Microsoft Teams Rooms・Zoom Rooms徹底解説！テレビ会議システムを更新し効果的なハイブリッド会議を

従来のMicrosoft TeamsやZoomでは、PCやタブレットなどのデバイスごとにアカウントが必要で、それぞれのデバイスから会議に入室する必要がありました。
リモートワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークが普及するなかで、参加者がリモートや会議室から参加するハイブリッド会議が多く実施されています。
ハウリングの発生や画面投影の難しさ、といった課題があり、会議が煩雑になりがちです。

そこで活用が期待されているのが、「Microsoft Teams Rooms」や「Zoom Rooms」といった会議室ソリューションです。
今回はこれら会議室ソリューションについて徹底的に解説。
Microsoft TeamsやZoomを用いた会議との違いや、会議室ソリューションが最適なシチュエーション、効果的な活用方法などをご紹介します。

Microsoft Teams Rooms（以下：Teams Rooms）は、Microsoft社が提供する会議室ソリューションです。
従来の会議室設備をシステム化し、より効率的なハイブリッド会議を実現できます。

専用デバイスをあらかじめ会議室に設置することで、会議室からMicrosoft Teams（以下：Teams）での会議へワンタッチで入室可能。
同じ会議室にいる参加者は個別にそれぞれのデバイスを設定する必要がありません。

ではTeamsとTeams Roomsとはどのように違うのでしょうか。
これらは、ライセンスとデバイスの2つの点で違いがあります。

多くの方がすでに利用しているTeamsは、個人のデバイスで利用することを前提としたサービスです。
参加者それぞれがカメラとマイクを準備し、個人アカウントでログインして利用する比較的シンプルなシステムとなっています。

一方、Teams Roomsは会議室全体をシステム化するソリューションです。
専用デバイスを利用し、会議室アカウントで一括管理を行います。
これにより、複数の参加者を同時にカバーできる仕組みとなっています。
また、Teams Roomsでは、ライセンスが個人ではなく会議室ごとに割り当てられるのも大きな違いです。

TeamsとTeams Roomsの違いについては以下の記事で詳しく紹介しています。
こちらの記事も合わせてご覧ください。

テレビ会議システムに代わる新たな選択肢「Microsoft Teams Rooms」とは
https://nicemobile.jp/news/blog-mtr-5/

Zoom Roomsは、Zoom社が提供する会議室ソリューションです。
こちらもTeams Roomsと同様に、専用デバイスをあらかじめ会議室に設置。
会議室からZoomでの会議へワンタッチで入室できます。

また、専用のデバイスを活用することで、高品質な音声・映像体験を実現。
これにより、会議室にいる参加者とリモート参加者が、同じ会議室にいるかのような、より自然なコミュニケーションが実現できます。

ではZoomミーティングとZoom Roomsとはどう違うのでしょうか。
こちらもTeamsとTeamsRoomsとの違いと同様に、ライセンスとデバイスの2つの点で違いがあります。

Zoomミーティングは、個人のデバイスで利用することを前提としたサービスです。
参加者それぞれがカメラとマイクを準備し、個人アカウントでログインして利用する比較的シンプルなシステムとなっています。

一方、Zoom Roomsは会議室全体をシステム化するソリューションです。
専用デバイスを利用し、会議室アカウントで一括管理を行います。
これにより複数の参加者を同時にカバーできる仕組みとなっています。

その違いは、連携するサービスにあります。
Zoom Roomsは、特定のサービスや製品との連携が少ない一方、GoogleカレンダーやSlack、Notionなどさまざまなコラボレーションツールとの併用が可能です。
一方、Teams RoomsはMicrosoft365に統合されたソリューションです。
たとえば、チャットサービスTeamsやメールサービスOutlookやファイル共有サービスOne Driveなどと連携しており、シームレスな活用が可能です。
自社ですでにMicrosoft365を活用している場合には、Teams Roomsの導入がより効果的でしょう。

会議室ソリューションがその真価を発揮するのは、複数の支社をつないだ経営会議や、海外拠点とのミーティングといった、
定期的に行う対面とリモートを組み合わせたハイブリッド会議です。

参加者がそれぞれのPCを開いて会議に参加する従来のスタイルと比べ、会議開始までの煩雑な作業を削減でき、
高品質な専用デバイスにより、スムーズな意思決定が実現します。

また、プレゼンテーションや講演のような、一方向のコミュニケーションでも有用です。
講師や発表者は会議室のデバイスを操作するだけで設定が可能なので、セッションの内容により集中して取り組めます。

会議室ソリューション最大のメリットは、参加者のデバイスが不要な点です。
会議室に集まった参加者は、会議に入室するためだけのPCやタブレットを用意する必要がありません。
また、デバイスの準備や設定に時間を取られることなく、本題の議論へスムーズに入れるでしょう。

また、会議室に設置する専用デバイスは、起動が簡単で操作性に優れています。
会議室に入室後、タッチパネルをタップするだけで会議を開始できます。
カレンダーと連携していれば、予定されている会議をワンタッチで開始することも可能です。
複雑な操作は必要なく、ITに詳しくない方でも直感的に使用できます。

このようにメリットの多い会議室ソリューションですが、デメリットも存在します。
とくに初期費用がかかる点は考慮しなければなりません。
専用デバイスやライセンスが必要となるため、導入時にコストがかかります。
とくに、複数の会議室に導入する場合は、予算を検討する必要があるでしょう。
ただ、長期的には会議の効率化やコミュニケーションの質の向上によって、ハイブリッド会議の生産性向上が期待できるので、投資する効果は十分にあると考えられます。

