変化する会議のあり方、進め方。いま求められる会議DXについて解説

会議は、ビジネスにとって欠かせない意見交換や意思決定の場です。
会議について尋ねたアンケート調査(*1)によると、1週間で会議に関わる時間は約5時間(*2)、じつに業務の10％(*3)にものぼることがわかりました。

加えて、近年はリモートワークの普及に伴って、WEB会議も頻繁に行われるようになりました。
従来の会議は、参加者が同じ場所に一堂に会するものでしたが、WEB会議が導入されたことで、会議そのもののあり方も大きく変化しています。

企業としての競争力を高めるためには、業務リソースのなかで大きな割合を占める会議のあり方や進め方、IT設備やインフラリソースを見直し、新たな会議環境を構築することが求められているのです。

こうしたなか、私たちナイスモバイルでは会議DXを提唱。
会議の効率化による生産性向上をサポートしています。

そこで、今回はいまの時代にあるべき新しい会議のあり方や進め方について、解説します。

*1 セルフ型ネットリサーチ| Fastaskでのアンケート結果（調査期間：2024年05月20日～　サンプル数：660）
*2 （33分＋50分）×3.7回＝307.1分
*3 1週間あたりの労働時間が40時間（8時間×5日）として

会議とは、ビジネスにとって欠かせない意見交換や意思決定の場です。
複数の人が集まり、特定のテーマについて情報共有や意見交換を行い、意思決定を行います。
ビジネスにおいて、会議は組織の方向性を決定したり、問題解決のアイデアを出し合ったり、プロジェクトの進捗を確認したりするなど、多岐にわたる目的で行われます。

1つ目は、時間の有効活用です。
前述のように、会議に費やす時間は業務の約10％を占めています。
この時間を効率的に使うことで、他の業務により多くの時間を割くことができます。

2つ目は、意思決定の迅速化です。
効率的な会議は、より迅速な意思決定につながります。
とくに昨今は先行きが不透明で、社会環境の変化も激しいため、小回りの効く意思決定プロセスが重要といえます。

3つ目は、参加者の満足度向上です。
効率的で生産的な会議は、参加者のモチベーションを高めます。
それにより、組織全体の求心力や生産性の向上に寄与するのです。

経営課題を解決し、企業としての優位性を確立するため、企業がまず取り組むべきは、会議の質の向上です。
そのために、私たちナイスモバイルでは「会議DX」を提唱しています。

会議は、意思決定がなされるビジネスのなかでも重要な場面です。
コミュニケーションのあり方を見直し、IT設備やインフラリソースを見直すことで、企業としての競争力を高めるための新たな会議環境の構築が求められているのです。

私たちナイスモバイルでは、企業の競争力を高める会議環境を構築するためのさまざまなサポートを展開しています。
ここからは、会議DXと合わせて実装したい、新たな会議のあり方や進め方について解説します。

会議の開始・終了時間を厳守することはもちろん、議題ごとに適切な時間配分を決めることが大切です。
タイムキーパー役を設置することで、より厳格な議事進行が可能になります。

また、会議の準備にかかる時間や工数の削減も大切です。
会議について聞いたアンケート調査(*1)によると、1週間で会議に関わる時間は約5時間(*2)、じつに業務の10％(*3)にものぼることがわかりました。
一つひとつの会議にかかるコストはわずかなものの、それも量が増えれば看過できない問題になります。

準備時間の削減には、チャットツールやペーパーレス化が効果的です。
目的や議題の確認や資料の共有などをチャットツールで事前に済ませることで、会議にかかる時間や手間を削減できます。

さらに、会議に出席するためには移動時間がかかります。
移動時間の削減には、WEB会議の活用が効果的です。
在宅勤務でも会議に参加できるようWEB会議を実施したり、支店間でWEB会議システムを導入したりすることで、移動時間の削減につながります。

コロナ禍を経て、リモートワークが普及したことで、近年はWEB会議が多く実施されるようになりました。
WEB会議の実施には、最適なWEB会議ツールの選択が欠かせません。
自社の適切なWEB会議ツールを選択することで、より効果的なWEB会議が実現できます。

WEB会議ツールについての詳しい内容や選び方のポイントは、こちらの記事で詳しく解説しています。

WEB会議を効果的に進めるためには、事前準備が重要です。
ネットへの接続テストや資料の共有などを事前に行うことで、スムーズに会議を開始できます。
また、参加者全員のカメラをオンにすることで、対面会議に近い環境を実現できます。
さらに、発言ルールの明確化をしたり、コメントや絵文字によるリアクション、投票などの機能をうまく活用したりすることで、コミュニケーションを活発化できます。

アイデアの可視化にはホワイトボードが便利です。
従来の会議でも積極的に使われてきたホワイトボードですが、最近ではオンラインで利用できるホワイトボードツールも登場しています。
ホワイトボードツールでは、オンラインの参加者も文字の書き込みのほか、図表や付箋も利用可能。
遠隔地の参加者ともリアルの会議さながらに、議論を活性化させることが期待できます。

