リモート会議ではじめる業務効率化｜効果を高めるおすすめデバイスもご紹介

リモート会議は、現代のビジネスシーンに欠かせないコミュニケーションの手段として定着しています。
しかし、リモート会議を導入したいものの、導入や運用に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そこで、この記事ではリモート会議の基礎知識から実践的な活用方法までを解説。
必要なデバイスやツールの選び方、環境整備のポイント、効果的な会議の進め方など、リモート会議を成功させるための重要なポイントをご紹介します。

リモート会議とは、インターネット回線などの通信技術を活用して、離れた場所にいる人々がリアルタイムでコミュニケーションを取る会議形式のことを指します。
従来の対面での会議と比べて、場所や時間の制約が少なく、より柔軟な会議運営が可能です。
とくにコロナ禍以降、多くの企業で普及し、いまでは一般的なコミュニケーション手段として定着しています。

現在のビジネスシーンでは、主に3つの形式のリモート会議が活用されています。

1つ目はWEB会議（オンライン会議）です。
WEB会議では、PCやスマートフォンなどのデバイスを使用し、インターネット回線を通じて接続します。
画面共有や録画機能など、多彩な機能を低コストで利用できることがWEB会議の特徴です。

2つ目はテレビ会議です。
テレビ会議の特徴は、専用デバイスと専用回線を使用することにあります。
安定した画質・音質を実現できる反面、導入コストは高額となるケースが多くあります。
大企業や重要な商談、経営会議などで活用されることが多いでしょう。

3つ目は電話会議です。
電話回線を使用して、音声のみでやりとりします。
視覚情報は共有できないものの、手軽さと確実性から、いまでも多くの企業で活用されています。

会議システムの導入は、単なるソフトウェアのインストールにとどまりません。
まずは、組織全体での利用方針を定め、具体的な利用シーンやセキュリティポリシーとの整合性を確認しましょう。
とくに、社外とのやりとりが発生する場合は、情報セキュリティの管理者との連携が重要です。

リモート会議の品質を左右する重要な要素として、適切なデバイスの選定が欠かせません。
会議室の規模や参加人数を考慮して選定するようにしましょう。

内蔵マイク・スピーカーでは、複数参加者の音声の収集に限界があります。
そのため、指向性や集音範囲が調整でき、ノイズリダクション・エコーキャンセリング機能の搭載された外付け会議用マイクスピーカーが推奨されます。

また、PC内蔵WEBカメラでは解像度や視野角が不足するおそれがあります。
そこで、複数参加者には広角レンズやオートフレーミング機能の付いた外付けのWEBカメラが有用です。

さらに、長時間の会議では目の負担軽減のため、適切なサイズや解像度、視野角のあるディスプレイが求められます。
複数参加者や複数画面表示の場合は、大型ディスプレイや複数ディスプレイの導入も検討しましょう。

リモート会議で必要なデバイス選択のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらの記事も合わせてご覧ください。

WEB会議で必要なものとは。ツールからアプリ、デバイスまで網羅的に解説
https://nicemobile.jp/news/blog-meeting-dx-3/

安定したリモート会議の実現には、安定したネットワーク環境が不可欠です。
十分な通信速度と遅延が低い状態を維持しましょう。

また、社内で同時に複数のリモート会議を行う場合は、ネットワークの干渉を防ぐため、帯域幅の確保が求められます。
帯域幅の見直しや、トラフィックや接続デバイスの管理を行うことで、ネットワークの安定性を確保しましょう。

さらに、自宅やサテライトオフィスなどからのリモートワークでの利用を想定する場合は、接続先のネットワーク環境についても確認します。
必要に応じて、モバイルルーターの貸与やネットワーク回線費用の補助など、環境整備のための支援も合わせて検討しましょう。

Microsoft Teamsは、チャット、ビデオ会議、ファイル共有など、あらゆるコミュニケーション機能を統合したプラットフォームです。
Microsoft 365とシームレスに連携し、OutlookやWordなどとのスムーズな作業を実現。
リアルタイム共同編集やホワイトボード機能でコラボレーションを促進します。
強力なセキュリティ機能と多言語対応、アクセシビリティ機能も充実。
ゲストアクセス機能で社外との連携も簡単です。
企業や教育機関での効率的なコミュニケーション、コラボレーションに最適なツールです。

