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2025年05月09日
会議室予約システムとは｜会議室の運用を最適化するデバイスもご紹介
近年のハイブリッドワークの普及により、オフィスの効率的な運用が重要度を増しています。
そうしたなか、なかでも会議室は利用頻度の向上や、ダブルブッキングの防止などの最適化が可能です。
そこで、この記事では、会議室予約システムの導入を検討されている方に向けて、システム導入による効果や選定ポイントを解説。
目的に応じた最適なシステムの選び方から、会議室予約システムに代わるMicrosoft社のツールも合わせてご紹介します。
会議室予約システムとは
会議室予約システムの基本的な概要
会議室予約システムは、オフィス内の会議室やミーティングスペースの予約・管理を効率的に行うシステムです。
従来の紙ベースの予約台帳やExcelでの管理から脱却し、専用のソフトウェアやクラウドサービスを使って、会議室の予約状況をリアルタイムで確認・管理できます。
基本機能には、カレンダー形式での予約状況の可視化、予約の作成・変更・キャンセル、繰り返し予約の設定、会議参加者への通知などがあります。
近年では、クラウド型のサービスが主流となり、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるので、会議室予約のために出社する必要もなくなりました。
どのような場面で役立つのか
会議室予約システムは、さまざまな場面や課題に対して効果を発揮します。
会議の準備・運営の効率化
1つ目は、会議準備・運営の効率化です。
会議室予約システムの導入により、会議の準備から実施、そして終了後の管理までの一連のプロセスを効率化できます。
従来の紙やメールでの予約方法と比べて、システム上で数クリックで予約が完了するため、予約にかかる時間と手間が削減されます。
プロジェクターやホワイトボードといった会議室に必要な設備のほか、
会議室の大きさなどの情報をあらかじめ設定しておくことで、会議の目的に合った環境を予約時に選択可能。
会議準備にかかる工数の削減にもつながります。
参加者への自動通知も、会議室予約システムならではの機能です。
また、会議の設定時に参加者を登録しておくことで、会議室の予約完了や、場所や時間の変更、キャンセルといった連絡が参加者へ自動で送信。
コミュニケーションミスによる会議の欠席や混乱を防止できます。
会議室運営の最適化
2つ目は、会議室の最適化です。
会議室の利用状況が可視化されることで、使用頻度の低い会議室や、集中する時間帯の傾向などがデータで把握できます。
こうした情報をもとに、会議室の配置や数を最適化し、予約ルールを見直すことで、限られたオフィススペースの有効活用へとつながります。
また、予約したものの実際には使用されない「空予約」の防止にも有効です。
会議室予約システムでは、チェックイン機能や自動キャンセル機能が搭載されています。
たとえば、予約時間になっても一定時間使用開始の操作がない場合には、自動的にキャンセルし、会議室が空いていることをシステムから確認できます。
会議室予約システムを導入するメリット
会議室予約システムの導入により、さまざまな効果が得られます。
ここでは、代表的なメリットを4つご紹介します。
リアルタイムでの空室状況の把握
1つ目は、リアルタイムで空室状況が把握できることです。
従来の紙ベースやファイル共有型の予約管理では、最新の情報に更新されるまでにタイムラグが発生しがちでした。
一方、会議室予約システムでは、会議の予約状況がリアルタイムに反映されるため、常に最新の空室状況を確認可能。
急に会議の実施が必要な際にも、すぐに利用可能な会議室を選択できます。
また、多くの会議室予約システムは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセス可能です。
外出先や移動中でも空室状況を確認し、予約を入れることができます。
また、会議室に予約システムと連携したデバイスを設置することで、その場で空き状況を確認して利用するといった柔軟な運用にも寄与します。
ダブルブッキングの防止
2つ目は、ダブルブッキングを防止できることです。
複数の部門や社員が同じ時間、同じ会議室を予約してしまうダブルブッキングは、効率的な会議室運用の妨げになります。
会議室予約システムでは、予約状況が即座に反映されるため、予約の重複を防げます。
また、急な会議の設定や変更があっても、リアルタイムで空き状況が確認できるため、調整の手間もかかりません。
会議時間の徹底
3つ目は、会議時間を徹底できることです。
多くのシステムでは、会議の開始・終了時間が明確に設定され、次の予約がある場合はその情報も会議室のデバイスに表示可能。
会議の時間超過を防ぎ、限られた会議室リソースを有効に活用できるようになります。
会議室予約や準備にかかる手間の削減
4つ目は、会議室の予約や準備にかかる手間を削減できることです。
Microsoft OutlookやGoogle カレンダーなどの一般的なカレンダーアプリと連携することで、既存の予定管理フローに会議室予約を組み込めます。
また、Microsoft TeamsやSlackなどのグループウェアと連携することで、チームコミュニケーションの延長として会議室予約が行えるようになります。
また、オフィスの会議室とリモート双方から会議に参加するハイブリッド会議では、WEB会議アプリとの連携が重要です。
