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2025年01月22日
コロナ禍を経て、ビジネスにおけるオンライン会議の重要性は日々高まっています。
最近では、さまざまなオンライン会議ツールが登場していますが、企業の規模や用途によって最適なツールは異なります。
そこでこの記事では、オンライン会議ツールの基本から、目的に応じた選び方、セキュリティ対策、効果的な運用方法までを解説。
最新のAI機能や、ハイブリッド会議への対応など、オンライン会議を取り巻くトレンドについても詳しくご紹介します。
ビジネスにおけるコミュニケーションの形が大きく変化するなか、オンライン会議ツールは企業のDXにおける重要な要素となっています。
従来の対面での会議に代わる新しい選択肢として、さまざまな特徴や機能を持つツールが登場しています。
効率的なオンライン会議を実現するには、ツールそれぞれの特性を理解し、自社にとって最適なものを選ぶことが大切です。
オンライン会議ツールには、クラウド型とオンプレミス型の2つのタイプが存在します。
ここでは、それぞれの特徴について解説します。
クラウド型は、その名の通り、クラウド上のサーバーを介してやりとりする会議ツールです。
専用のアプリやサイトにアクセスすることで利用できるので、導入が簡単で、初期投資を抑えられます。
一方で、通信料やセキュリティ面では、一定の注意が必要です。
代表的なクラウド型オンライン会議ツールには、Microsoft TeamsやZoom、Google Meetがあります。
オンプレミス型は、自社でサーバーを用意し、社内ネットワーク内で運用するオンライン会議ツールです。
専用のサーバーやネットワークを用意する必要があるため、導入コストが多く発生します。
ですが、セキュリティの管理が簡単で、通信が安定しやすいというメリットもあります。
オンライン会議ツール導入の大きなメリットは、移動時間とコストの削減です。
とくに、遠隔地との打ち合わせや、複数の拠点を結んだ会議には、その真価を発揮します。
また、急な打ち合わせにも柔軟に対応でき、録画機能の活用により情報共有がしやすいなどが特徴です。
一方、デメリットとして、対面での会議と比べて非言語的な情報が伝わりにくいことが挙げられます。
限られた音声や映像でのやりとりになるため、認識の齟齬が生まれやすいのです。
そのため、オンライン会議には、コミュニケーションでの工夫が求められます。
オンライン会議ツールの導入には、最適なデバイスと環境の整備が必要です。
必要なデバイスには、カメラやマイク、スピーカーが挙げられます。
同じ会議室から複数人が参加する場合には、ディスプレイも導入するとよいでしょう。
合わせて、利用する会議室の環境整備も求められます。
使用する会議室の大きさや参加人数、利用シーンを具体的に想定し、最適なデバイスを選択しましょう。
また、会議室は反響を抑え、外部に音声が漏れないようにする工夫も必要です。
オンライン会議に必要なデバイスについては、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらの記事も合わせてご覧ください。
WEB会議で必要なものとは。ツールからアプリ、デバイスまで網羅的に解説
https://nicemobile.jp/news/blog-meeting-dx-3/
社内ミーティング用オンライン会議ツールを選ぶ際は、参加人数、操作性、機能、コストを考慮しましょう。
100名程度まで対応し、画面共有、チャット、録画といった基本機能を備えた、直感的に操作できるシステムがおすすめです。
無料プランや低価格な有料プランも検討し、コストパフォーマンスを重視しましょう。
また、社内での利用には、普段使用している業務システムとの連携にも注目しましょう。
たとえば、Microsoft 365を活用している企業であれば、Microsoft Teamsが最適な選択といえます。
社内文書の共有やチャットでのコミュニケーション、タスク管理など、会議の前後も含めた業務プロセス全体をカバーできるためです。
一方、Google Workspaceを使用している組織では、Google Meetの利用が便利でしょう。
とくに、共同編集機能を活用することで、会議中のリアルタイムな文書作成や編集が可能です。
社外向けオンライン会議システムの選定は、セキュリティとコミュニケーションの質が鍵となります。
まず、機密情報を取り扱う商談では、セキュリティ対策が不可欠です。
エンドツーエンド暗号化による情報漏洩防止、パスワードによるアクセス制限、参加者承認機能を持つ待機室機能の有無を確認しましょう。
また、高品質な映像・音声は円滑なコミュニケーションに直結するため、商談の成否を大きく左右します。
遅延や途切れのない安定した通信環境、クリアな画質と音質のものを選びましょう。
さらに、ブラウザ対応のシステムであれば、アプリのインストールが不要なため、参加者の利便性を高められます。
資料共有のための画面共有機能やホワイトボード機能を備えていると、プレゼンテーションの品質向上につながります。
加えて、サポート体制も考慮すべき点です。
商談中に問題が発生した場合、迅速な対応が求められるため、電話やチャットによるサポート体制が整っているか確認しましょう。
大規模なウェビナーや研修にオンライン会議システムを使用する場合は、同時接続数に注目しましょう。
たとえば、Zoomのウェビナー機能では、最大1,000名まで同時接続できます。
参加者が大人数の場合でもクリアな音声と高画質映像を確保するため、帯域幅自動調整やエコーキャンセリング機能は必須です。
