ハイブリッドワークを快適にするMicrosoft Teams Roomsとは？ ライセンスや専用デバイスについて解説！

コロナ禍は私たちの働き方に大きな変化を与えました。
リモートワークが盛んに行われるようになり、いまではオフィスに出勤するメンバーと、自宅等から参加するメンバーとが混在する、ハイブリッドワークを多くの企業が導入しています。
しかし、対面とオンラインが混在する会議では、情報の共有や意思疎通がスムーズにいかないことがあります。

こうした課題を解決し、ハイブリッドワークをより効果的にするためのソリューションが「Microsoft Teams Rooms」です。
Microsoft Teams Roomsは、Microsoft Teamsの機能を会議室に最適化することで、オンラインとリアルの参加者が一体となってコラボレーションできる環境を実現できます。

この記事では、Microsoft Teams Roomsの概要から、導入のメリット、実際の活用事例まで、幅広く解説します。

Microsoft Teams Roomsは、Microsoft社が提供する会議室ソリューションです。

会議室に設置されたMicrosoft Teams Rooms専用デバイスを使って、オンラインの参加者と対面の参加者が一体となって会議を進められることが、大きな特徴です。
リモート参加者の顔を大型ディスプレイに大きく映し出すことで、まるで同じ部屋にいるような臨場感を演出できます。

また、資料の共有や画面の切り替えもワンタッチで行えるなど、操作性にも優れています。
会議の準備にかかる時間を大幅に短縮でき、生産性の向上につながります。

ハイブリッドワークが広がりを見せる中、オフィスとリモートワークをつなぐ役割としても注目されています。
Microsoft Teams Roomsを導入することで、どこにいても等しく会議に参加できる環境を整えられます。

Microsoft Teamsは、個人ごとにライセンスを割り当てられます。

Teamsの会議に参加する際には、会議用のカメラやマイク、スピーカーにそれぞれ接続する必要があり、他の人のPC画面を共有することは簡単ではありません。
また、全員のPCを一斉につなぐとネットワークがひっ迫して不安定になるほか、同じ室内の場合には、ハウリングが起きる可能性があります。

一方、Microsoft Teams Roomsは、会議室に設置する専用デバイスにライセンスが割り当てられるので、会議室単位でライセンスを利用します。

これにより個人のPCを接続する必要がなく、カメラやマイク、スピーカーとは自動的に接続しているので、会議開始の準備にかかる煩雑な作業が要りません。
さらに、画面共有も簡単にできるほか、ネットワークが安定するので、会議の中断も少なくなります。
専用のマイク・スピーカーを活用するため、ハウリングも起こりません。

このライセンス形態の違いは、コスト面にも影響します。
Teamsは参加者の人数に応じてライセンス費用がかかりますが、Microsoft Teams Roomsでは会議室の数に応じて費用がかかります。

Teamsを利用する際は、参加者がそれぞれのデバイス（PC、タブレット、スマートフォンなど）にTeamsアプリをインストールし、個別に設定が必要です。
マイクやカメラの設定、音量調整なども、参加者ごとに行います。

これに対しMicrosoft Teams Roomsでは、会議室に設置された専用デバイスで一括して設定が可能です。
カメラやマイクの調整などを、管理者が一元的に設定できます。

また会議の開始も簡単です。
Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、Teamsとの連携が最適化されているため、ワンタッチで会議を開始できます。
URLやIDの入力など、煩雑な作業も必要ありません。

Microsoft Teams Roomsの最大のメリットは、参加者が個別にデバイスを用意しなくても会議に参加できる点です。
会議室に設置された専用デバイスを共有して使うので、参加者は手ぶらで会議に臨めます。