Microsoft Teams、Zoom、Google MeetなどのWEB会議アプリと連携することで、会議室予約と同時にWEB会議のURLを自動生成し、参加者に通知することができます。
会議室予約システムの選び方
目的に合ったシステムの選定
会議室予約システムの選定には、まず自社の目的や課題を明確にすることが重要です。
自社の会議室予約にかかる一連のフローを確認し、必要な機能が揃っているか確認しましょう。
単純に紙やExcelでの管理からシステム化したい場合は、基本機能に絞ったシンプルなシステムがおすすめです。
カレンダー表示、予約登録、通知機能などの基本機能を備え、操作が直感的で学習コストが低いものを選びましょう。
クラウド型の無料プランやスモールビジネス向けの安価なプランでも十分なケースが多いでしょう。
一方、会議室の有効活用が課題の場合は、利用状況の分析機能や、無断キャンセル防止機能に優れたシステムを選びましょう。
チェックイン機能、自動キャンセル機能、利用率レポート機能などがあると効果的です。
また、タブレット端末を会議室入口に設置して予約状況を表示できるシステムも検討価値があります。
複数のオフィスや拠点がある企業では、全拠点の会議室を統合管理できるシステムがよいでしょう。
さらに、ハイブリッド会議を多く実施する場合には、WEB会議アプリと連携できるシステムがおすすめです。
会議室予約システムの選定の比較ポイント
会議室予約システムを選ぶ際には、とくに以下の5つのポイントに注目しましょう。
使いやすさ
システムは複雑な操作を必要とせず、初めて使う人でも簡単に操作できることが理想です。
直感的なUIデザインが採用されているか確認しましょう。
また、スマートフォンやタブレットでも利用できるシステムであれば、外出先やリモート環境でも予約・管理が可能です。
必要な機能の有無
自社の会議室予約にかかる業務を具体的に想定し、必要な機能が揃っているか確認しましょう。
基本的な機能として、利用日時や会議室の設備、参加人数などを指定して簡単に予約できる機能が必要です。
また、通知とリマインダー機能も欠かせません。
予約が完了した際に自動で通知を送信し、会議開始前にリマインダーを送る機能があると、参加者の遅刻や忘れを防げます。
さらに、会議室の利用頻度や予約パターンを記録する機能があると、利用の多い時間帯や未使用の会議室を把握できます。
統計データを可視化することで、会議室の最適化に役立つでしょう。
外部サービスとの連携
外部ツールとの連携は、会議室予約システムの利便性を高める重要な機能です。
たとえば、OutlookやGoogleカレンダーと連携できれば、会議室の予約情報が自動的にカレンダーに反映され、スケジュール管理が効率化されます。
また、既存の顧客管理システムや在庫管理システムと連携できることで、業務全体の効率化が図れます。
API連携が可能なシステムを選ぶと、さらに多様な機能を追加できるでしょう。
サポート体制
システム導入前の相談や、導入後のトラブルシューティングに対応できるなど、サポート体制が充実しているか確認しましょう。
とくに新しいシステムに慣れるまでは、全員が利用できるようになるまでの教育やサポートが欠かせません。
こうした際に、提供会社からのサポートがあることで、スムーズな運用につながります。
セキュリティ対策
セキュリティへの対策も重要です。
予約システムが扱う情報のセキュリティがしっかりしているか確認しましょう。
個人情報や機密情報を扱う場合、適切なセキュリティ対策が求められます。
また、ユーザーグループや部署ごとに異なるアクセス権限を設定できる機能があると、情報の管理がより安全になります。
MAXHUB製品で会議室予約システムを構築する
OutlookやGoogleのカレンダーをMAXHUB製品と連携する
Microsoft365やGoogleで会議室用のリソースアカウント（会議室や備品に割り当てる専用のアカウント）を作成し、
OutlookやGoogleのカレンダーを「All in One Meeting Board」をはじめとした
MAXHUB製品と紐づけることでカレンダーツールのスケジュールが表示されます。
会議を実施する際には、実施する会議室に設定したアカウントを招待します。
これにより、空き状況の可視化やリアルタイムの把握が可能です。
また、会議室の大きさや設置されているデバイスなどを入力しておくと、予約時に最適な会議室を選択する助けになります。
まとめ
近年のハイブリッドワークの普及により、オフィスの効率的な運用が重要度を増しています。
会議室予約システムを活用すれば、会議室運用を効率化できるだけでなく、会議室そのものの最適化にもつながります。
この記事でご紹介した、会議室予約システムのメリットや選び方のポイントを参考に、自社の状況に合わせたシステムを導入してみてはいかがでしょうか。
また、Microsoftのサービスを利用している企業であれば、Microsoft Teams Roomsの利用による、会議室の最適化も合わせて検討してみてください。
Microsoft Teams Roomsについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
こちらの記事も合わせてご覧ください。
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