Zoomは高画質ビデオとクリアな音声で快適なビデオ会議を実現するツールです。
招待URLをクリックするだけで参加でき、アカウント登録は不要。
画面共有、チャット、ホワイトボードなど豊富な機能で、ビジネスや教育現場で幅広く活用されています。
ブレイクアウトルーム機能による小グループでの議論も可能です。
有料プランでは最大1,000人規模の会議に対応。
エンドツーエンド暗号化などセキュリティも充実。
Windows、Mac、iOS、Androidなど、さまざまなデバイスに対応し、場所を選ばずに利用できます。
リモートワークやオンライン学習のニーズに応える、人気のビデオ会議プラットフォームです。

Google Meetは、Googleアカウントさえあればブラウザからすぐに利用できる手軽なビデオ会議ツールです。
高画質ビデオとクリアな音声で、快適なコミュニケーションを実現します。
画面共有、チャット、録画、ブレイクアウトルーム、バーチャル背景など、豊富な機能を搭載。
Google Workspaceとの連携でスケジュール管理もスムーズです。
無料プランでも最大100人（3人以上は60分制限）まで参加可能で、セキュリティも万全です。
PC、スマホ、タブレットなど、さまざまなデバイスに対応し、場所を選ばず利用でき、ビジネスや教育現場で広く活用されています。

Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsはそれぞれ異なる強みを持ち合わせています。
Microsoft TeamsはMicrosoft 365との深い統合により、ファイル共有や共同編集が容易で、企業向けセキュリティも充実しています。
チャット機能も強力で、社内コミュニケーションのハブとして機能しますが、機能が多いこともあり使いこなすためには慣れが必要です。

Zoomは最大1000人規模の大規模会議やウェビナーに強く、直感的な操作性で初心者にも使いやすいといえるでしょう。
過去にはセキュリティ懸念がありましたが、近年はアップデートによりセキュリティ面も強化されています。

Google Meetはシンプルで使いやすいインターフェースとGoogle Workspaceとのシームレスな統合が魅力で、無料プランでも十分な機能を提供しますが、参加者が3名以上の場合は最大60分までの時間制限があるため、大規模な会議での利用には有料プランへの加入が必須です。

どのシステムが最適かは、利用目的や組織のIT環境によって異なります。

社内ミーティング用ビデオ会議システムを選ぶ際は、参加人数、操作性、機能、コストを考慮しましょう。
100名程度まで対応し、画面共有、チャット、録画といった基本機能を備えた、直感的に操作できるシステムがおすすめです。
無料プランや低価格な有料プランも検討し、コストパフォーマンスを重視しましょう。

また、社内での利用には、普段使用している業務システムとの連携にも注目しましょう。
たとえば、Microsoft 365を活用している企業であれば、Microsoft Teamsが最適な選択といえます。
社内文書の共有やチャットでのコミュニケーション、タスク管理など、会議の前後も含めた業務プロセス全体をカバーできるためです。

一方、Google Workspaceを使用している組織では、Google Meetの利用が便利でしょう。
とくに、共同編集機能を活用することで、会議中のリアルタイムな文書作成や編集が可能です。

社外向けビデオ会議システムの選定は、セキュリティとコミュニケーションの質が鍵となります。

まず、機密情報を取り扱う商談では、セキュリティ対策が不可欠です。
エンドツーエンド暗号化による情報漏洩防止、パスワードによるアクセス制限、参加者承認機能を持つ待機室機能の有無を確認しましょう。

また、高品質な映像・音声は円滑なコミュニケーションに直結するため、商談の成否を大きく左右します。
遅延や途切れのない安定した通信環境、クリアな画質と音質のものを選びましょう。

さらに、ブラウザ対応のシステムであれば、アプリのインストールが不要なため、参加者の利便性を高めます。
資料共有のための画面共有機能やホワイトボード機能を備えていると、プレゼンテーションの品質向上につながります。