また、参加者との双方向コミュニケーションを促進する機能も重要です。
Q&A、アンケート、リアルタイム投票などのインタラクティブ機能により、エンゲージメントを高め、効果的な学習体験を提供できます。
さらに、録画機能は、欠席者への対応や復習の機会提供に役立ちます。
オンライン会議ツールにおけるAI機能は、ビジネスの効率化に大きく貢献しています。
とくに注目すべきなのが、リアルタイムの音声文字起こし機能です。
会議中の発言を即座にテキスト化することで、議事録作成の手間を軽減できます。
音声品質の向上も著しく進化しています。
AIを搭載したノイズキャンセリング機能も登場。
不要な雑音を効果的に除去して、よりクリアな音声を実現しています。
コロナ禍を経て、リモートワークとオフィスワークを併用するハイブリッドワークも広まってきました。
そうしたなか、リモートとオフィス双方から参加するハイブリッド会議も普及しつつあります。
効果的なハイブリッド会議の実現には、環境整備が欠かせません。
とくに、同じ会議室から複数名がWEB会議に参加する場合、会議室の広さや参加人数に合わせた、適切なデバイスが求められます。
オンライン会議ツールのなかには、ハイブリッド会議の快適性を高める会議室ソリューションもあります。
ハイブリッド会議の快適性を高める会議室ソリューションについては、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらの記事も合わせてご覧ください。
Microsoft Teams Rooms・Zoom Rooms徹底解説!テレビ会議システムを更新し効果的なハイブリッド会議を
https://nicemobile.jp/news/blog-mtr-6/
オンライン会議ツールのセキュリティ対策は、企業の情報保護において不可欠です。
まず基本となるのが、データの暗号化技術です。
会議室へのアクセスには必ずパスワードを設定し、待機室機能を活用して、承認された参加者のみが入室できる環境を整えることが推奨されます。
また、参加者の権限管理も大切です。
主催者、共同ホスト、一般参加者など、役割に応じて操作できる機能を制限することで、意図しない情報流出や会議の妨害を防げます。
とくに、画面共有やファイル共有の権限については、要件を確認して慎重に設定しましょう。
さらに、会議中のリアルタイムデータだけでなく、録画データや共有ファイルの保護も欠かせません。
保存されるデータの暗号化はもちろんのこと、アクセス権限の設定や保存期間の管理などが有効です。
とくに、クラウドストレージに保存される録画データについては、共有権限やアクセスログの管理などを実施しましょう。
加えて、参加者のデバイスにもセキュリティ対策が求められます。
OSやアプリケーションが最新のものにアップデートされているか確認します。
とくに、リモートワーク環境下では、個人所有のデバイスを業務に使用するケースも増えているため、セキュリティポリシーを明確にし、社員に共有するようにしましょう。
安定したオンライン会議の運営には、適切なネットワーク環境を整備することが必要です。
とくに、社内で同時に複数のオンライン会議を行う場合は、ネットワークの干渉を防ぐため、帯域幅の確保が求められます。
帯域幅の見直しや、トラフィックや接続デバイスの管理を行うことで、ネットワークの遅延を防ぎましょう。
定期的なネットワーク機器のメンテナンスも重要です。
ルーターやスイッチなどの機器の状態を常に最適に保つことで、安定した通信品質を維持できます。
安定した会議運営のためには、事前の準備と対策が欠かせません。
とくに、リモートワーク環境下でオンライン会議に参加する際は、モバイルルーターなどの代替手段を確保します。
重要な会議の場合は、事前に接続テストを実施するとよいでしょう。
オンライン会議を効果的に進めるためには、従来の対面での会議とは異なる工夫が必要です。
まず、会議の冒頭では会議の目的と議題を明確にし、時間配分を共有します。
参加者はできるだけ全員がカメラをオンにすることで、表情やジェスチャーでも伝えられるので、より活発な議論につながります。
また、長時間のオンライン会議による疲労を防ぐため、こまめに休憩を取るようにしましょう。
さらに、資料はできるだけ事前に共有し、参加者が予習しておくことで、会議時間を効率的に活用できます。
オンライン会議では、参加者の集中力を維持し、積極的な参加を促すことが課題となります。
対面での会議と比べて、参加者の反応が把握しにくいため、定期的に意見を求めたり、質問を投げかけたりしましょう。
また、ブレイクアウトセッション機能などを活用することで、グループディスカッションができ、より多くの参加者に発言の機会をつくれます。
さらに、雑談や意見交換の時間を意図的に設けることも、参加者の心理的な距離を縮める効果があります。
チャット機能を活用して、会議の進行を妨げることなく質問や意見を受け付けることも、参加者の積極的な関与に寄与するでしょう。
ハイブリッド会議では、リモートからの参加者とオフィスからの参加者との間で情報格差が生じる可能性があります。
会議室の設備として、リモート参加者の映像を大きく映し出せるディスプレイを設置するほか、会議室内の様子が伝わるよう、カメラやマイクの位置や角度にも配慮することで、意思疎通しやすい環境を整えましょう。
また、進行役は意識的にリモート参加者に発言を促すなど、対面での会議以上に参加機会を平等に確保することを心がけましょう。
会議の録画や議事録は、単なる記録としてだけでなく、組織の知的資産として活用することが重要です。
