ハイブリッドワークで生産性向上へ！求められる環境や導入企業事例を紹介

コロナ禍を機に、多くの企業では働き方の変更を余儀なくされました。
一時期はリモートワークが普及したものの、社員間のコミュニケーションやメンタルヘルスにおける問題を抱えていました。
そこで、近年オフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークに注目が集まっています。
効果的なハイブリッドワークの導入には、さまざまな取り組みが求められます。
そこでこの記事では、ハイブリッドワークの導入について、求められる環境について解説。
導入企業の事例についてもご紹介します。

ハイブリッドワークは、従来のオフィスでの勤務と、自宅やサテライトオフィスから出社するリモートワークとを柔軟に組み合わせた、新しい働き方です。
ハイブリッドワークでは、業務の性質、従業員個人の体調や家庭の状況に応じて、オフィスワークかリモートワークかを選択できます。

ハイブリッドワークの形態は、企業や個人によってさまざまです。
たとえば週に2日をオフィスで過ごし、3日は在宅で働くようにパターン化するケースや、
プロジェクトの進捗に応じて働く場所を選択するなど、多様な形態があります。

ハイブリッドワークは、従業員のワークライフバランスの向上や、通勤時間の削減によるストレス軽減、
さらには企業のオフィスコスト削減など、多くのメリットをもたらします。

一方で、ハイブリッドワークを成功させるためには、適切な技術インフラの整備、効果的なコミュニケーション戦略の策定、
そして新しい働き方に適した組織文化の醸成が不可欠です。

ハイブリッドワークの特徴やメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらの記事もぜひ合わせてご覧ください。
近年注目されるハイブリッドワークと、その生産性向上が期待できる会議DX

フリーアドレスは、固定席を廃止し、従業員が自由に席を選べる仕組みです。
一方、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）で、集中スペースやハドルスペースなどを備え、業務内容に応じて最適な場所で働けるようにする仕組みです。
これらの導入により、スペース効率の向上、コスト削減、部門を越えたコミュニケーションの活性化、柔軟な働き方の実現などのメリットが期待できます。

ただし、導入にあたっては会議室予約システムやロッカーの設置など、運用面での工夫が必要です。
また、清潔な環境維持のため、使用後のデスクの消毒や整理整頓の徹底も求められます。

ハドルスペースは、ハイブリッドワーク環境において重要性が増している小規模な会議空間です。
少人数での打ち合わせや突発的なミーティングに適しています。

効果的なハドルスペースの設計には、いくつかの重要な要素があります。
柔軟性を確保するため、可動式の家具を使用し、レイアウトを簡単に変更できるようにしましょう。
また、ビデオ会議システムを備えつけることで、リモートワーカーとの連携をスムーズにします。
さらに、適切な音響設計により、周囲の騒音を遮断し、機密情報を確保します。

サテライトオフィスは、従業員の居住地近くに設置する小規模なオフィスです。
これにより、通勤時間の削減とワークライフバランスの向上が期待できます。
また、サテライトオフィスは地域分散型の働き方を可能にし、災害時のリスク分散や地方創生にも貢献します。

設計においては、メインオフィスと同等の設備やセキュリティレベルの確保が必要です。
さらに、地域の特性を活かしたデザインや地元企業とのコラボレーションスペースの設置など、立地を活かした付加価値の創出も検討すべきでしょう。

ハイブリッドワーク環境では、コミュニケーションツールの効果的な活用が欠かせません。
コミュニケーションツールには、ビデオ会議システムやホワイトボードアプリ、チャットアプリといったソフトウェアのほか、
高性能なマイクやスピーカー、カメラ、モニターといったハードウェアデバイスが必要です。

ハイブリッドワークに欠かせないコミュニケーションツールについては、以下の記事も合わせてご覧ください。
WEB会議で必要なものとは。ツールからアプリ、デバイスまで網羅的に解説

ハイブリッドワークの成功には、オフィスワークとリモートワークのバランスが重要です。
定期的に対面でのミーティングを設けることで、チームの一体感を醸成し、深い議論や関係構築を促進します。
一方、日常的なコミュニケーションには、チャットやビデオ会議を活用し、リアルタイムの情報共有と迅速な意思決定を実現します。