また、システムの安定運用のために、定期的なメンテナンスや更新作業が必要です。
さらに、ファームウェアのアップデートやネットワーク設定など、導入時に技術的な設定も必要です。
これらを担当する人員の確保も検討しましょう。

会議室ソリューション専用デバイスは、直感的に操作できます。
会議前後にかかる作業が簡略化され、時間や工数を削減できるでしょう。
カレンダーとの連携により、予定された会議をワンタッチで開始できるため、接続トラブルによる会議の遅延も最小限に抑えられます。

会議室ソリューションではコンテンツの共有もスムーズ。
プレゼンテーション資料の切り替えやホワイトボードの共有なども、円滑に実施できます。

会議室ソリューションでは、認定専用デバイスが提供されています。
これらを活用することで、高品質な音声・映像を実現。
リモート参加者も会議室の雰囲気を十分に感じ取れるため、置き去りにならず会議へ積極的に参加しやすくなります。

さらに、画面共有機能やデジタルホワイトボードアプリを活用することで、アイデアの視覚化や情報の共有も容易になります。
これにより、ハイブリッド会議でも対面の会議と遜色ない会議を実現できます。

会議室ソリューションの導入により、オフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークの生産性向上が期待できます。
会議室ソリューションを活用することで、リモート参加者も会議の臨場感を得られます。
これにより、会議室に集まった参加者と、リモートからの参加者が、あたかも同じ空間にいるかのような一体感のある会議を実現。
場所に縛られない柔軟な働き方を取り入れながら、生産性の向上も期待できます。

会議室ソリューションを導入する際は、通常のライセンスではなく、会議室ソリューション専用のライセンスが必要です。
実際に導入する会議室の数を確認するようにしましょう。

会議室ソリューションの効果を最大限に引き出すためには、会議室そのものの最適化が重要です。
この際、導入する会議室の広さや形状、具体的な利用シーンを想定しましょう。
小規模な会議室と大規模な会議室では、必要となるデバイスのスペックや配置が異なってきます。

また、ディスプレイやカメラ、マイク、スピーカーなどのデバイスは、会議室ソリューションとの互換性を確認しましょう。
Teams Roomsに適したデバイスの選定については、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらの記事も合わせてご覧ください。

会議室を最適化！Microsoft Teams Rooms専用デバイスで会議DXを実現
https://nicemobile.jp/news/blog-mtr-3/
「Microsoft Teams Rooms 専用デバイスを導入する手順」の項目をご参照ください。

会議室ソリューションの運用には、カレンダーとの連携が有用です。
会議の予約から開始まで、シームレスな流れを作ることで、利用者の負担を軽減できます。
また、会議室の稼働状況を可視化することで、リソースの効率的な活用も可能となります。

予約システムでは、必要な機材や設定の事前リクエストも受け付けられるようにすることで、会議開始時のトラブルを防ぎましょう。
定期的な予約の管理や、急な変更への対応も容易になります。

安定したハイブリッド会議を実現するには、安定したネットワーク環境が欠かせません。
とくに、複数の会議室で同時に使用する可能性がある場合は、ネットワークの負荷を慎重に検討する必要があります。
また、セキュリティ面での対策も重要です。
とくに、ネットワークに関するセキュリティの状況を確認し、会議室ソリューションの導入と合わせてセキュアな環境を整備しましょう。

利用者向けのマニュアル整備も重要です。
基本的な操作手順はもちろん、トラブル発生時の対処方法や問い合わせ先なども明確に記載します。
とくに、頻繁に使用される機能については、会議室内に簡単な操作ガイドを掲示することも効果的です。
また、管理者向けの運用ルールも確立が必要です。
定期的なメンテナンス計画や、ソフトウェアアップデートの手順、障害発生時の対応フローなどを明確にしておくことで、安定した運用が可能となります。

MAXHUB「MTRシリーズ」はTeams Rooms認定の専用デバイスです。
会議室に常設することで、ワンタッチでTeams会議に参加できます。
会議室にいるメンバーは個別にPCを用意する必要がなく、複数人で行うハイブリッド会議の煩わしい準備が要りません。
Microsoft 365と連携することで、他のユーザーの状況を一目で確認したり、簡単にスケジュールを共有したりできます。

またMTRシリーズはハイブリッドワークのさまざまなシーンで活躍します。
オンラインとオフラインの会議はもちろんのこと、本社と支社のような遠隔地同士をつなぐ会議にも利用可能。
出張費などのコスト削減にも貢献します。

ナイスモバイルではMTRシリーズを国内最安級でご提供可能。
初期費用を抑えて導入できます。
MTRシリーズを活用して、効果的なハイブリッドワークを実現してください。

MAXHUB「デジタルサイネージ」は、デジタルサイネージに特化したシンプルな機能とデザインを採用したディスプレイです。
鮮やかな映像出力と高音質再生が可能なスピーカーを搭載しています。
43〜98型までの豊富なサイズ展開で、設置場所や用途に合わせた幅広いシーンで活躍します。

会議室ソリューションは、会議室でのハイブリッド会議を快適にするソリューションです。
会議室からのシームレスな会議参加、高品質な音声・映像、デバイスの一元管理など、多くのメリットがあります。

専用デバイスについては、機能面での違いがありますから、自社の会議の運用やニーズ、既存のデバイスとの互換性に合わせて選択しましょう。
また、導入時には適切なデバイス選定とセットアップ、ネットワーク環境の整備が大切です。
さらに、会議室の予約管理の運用方法を見直すことで、会議室ソリューションの効果を最大限に引き出せるでしょう。

会議室ソリューションは、ハイブリッド会議の生産性を高め、会議DXを推進する重要なソリューションです。
ぜひ、会議室ソリューションを導入して、自社の会議室のデジタル化を実現してください。