WEB会議には、対面会議とは異なる注意点があります。
まず、通信環境の確認が重要です。
接続の安定性やセキュリティには注意しましょう。

また、バックグラウンドノイズへの配慮も必要です。
ノイズキャンセル機能などをうまく活用することで、相手の発言を聞き取りやすい環境を整えましょう。

さらに、複数の参加者が同じ会議室から入るようなWEB会議では、オンラインでの参加者も発言しやすくする工夫が必要です。
WEB会議では、非言語コミュニケーションの限界を意識し、より明確な言語化を心がけましょう。

心理的安全性とは、参加者が自由に意見を述べたり、質問したりできる環境を指します。
心理的安全性を確保するためには、いくつかの点に注意が必要です。

発言の際は、批判するのではなく、建設的なフィードバックを心がけましょう。
また、失敗を学びの機会として捉える文化を醸成することも重要です。
すべての意見を尊重し、傾聴する姿勢を示すことで、参加者は自由に意見を述べやすくなります。

会議の進め方でも心理的安全性を確保できる工夫があります。
たとえば、会議の開始時にはアイスブレイクを実施してみましょう。
短い自己紹介や近況の共有、簡単なゲームなどを通じて、参加者がリラックスした状態になれるよう促します。
これにより会議内でのコミュニケーションを活発化させます。

また、会議の進行役としてファシリテーターを設定することも重要です。
議論の方向性を保ちながら、すべての参加者が発言できるよう配慮することが求められます。

さらに、参加者の積極的な発言を促すためには、質問技法を活用しましょう。
オープンエンド質問や具体化を促す質問、比較質問といった、さまざまな質問技法を適切に使い分けることで、より活発な議論を促せます。

会議で必要な情報は事前に共有しましょう。
たとえば必要な資料は、チャットツールで参加者に配布。
事前に資料を読んでもらうことで、会議時間を有効活用できます。
また、会議の目的や議題も明確化し、事前に参加者に共有することが大切です。
これにより、参加者が準備を整えて会議に臨め、会議がスムーズに行えます。

会議の目的に応じて適切な参加者を選定し、各参加者の役割を事前に決めておくことが重要です。
ファシリテーター、タイムキーパーなどの役割を明確にすることで、会議の進行がスムーズになります。

会議後のフォローアップには、AIツールの活用が効果的です。
WEB会議の場合は、会議の録画を設定しておきましょう。
そのデータをAIツールに読み込ませることで、議事録の作成や決定事項の確認を自動化できます。

適切な会議環境を整えることは、企業のイメージアップにもつながります。
WEB会議を効果的に実施できる環境が整うことで、自宅やサテライトオフィスからのリモートワークも実施しやすくなります。
これにより、オフィスワークとリモートワークを組み合わせるハイブリッドワークのような、より柔軟な働き方を実現。
イメージアップによる新たな人材の確保も期待できます。

ハイブリッドワークの導入には、オフィスワーカーもリモートワーカーも参加できるハイブリッド会議の実装が欠かせません。
ハイブリッド会議を快適に行うためには、適切な会議環境整備が必要です。
とくに拠点となるオフィスには、高性能なカメラやマイク、スピーカー、大型ディスプレイを設置した会議室を用意することで、リモートワーカーとも円滑なコミュニケーションが可能になります。

ハイブリッド会議の環境が整えば、遠隔地とのコミュニケーションはより円滑になります。
遠隔地にいる相手とも、同じ空間にいるかのように気軽に話しかけ、打ち合わせができることで、社内のコラボレーションも加速するでしょう。
また、プロジェクト管理ツールやインタラクティブホワイトボードを導入することで、進捗状況やアイデアの共有も容易になります。

MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下、ミーティングボードという）は、会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載されており、会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。

ミーティングボードは、Windows OSを搭載。
これ自体が一台のパソコンとしての機能を有しています。
また、ホワイトボードとしての機能も充実しており、対面での会議やプレゼンでもその真価を発揮します。
さらに、遠隔地のミーティングボード同士を連携することで、双方から書き込みや資料の挿入が可能。
遠隔地とのコミュニケーションがより円滑化できます。

このように、ミーティングボード一つで、会議DXを実現。
WEB、リアルを問わず、さまざまな会議での生産性向上に寄与します。

MAXHUB「MTRシリーズ」はMicrosoft Teams Rooms（以下：Teams Rooms）認定の専用デバイスです。

Teams Roomsは、Microsoft社が提供する会議室ソリューションです。
会議室にあらかじめ専用デバイスを設置するので、会議の準備にかかる時間を大幅に削減できます。
また、リモート参加者の顔を大型ディスプレイに大きく映し出しながら、マイク・スピーカー・カメラが連携。
まるで同じ部屋にいるような臨場感を演出します。

Teams Roomsについては以下の記事で詳しく解説しています。
こちらも合わせてご確認ください。
ハイブリッドワークを快適にするMicrosoft Teams Roomsとは？ ライセンスや専用デバイスについて解説！

会議への参加は、タブレットからワンタッチ。
会議室にいるメンバーは個別にパソコンを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

また、MTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも寄与します。

ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供。
初期費用を抑えて導入できます。
導入したい会議室や拠点が多い場合や、低予算で会議DXを実現したい企業様におすすめです。

ここまで、いま求められる会議DXと、新しい会議のあり方や進め方について解説してきました。
会議DXを推進することで、より効率的で生産性の高い会議を実現することで、企業全体の競争力向上にもつながります。
ぜひ、自社の状況に合わせて、最適な会議スタイルを模索してみてください。