ハイブリッド会議では、会議室にMicrosoft Teams Roomのようなシステムを導入することで、リモートからの参加者との情報格差を減らすことが重要です。
また、すべての参加者に均等に発言の機会を設けるなど、リモートでの参加者の意見も積極的に求めましょう。

物理的なツールを使用する際は、ミーティングボードのようなツールを活用することで、リモートでの参加者との情報共有を円滑にするなどの工夫が必要です。

ハイブリッド会議を円滑化する会議システムについては、こちらの記事も合わせてご覧ください。
WEB会議で必要なものとは。ツールからアプリ、デバイスまで網羅的に解説

ハイブリッドワークでのチームビルディングには、従来とは異なる創造的なアプローチが求められます。
オンラインでのランチ会やゲーム会など、社員が交流できるカジュアルな交流の機会を設けることが重要です。
ミーティングの冒頭にはアイスブレイクを取り入れ、参加者の緊張をほぐしコミュニケーションを促します。

また、バーチャルオフィスツールを活用することで、オンライン上での偶発的な出会いや会話を促進できます。
チームの目標や進捗状況を可視化するオンラインダッシュボードを作成し、全員で共有することも効果的です。
さらに、チームメンバーのスキルや知識を共有するセッションを定期的に開催することで、相互学習の機会を創出し、チームの結束力を向上できます。

会議の質向上を目指す株式会社トーカン様では、独自の「会議生産性」評価基準を導入して改革に取り組んでいました。
しかし、コロナ禍でWEB会議が増加し、準備の手間や音声・画面の質により会議の質が低下。

そこで、MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下：ミーティングボード）を導入いただきました。
カメラ、マイク、スピーカー、Windows OSが一体化しPCのように操作でき、ワンタップで会議を開始できる点が決め手となったそうです。

導入後、WEB会議の質と業務効率が向上し、ストレスフリーな会議が実現できたとのお声をいただきました。
さらに、対面会議でもプレゼンやホワイトボード機能を活用し、会議の質が向上。
準備に要する時間が短縮され、誰が話しているかも分かりやすく、映像もきれいに映るので、
ミーティングボード1台で抱えていた問題を全て解決できたそうです。

それだけではなく、ミーティングボードの活用が社内で浸透したことで、
WEB会議の質向上だけでなく、プロジェクターやホワイトボードの代わりとして、
対面での会議やプレゼンの質の向上も実現したそうです。

株式会社トーカン様のミーティングボード導入事例については、こちらの記事も合わせてご覧ください。
株式会社トーカン様―WEB会議の質向上を目指して

ミーティングボードは、WEB会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
ハイブリッドワークはもちろん、あらゆる会議の最適化を実現します。

ミーティングボードには、ディスプレイのほか、オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載。
ハイブリッド会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。

WEB会議には、ミーティングボードから入室可能。
外部機器への接続は一切不要なので、会議準備にかかる時間や工数を大幅に削減できます。

また、BYOM（Bring Your Own Meeting）機能を搭載。
お手持ちのPCとミーティングボードとの接続は、付属のワイヤレスドングルをPCに挿してボタンを押すだけ。
いつものPCから、ミーティングボードのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続が可能です。

さらに、ミーティングボードには、ホワイトボード機能を備えた高精細タッチパネルディスプレイを搭載。
遠隔地のミーティングボードと連携すると、双方からペンでの書き込みや資料の挿入ができるので、
遠隔地ともリアルで集まったときのようなスムーズな会議が実現できます。

MAXHUB「MTRシリーズ」はMicrosoft Teams Rooms認定の専用端末です。
会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

またMTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オフィスとリモートの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも貢献します。
ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供可能。
初期費用を抑えて導入できます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。

MTRシリーズの解説記事はこちらからご覧ください。
ハイブリッドワークを快適にするMicrosoft Teams Roomsとは？ ライセンスや専用デバイスについて解説！

ハイブリッドワークは、従来の固定的な働き方にとらわれない柔軟な労働形態として、今後ますます普及していくと考えられます。
MAXHUB製品のようなデバイスを活用することで、オンラインでもリアルさながらの会議を、より簡単で効果的に実現できます。
ハイブリッドワークは、単なる働き方の変更ではなく、企業のカルチャーや組織のあり方を見直す大きな機会といえるでしょう。
この新しい働き方を通じて、企業の生産性向上と従業員のワークライフバランス向上の両立を実現し、
持続可能な組織づくりを進めていくことが、今後の企業経営に求められるのです。