN）の利用を義務付けることで、通信の安全性を高めることができます。

運用面では、会議への参加にパスワードを設定したり、待機室機能を活用したりすることで、不正アクセスのリスクを軽減できます。
加えて、機密情報の取り扱いに関するガイドラインを策定し、画面共有時の注意点や、会議の録画・保存に関するルールを明確にすることが重要です。
さらに、従業員に対してセキュリティ意識向上のためのトレーニングを定期的に実施し、最新の脅威や対策について周知することが効果的です。

MAXHUB製品のBYOM（Bring Your Own Meeting）機能は、ハイブリッド会議における機材トラブルを大幅に軽減する機能です。
MAXHUB製品を備え付けた会議室からハイブリッド会議に参加するとき、参加者は自身のPCやソフトウェアを使用して会議に参加できます。

BYOM機能は、さまざまな会議プラットフォームとの互換性が高く、Microsoft TeamsやZoom、Google Meetなど、主要なアプリケーションとシームレスな連携を実現。
また、ワンタッチ操作で会議を開始できるため、セットアップにかかる時間と手間を大幅に削減できます。

さらに、高品質な音声と映像を提供するMAXHUB製品と組み合わせることで、通信品質の問題も軽減されるでしょう。

MAXHUB製品のBYOM機能は、セキュリティリスクの軽減にも大きく貢献します。
BYOM機能搭載のMAXHUB製品とPCの接続には、付属のワイヤレスドングルをPCに接続するだけ。
ディスプレイ・カメラ・マイク・スピーカーをネットワーク接続する必要はありません。
業務で使用するPC環境からWEB会議にアクセスできるため、周辺機器への接続にかかる煩雑な作業を軽減しながら、より快適かつセキュアなハイブリッド会議を実現できます。

このようにMAXHUB製品のBYOM機能は、高いセキュリティ要件をクリアしつつ、ハイブリッド会議の効率性と生産性の向上に寄与できるのです。

1つ目は、MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下：ミーティングボード）です。
ミーティングボードは、ハイブリッド会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
ハイブリッドワークはもちろん、あらゆる会議の最適化を実現します。

ミーティングボードには、ディスプレイのほか、オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載。
ハイブリッド会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。

ハイブリッド会議には、ミーティングボードから入室可能。
外部機器への接続は一切不要なので、会議準備にかかる時間や工数を大幅に削減できます。

BYOM（Bring Your Own Meeting）機能を搭載。
お手持ちのPCとミーティングボードとの接続は、付属のワイヤレスドングルをPCに指してボタンを押すだけ。
いつものパソコンから、ミーティングボードのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続が可能です。

さらに、ミーティングボードには、ホワイトボード機能を備えた高精細タッチパネルディスプレイを搭載。
反応速度や精度が向上し、従来品よりも追従性が良く、誤操作を軽減します。
加えて、赤外線遮断検出方式のタッチパネルでありながら、パームリジェクション機能を実装しており、手が画面に触れていても書き込むことが可能です。

2つ目は、MAXHUB「ミラーリングディスプレイⅡ」とMAXHUB「Sound bar SEⅡ」の組み合わせです。
WEB会議以外にも、プレゼンなどでPC画面を投影したい、会議室のレイアウトや広さに合わせたディスプレイを検討している方におすすめの組み合わせとなっています。

Sound bar SEⅡは、WEBカメラ、マイク、スピーカーが一体となったデバイスです。
マイクの集音範囲は最大8m。
ノイズリダクション機能やエコーキャンセル機能を搭載し、発言者の声をしっかり拾います。
また、発言者と本体との距離に関係なく音を自動で最適化。
声が聞こえにくい、といったWEB会議のストレスを軽減できます。

高性能カメラには、オートフレーミング機能を搭載。
顔検出と音源定位機能により、カメラが発言者に自動的に追従し、発言者が変わっても、カメラやマイクの位置調整は必要ありません。

ミラーリングディスプレイⅡは、ワイヤレスドングル2点が標準装備。
PCに挿し、ボタンを押すだけでの簡単操作で画面投影が利用できます。
また、ミラーリングディスプレイⅡとSound bar SEⅡは自動的に連携。
周辺機器への接続にかかる煩雑な作業を軽減します。

サイズ展開は、43〜98型と多彩なラインナップを提供。
シンプルさと安全性を兼ね備えた投影用ディスプレイは、あらゆるオフィスで活躍します。

3つ目は、MAXHUB「Mirroring BoxⅡ」とMAXHUB「Sound bar SEⅡ」の組み合わせです。
Mirroring BoxⅡは、PCとディスプレイを接続する専用デバイス。
付属のワイヤレスドングルをPCに挿し、ボタンを押すだけの簡単操作で、ディスプレイへの画面投影が可能です。

すでに会議室に導入されているディスプレイのワイヤレス化を実現。
ケーブルの取り回しが要らない、すっきりとした会議環境を構築できます。

また、Mirroring BoxⅡとSound bar SEⅡは自動的に連携。
周辺機器への接続にかかる煩雑な作業を軽減します。

ハイブリッドワークの普及に伴い、ハイブリッド会議の重要性が増しています。
しかし、技術的問題、コミュニケーションの難しさ、セキュリティリスクなど、さまざまな課題が存在することも事実です。
これらの課題を克服するためには、適切な技術の導入と運用方法の改善が欠かせません。

MAXHUB製品のBYOM機能は、こうした課題に対応し、ハイブリッド会議の質を向上できます。
Mirroring BoxⅡやSound bar SEⅡ、ミラーリングディスプレイⅡ、ミーティングボードなど、オフィスの会議環境に合わせた最適なデバイスを組み合わせることで、より生産的で効率的な会議環境を実現します。

これらの取り組みは、ハイブリッド会議の効果を最大限に引き出し、組織全体の生産性と競争力の向上に寄与するでしょう。