適切な検索キーワードやタグを設定することで、必要な情報に素早くアクセスでき、業務の効率化につながります。
また、重要な決定事項や知見を時系列で整理し、議事録と録画を紐付けることで、後からの参照や情報共有がスムーズになります。
とくに注目すべき点や重要な決定事項は、タイムスタンプを付けることで、録画内の該当箇所にすぐにアクセスできるようにしましょう。
MAXHUB「ミラーリングディスプレイⅡ」とMAXHUB「Sound bar SEⅡ」の組み合わせです。
WEB会議以外にも、プレゼンなどでPC画面を投影したい、会議室のレイアウトや広さに合わせたディスプレイを検討している方におすすめの組み合わせです。
Sound bar SEⅡは、WEBカメラ、マイク、スピーカーが一体となったデバイスです。
マイクの集音範囲は最大8m。
ノイズリダクション機能やエコーキャンセル機能を搭載し、発言者の声をしっかり拾います。
また、発言者と本体との距離に関係なく音を自動で最適化。
声が聞こえにくい、といったWEB会議のストレスを軽減できます。
高性能カメラには、オートフレーミング機能を搭載。
顔検出と音源定位機能により、カメラが発言者に自動的に追従し、発言者が変わっても、カメラやマイクの位置調整は必要ありません。
ミラーリングディスプレイⅡは、ワイヤレスドングル2点が標準装備。
PCに挿し、ボタンを押すだけでの簡単操作で画面投影が利用できます。
また、ミラーリングディスプレイⅡには、BYOM(Bring Your Own Meeting)機能を搭載。
ミラーリングディスプレイⅡとSound bar SEⅡをあらかじめUSB接続しておけば、お手持ちのPCとの接続は付属のワイヤレスドングルをPCに指してボタンを押すだけ。
いつものPCやオンライン会議ツールから、ミラーリングディスプレイⅡやSound bar SEⅡのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続。
周辺デバイスへの接続や会議の開始にかかる煩雑な作業を軽減できます。
サイズ展開は、43〜98型と多彩なラインナップを提供。
シンプルさと安全性を兼ね備えた投影用ディスプレイは、あらゆるオフィスで活躍します。
MAXHUB「MTRシリーズ」はTeams Rooms認定の専用デバイスです。
会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。
MTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能で、出張費などのコスト削減にも貢献します。
PCには、Microsoft Teams Roomsの基本機能を備えた国内最安級の「Xcore Kit」、基本機能に加えワイヤレスドングルを使った投影やデュアルディスプレイ表示に対応した「Xcore Kit Pro」の2機種をご用意。
会議室の広さや参加人数、利用シーンにあわせて、カメラ・マイク・スピーカー・ディスプレイを自由に組み合わせられます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。
MAXHUB「All in One Meeting Board」(以下:ミーティングボード)は、ハイブリッド会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
ハイブリッド会議はもちろん、あらゆる会議の最適化を実現します。
ミーティングボードには、ディスプレイのほか、オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載。
ハイブリッド会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。
ディスプレイのサイズは55~86型と多彩なラインナップを展開。
さまざまな会議室の広さに合わせて選択できます。
また、ミーティングボードはWindows OSを搭載しています。
Windows対応のWEB会議ツールを使用できるため、ハイブリッド会議にはミーティングボードから直接入室が可能。
外部デバイスへの接続は一切不要なので、会議準備にかかる時間や工数を大幅に軽減できます。
BYOM(Bring Your Own Meeting)機能を搭載。
ミーティングボードをインターネットに接続していない場合でも、ミーティングボードを使ったハイブリッド会議が可能です。
お手持ちのPCとミーティングボードとの接続は、付属のワイヤレスドングルをPCに指してボタンを押すだけ。
いつものPCから、ミーティングボードのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続が可能です。
さらに、ミーティングボードには、ホワイトボード機能を備えた高精細タッチパネルディスプレイを搭載。
反応速度や精度が向上し、従来品よりも追従性が良く、誤操作を軽減します。
加えて、赤外線遮断検出方式のタッチパネルでありながら、パームリジェクション機能を実装しており、手が画面に触れていても書き込むことが可能です。
オンライン会議ツールは、現代のコミュニケーションに欠かせないものとなっています。
ツールの導入には、利用する人数や用途、セキュリティ要件などを考慮して、最適なツールを選択しましょう。
とくに、ハイブリッドワークを導入している場合、リモートとオフィスとをシームレスに統合することが重要です。
適切なツールやデバイスを活用することで、より効率的なコミュニケーション環境を構築できます。
ぜひ、自社の会議環境を見直して、効果的なオンライン会議を実現しましょう。