このメリットは、特に人数の多い会議で威力を発揮します。
参加者全員がノートPCを広げて設定する必要がないため、会議の準備にかかる時間を大幅に短縮できます。

またデバイスを持っていない参加者も気軽に会議に参加可能です。
社外の参加者を招く際にも、デバイスの用意を気にする必要がありません。

Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、操作性が優れています。
会議室に入室し、ディスプレイの電源を入れるだけで、自動的にTeamsを起動できるので、面倒な設定がいりません。

またタッチパネルを使って、会議の開始や終了、資料の共有などを簡単に操作可能。
マイクのミュートやカメラのオン・オフも、ワンタッチで切り替えられます。

Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、高品質な音声と映像を提供します。
マイクやスピーカーは、会議室の環境に合わせてクリアな音声を実現します。
カメラも会議室の広さに合わせて、最適な画角のカメラを選択可能です。

参加者の表情を鮮明に捉えられるため、リモート参加者との一体感が生まれます。
こうした高品質な音声と映像により、対面に近いコミュニケーションが可能になるでしょう。

Microsoft Teams Roomsを導入する際は、専用デバイスを購入する必要があり、初期費用がかかります。
特に、大型ディスプレイやハイエンドのカメラなどは、高価な製品が多くあります。
設置数が多い場合には、導入コストは決して小さくありません。

ですが、ハイブリッドワークを実現できるので、会議の効率化や生産性の向上に寄与します。
得られる効果が大きいので、こうしたメリットとの評価が必要です。

Microsoft Teams Roomsの導入後には、適切な管理とメンテナンスが必要です。
ソフトウェアのアップデートや、ハードウェアの不具合への対応など、継続的な運用が求められます。

特に、セキュリティ面での管理は重要です。
Microsoft Teams Roomsでは、機密情報を扱うことも多いため、適切なアクセス制御と暗号化が欠かせません。
管理体制を整えることで、Microsoft Teams Roomsを常に最適な状態に保ち、安定的な運用に努めましょう。

Microsoft Teams Roomsは、会議の効率化にも大きく貢献します。
会議を始める際に個別の機材設定やネットワーク接続が不要になり、煩雑な作業を削減できます。
Microsoft Teams Roomsの専用デバイスは、会議室に常設されているため、予約した時間になれば、すぐに会議を始められます。

会議中の資料共有や画面切り替えもスムーズです。
手元のタッチパネルで簡単に操作できるため、参加者は議論に集中できます。
こうした一連の会議の無駄を削減し、生産性を高める効果が期待できるでしょう。

Microsoft Teams Roomsの高品質なオーディオとビデオにより、発言の細かいニュアンスまで汲み取れるため、的確なコミュニケーションが可能になります。
表情や目線を捉えられるため、対面に近い臨場感が得られるのです。

加えて、Microsoft Teams Roomsでは、リモート参加者も会議室の雰囲気を共有できます。
会議室の全体像をカメラで捉え、リモート参加者に配信することで、現場の空気感を伝えられます。

こうした工夫により、リモート参加者は議論に主体的に関わることができます。
発言のタイミングを掴みやすくなり、積極的に意見を述べられるようになるでしょう。

結果として、会議への参加意識が高まり、生産性の向上につながります。
オンラインとオフラインの垣根を越えて、一つのチームとして機能できるようになるのです。

Microsoft Teams Roomsは、ハイブリッドワークの実現に大きく貢献します。
オフィスでの対面勤務と、在宅勤務などのリモートワークを組み合わせた働き方が広がるなか、それぞれの環境をシームレスにつなぐ役割を果たします。

オフィスの会議室にMicrosoft Teams Roomsを設置することで、出社している社員とリモートワークの社員が同じ情報を共有。
対面とオンラインが一体となって議論を進められるのです。
これによりリモートワークの社員も、オフィスにいる社員と同じように発言の機会を得られ、議論に積極的に参加できるでしょう。

また、Microsoft Teams Roomsは、オフィス間のコミュニケーションにも効果を発揮します。
拠点が離れている場合でも、Microsoft Teams Roomsを使えば、まるで同じ場所にいるかのようにコミュニケーションを取れます。
拠点間の情報共有が円滑になることで、スムーズな連携が実現できるでしょう。