加えて、サポート体制も考慮すべき点です。
商談中に問題が発生した場合、迅速な対応が求められるため、電話やチャットによるサポート体制が整っているか確認しましょう。

大規模なウェビナーや研修にビデオ会議システムを使用する場合は、同時接続数に注目しましょう。
たとえば、Zoomのウェビナー機能では、最大1,000名まで同時接続できます。
参加者が大人数の場合でもクリアな音声と高画質映像を確保するため、帯域幅自動調整やエコーキャンセリング機能は必須です。

また、参加者との双方向コミュニケーションを促進する機能も重要です。
Q&A、アンケート、リアルタイム投票などのインタラクティブ機能により、エンゲージメントを高め、効果的な学習体験を提供できます。
さらに、録画機能は、欠席者への対応や復習機会の提供に役立ちます。

効果的なリモート会議の実現には、入念な事前準備が欠かせません。
会議の主催者は、参加者全員に会議のアジェンダと必要な資料を事前に共有しておくとよいでしょう。
これにより、参加者は会議の目的を理解し、必要な準備ができます。

また、デバイスのチェックも重要です。
会議開始前には接続テストを行い、カメラやマイクが正常に動作することを確認します。
主催者は参加者より早めにログインし、画面共有や録画機能などの動作確認も済ませておくとよいでしょう。

リモート会議では、対面での会議以上にファシリテーターの存在が重要です。
ファシリテーターは、発言者の指名や時間管理だけでなく、参加者全員が議論に参加できる雰囲気づくりも担います。
とくに、発言が少ない参加者に対しては、適切なタイミングで発言を促すことで、会議の活性化を図ります。

また、音声のハウリングを防ぐため、発言者以外はマイクをミュートにすることを基本のルールとしましょう。
さらに、質問やコメントはチャット機能を活用することで、メインの発表や議論を妨げることなく、参加者の意見を集約できます。

会議終了後は、会議での決定事項や次回までの行動を明確にまとめ、参加者全員で共有することが重要です。
録画機能を活用している場合は、録画データも合わせて共有しましょう。
とくに、重要な決定事項については、チャットツールやメールで再度確認することで、認識の齟齬を防げます。

リモート会議で頻発するのが、音声や映像に関するトラブルです。
音声が途切れる、映像が止まるといった問題の多くは、ネットワーク環境によるものです。
このような場合、一時的にカメラをオフにすることで、音声通信の品質を優先的に確保できます。

また、エコーやハウリングが発生した場合は、スピーカーの音量を下げる、あるいは発言者以外はミュートにするなどの対策が有効です。
複数の参加者が同じ会議室にいる場合は、1つのマイクとスピーカーを使用し、他のデバイスはミュートにすることでこうしたトラブルを回避できます。

リモート会議特有の課題として、非言語コミュニケーションの不足があります。

画面越しでは、相手の細かな表情やしぐさが伝わりにくく、認識の齟齬や参加者の集中力低下を招く可能性があります。
これらには、意識的に相槌を打つ、発言の意図を明確に言語化する、定期的に参加者の理解度を確認するなどの工夫が効果的です。

また、長時間の会議では、疲労が溜まってしまいます。
対面の会議以上に集中力が必要となるため、こまめに短い休憩を設けましょう。

リモート会議におけるセキュリティリスクは、主に情報漏洩と不正アクセスの2つに分類されます。
情報漏洩対策としては、会議URLの取り扱いに注意を払い、パスワードの設定や待機室機能を活用することが重要です。
また、画面共有時には表示する範囲を必要最小限に制限し、意図しない情報が映り込まないようにしましょう。

不正アクセス対策には、定期的なパスワード変更や、参加者の本人確認の徹底が欠かせません。
とくに、社外との会議では、主催者が参加者リストを確認し、不明なユーザーがいないかチェックする習慣をつけましょう。

MAXHUB「ミラーリングディスプレイⅡ」とMAXHUB「Sound bar SEⅡ」の組み合わせです。
WEB会議以外にも、プレゼンなどでPC画面を投影したい、会議室のレイアウトや広さに合わせたディスプレイを検討している方におすすめの組み合わせです。

Sound bar SEⅡは、WEBカメラ、マイク、スピーカーが一体となったデバイスです。
マイクの集音範囲は最大8m。
ノイズリダクション機能やエコーキャンセル機能を搭載し、発言者の声をしっかり拾います。
また、発言者と本体との距離に関係なく音を自動で最適化。
声が聞こえにくい、といったWEB会議のストレスを軽減できます。

高性能カメラには、オートフレーミング機能を搭載。
顔検出と音源定位機能により、カメラが発言者に自動的に追従し、発言者が変わっても、カメラやマイクの位置調整は必要ありません。

ミラーリングディスプレイⅡは、ワイヤレスドングル2点が標準装備。
PCに挿し、ボタンを押すだけでの簡単操作で画面投影が利用できます。

また、ミラーリングディスプレイⅡには、BYOM（Bring Your Own Meeting）機能を搭載。
ミラーリングディスプレイⅡとSound bar SEⅡをあらかじめUSB接続しておけば、お手持ちのPCとの接続は付属のワイヤレスドングルをPCに指してボタンを押すだけ。
いつものPCやオンライン会議ツールから、ミラーリングディスプレイⅡやSound bar SEⅡのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続。
周辺デバイスへの接続や会議の開始にかかる煩雑な作業を軽減できます。

サイズ展開は、43〜98型と多彩なラインナップを提供。
シンプルさと安全性を兼ね備えた投影用ディスプレイは、あらゆるオフィスで活躍します。

MAXHUB「MTRシリーズ」はTeams Rooms認定の専用デバイスです。

会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

MTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能で、出張費などのコスト削減にも貢献します。

PCには、Microsoft Teams Roomsの基本機能を備えた国内最安級の「Xcore Kit」、基本機能に加えワイヤレスドングルを使った投影やデュアルディスプレイ表示に対応した「Xcore Kit Pro」の2機種をご用意。
会議室の広さや参加人数、利用シーンにあわせて、カメラ・マイク・スピーカー・ディスプレイを自由に組み合わせられます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。

MAXHUB「All in One Meeting Board」（以下：ミーティングボード）は、ハイブリッド会議に必要なハードウェア・ソフトウェアをすべて搭載したインタラクティブホワイトボードです。
ハイブリッド会議はもちろん、あらゆる会議の最適化を実現します。

ミーティングボードには、ディスプレイのほか、オートフレーミング機能を備えた広角カメラ、高性能のマイク・スピーカーが搭載。
ハイブリッド会議に必要な機能がこれ1台にすべて収まっています。
ディスプレイのサイズは55～86型と多彩なラインナップを展開。
さまざまな会議室の広さに合わせて選択できます。

また、ミーティングボードはWindows OSを搭載しています。
Windows対応のWEB会議ツールを使用できるため、ハイブリッド会議にはミーティングボードから直接入室が可能。
外部デバイスへの接続は一切不要なので、会議準備にかかる時間や工数を大幅に軽減できます。

BYOM（Bring Your Own Meeting）機能を搭載。
ミーティングボードをインターネットに接続していない場合でも、ミーティングボードを使ったハイブリッド会議が可能です。
お手持ちのPCとミーティングボードとの接続は、付属のワイヤレスドングルをPCに指してボタンを押すだけ。
いつものPCから、ミーティングボードのカメラ・マイク・スピーカーとワイヤレスで簡単に接続が可能です。

さらに、ミーティングボードには、ホワイトボード機能を備えた高精細タッチパネルディスプレイを搭載。
反応速度や精度が向上し、従来品よりも追従性が良く、誤操作を軽減します。
加えて、赤外線遮断検出方式のタッチパネルでありながら、パームリジェクション機能を実装しており、手が画面に触れていても書き込むことが可能です。

リモート会議は、場所や時間にとらわれないコミュニケーションを可能にし、ビジネスの効率化に大きく貢献します。
しかし、その効果を最大限に引き出すためには、適切なツールの選定や環境の整備、運用ルールの設定が欠かせません。

とくに重要なのは、組織の規模や目的に応じた適切な会議システムの選択です。
具体的な利用シーンを想定し、必要な機能を見極めることで、最適なソリューションを選定できます。

また、技術的な準備だけでなく、参加者全員がリモート会議の特性を理解し、効果的なコミュニケーションを心がけることも大切です。
ぜひ、リモート会議を最適化することで、さらなる生産性の向上を目指しましょう。