Microsoft Teams Roomsを利用するには、専用のライセンスが必要です。
専用ライセンスを購入し、会議室に設置するデバイスに割り当てることで使用できます。

専用ライセンスには、無料で利用できる Microsoft Teams Rooms Basicと、有料のMicrosoft Teams Rooms Proの2種類があります。

Microsoft Teams Rooms Basicでは、25室分まで使うことができます。
ZoomやWebexの会議へのゲスト参加や1:1、1：N接続、システムレベルのセキュリティなどに対応しています。

一方、Microsoft Teams Rooms Proでは、ライセンス数に制限がありません。
またBasicの機能に加えて、Teamsクラウドをまたがる会議への参加や、複数カメラのサポート、AIによるノイズ制御、デバイス分析などが利用可能です。

Microsoft Teams Roomsを運用するには、Microsoft認定のハードウェアを選ぶ必要があります。
さまざまなメーカーから、Microsoft Teams Rooms専用のデバイスが提供されています。

すでに会議室に設置されている機器がある場合には、互換性にも注意が必要です。
既存のディスプレイやカメラが活用できるか、事前に確認しておくようにしましょう。

Microsoft Teams Roomsを導入する際は、会議室の設計にも気を配る必要があります。
機器の配置や、ネットワーク環境など、最適な環境を整える必要があります。

まずディスプレイの配置です。参加者全員が画面を見やすい位置に設置する必要があります。
カメラの位置も、参加者の表情がしっかりと映るよう調整しましょう。

マイクとスピーカーの配置も重要です。発言者の声が明瞭に拾えるよう、マイクはテーブル中央に設置します。
スピーカーは、音が反響しないよう、壁から離して設置するのがベストです。

こうした設計上の工夫により、Microsoft Teams Roomsの効果を最大限に引き出すことができます。
Microsoft Teams Roomsの導入に合わせて、最適な環境を整えていきましょう。

Microsoft Teams Roomsを導入する際、会議室の予約管理についても見直すと良いでしょう。
一般的には、Microsoft365のOutlookカレンダーと連携させる方法が用いられます。
会議室をOutlookのリソースとして登録することで、予約の管理が可能です。

また、会議室のディスプレイに予約状況を表示することも効果的でしょう。
さらに、予約のルールを設定することも大切です。
会議の最小・最大時間や、予約可能な時間帯などを定めておくと、効率的な運用が可能になります。

会議室の予約管理は、Microsoft Teams Roomsの運用において欠かせない要素です。
Outlookとの連携を軸に、最適な管理方法を設計していきましょう。

MAXHUB「MTRシリーズ」はMicrosoft Teams Rooms認定の専用端末です。

会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

またMTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも貢献します。

ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供可能。
初期費用を抑えて導入できます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。

MAXHUB「デジタルサイネージ」は、デジタルサイネージに特化したシンプルな機能とデザインを採用したディスプレイです。
鮮やかな映像出力と高音質再生が可能なスピーカーを搭載しています。
43〜98型までの豊富なサイズ展開で、設置場所や用途に合わせた幅広いシーンで活躍します。

本記事では、ハイブリッドワーク時代に欠かせないソリューションとして注目を集めるMicrosoft Teams Roomsについて、詳しく解説してきました。

Microsoft Teams Roomsは、オフィスでの対面会議とオンライン会議を融合するためのプラットフォームです。
専用のデバイスとMicrosoftTeamsの機能を組み合わせることで、場所に依存しない柔軟なコミュニケーション環境を実現します。
導入により、ハイブリッドワークの推進、会議の効率化、リモート参加者との一体感の向上など、さまざまなメリットが期待できます。

ぜひこの記事を参考に、自社に合ったMicrosoft Teams Roomsの活用方法を検討してみてはいかがでしょうか。